Un logiciel de facturation doit pouvoir répondre aux besoins de votre entreprise. Il doit donc prendre en compte certains paramètres et fonctionnalités pour vous faire gagner du temps et vous simplifier la vie.
Il est essentiel de vous poser les bonnes questions pour déterminer ce dont vous avez besoin. Par exemple, les grandes et moyennes entreprises ont besoin d’un logiciel avec un certain nombre de fonctionnalités et d’outils spécialisés, tandis que les auto-entrepreneurs et TPE recherchent avant tout la simplicité, la rapidité et des fonctionnalités intuitives.
Voici quelques idées pour trouver LE logiciel de facturation qui vous correspond.
| Entrepreneurs, TPE et PME, gagnez du temps et de l’argent avec le logiciel de facturation INFast. Créez et envoyez vos factures en quelques clics et faites-vous payer en ligne. |
Quels sont les paramètres de base et fonctionnalités essentiels ?
GESTION DE LA TVA
Tout le monde ne facture pas la TVA. Vous devez pouvoir être en mesure de facturer avec ou sans la tva et changer les mentions légales en conséquence, au global et au cas par cas (non assujetti, autoliquidation).
CRÉATION ET ENVOI DE DEVIS ET FACTURES CONFORMES
Vos documents de facturation doivent être créés en conformité avec l’article 242 nonies A du code général des impôts.
Un logiciel attesté ou certifié conforme à la loi anti-fraude vous offre la tranquillité d’esprit en garantissant que toutes vos factures répondent bien à la législation en vigueur.
Sachez que vous devez utiliser un logiciel conforme si vous enregistrez des paiements avec.
CONVERSION DES DEVIS EN FACTURE EN UN CLIC
Grâce à l’automatisation, vous convertissez vos devis en facture en 1 clic.
Un logiciel devis-facture a pour fonction de vous simplifier la facturation et de vous faire gagner du temps. Plus question de reporter manuellement toutes les informations du devis sur la facture.
Vous devez pouvoir envoyer vos devis et factures directement depuis votre logiciel de facturation. Tous les échanges sont ainsi centralisés et rattachés à vos fiches clients et vous n’avez plus besoin consulter votre boîte de messagerie personnelle ou professionnelle.
SUIVI DES DEVIS, FACTURES ET RÈGLEMENTS
Un coup d’oeil doit suffire pour voir quels sont les devis acceptés ou refusés, les factures en attente, payées ou en retard. Vous enregistrez vos règlements clients et relancez les mauvais payeurs avec des e-mails personnalisés.
Vous devez avoir accès à un tableau de bord clair avec un récapitulatif du chiffre d’affaires du mois et de l’année en cours, les règlements encaissé, ceux à venir, l’état des factures sur le mois.
GESTION DE LA BASE DE DONNÉES CLIENTS ET ARTICLES
Tout logiciel de facturation doit permettre de centraliser vos bases de données clients et articles avec une fonction import/export. Ainsi, vous n’avez pas besoin de ressaisir vos données clients et produits si vous avez déjà une base de données existante.
Créez des fiches clients avec plusieurs contacts et des fiches articles avec le calcul automatique de la TVA et de la marge commerciale. Ainsi, vous ne facturez jamais à perte et éviter les erreurs de tva ou de coordonnées lorsque vous éditez vos factures. Une fois votre base de données créée, il suffit de quelques clics pour générer une facture à partir d’une fiche client ou article.
Un service client réactif et à votre écoute
Personne n’est à l’abri d’une difficulté ou d’une erreur de manipulation, d’autant plus lorsque vous démarrez sur un nouvel outil. C’est pour cela qu’il est essentiel de choisir un logiciel avec un service client disponible, performant et à votre écoute.
Vous pouvez consulter les avis Google et des articles de test pour vous faire une idée plus précise de la qualité du service client et du logiciel en lui-même.
Privilégiez un service client que vous pouvez contacter par chat. Vous pourrez régler votre problème en direct avec un conseiller, plutôt que de risquer de tomber sur une ligne occupée en téléphonant ou devoir attendre une réponse par mail durant 2 jours alors que votre problème est urgent.
Vous pouvez joindre le service client d’INFast sur le chat 7/7j. L’équipe se tient à disposition pour répondre à vos questions et vous accompagner, que vous soyez débutant ou utilisateur de longue durée. Vous trouverez également des ressources en ligne vous expliquant comment utiliser les fonctionnalités du logiciel.
Les fonctionnalités supplémentaires qui vous facilitent la vie
Solution de PAIEMENT EN LIGNE
Aidez vos clients à vous régler plus rapidement : certains logiciels possèdent une solution de paiement en ligne intégrée. Vos clients paient en quelques secondes dès réception de la facture et vous recevez l’argent au plus tard en 48H ouvrés.
CHOIX DE PERSONNALISATION
Certains logiciels vous laissent choisir parmi plusieurs modèles de facture, de couleurs et styles de police.
Il peut être intéressant d’utiliser un modèle de facture en fonction du profil du destinataire (entreprise, particulier, type d’activité).
Créer des documents de facturation personnalisés est important pour l’image de votre entreprise.
Pour un rendu professionnel, vous devez au moins faire apparaître votre logo sur vos documents de facturation. Utiliser les couleurs de votre entreprise peut aussi aider à marquer l’esprit de vos clients et vous distinguer de la concurrence.
Par exemple, sur INFast vous pouvez importer votre logo ou en générer un et personnaliser l’interface de visualisation des factures.
PARTAGE DES DONNÉES COMPTABLES
Faire son bilan comptable et la déclaration de revenus est plus chronophage et complexe qu’il n’y paraît.
Si vous travaillez avec un expert-comptable, pensez à choisir un logiciel qui va faciliter le passage de la facturation à la gestion comptable de votre entreprise.
Certains logiciels de facturation permettent de partager directement vos données avec votre comptable. Plus besoin de déposer vos factures papiers ou de perdre du temps au téléphone et le travail de votre comptable est facilité.
Signature électronique
Gagnez des ventes plus rapidement et sécurisez-les en proposant la signature électronique à vos clients. Ils pourront valider les devis en ligne en quelques secondes depuis leur canapé, leur bureau ou en face de vous. Qu’il s’agisse de la signature électronique simple ou certifiée, celle-ci constitue une preuve en cas de litige.
Logiciel de facturation en ligne ou installé ?
Selon votre manière de facturer (au bureau, sur mobile ou tablette, chez le client), le type de logiciel peut s’avérer important. On compte 3 types : logiciel à installer ou “on premise”, le logiciel en ligne, dit Saas, et le logiciel mixte.
LOGICIEL ET APPLICATION À INSTALLER
Si vous ne facturez qu’au bureau, vous pouvez privilégier le logiciel à installer dit “on premise”. Les données sont enregistrées dans la mémoire de votre ordinateur. Vous ne pouvez donc pas y accéder à distance. Vous restez maître de vos données, mais celles-ci sont définitivement perdues si votre ordinateur ne fonctionne plus ou si vous effacez la base de donnée par erreur. De plus, s’il y a des mises à jour à faire, celles-ci sont la plupart du temps payantes et vous devrez les faire manuellement de votre côté.
Si vous facturez essentiellement en déplacement depuis un mobile ou une tablette, une application pour mobile fera parfaitement l’affaire. Les mises à jours se font généralement en cliquant sur un bouton.
LOGICIEL DE FACTURATION EN LIGNE
Le logiciel de facturation en ligne est un bon compromis pour les personnes facturant à la fois au bureau et en déplacement car il est compatible avec tous les supports et il n’y a pas d’installation à faire. Vous avez accès à toutes vos données de n’importe où à condition d’avoir une connexion Internet.
LOGICIEL DE FACTURATION MIXTE
Certains éditeurs vont encore plus loin en proposant un logiciel mixte. C’est à dire qu’ils fonctionnent en ligne, mais peuvent également être installés sur votre appareil pour que vous puissiez continuer à travailler sans connexion Internet. Les données sont conservées dans votre navigateur et seront synchronisées lorsque vous retrouverez un accès internet. INFast appartient justement à cette catégorie de logiciels.
LOGICIEL DE FACTURATION EN LIGNE ET SÉCURITÉ DES DONNÉES
Si vous choisissez un logiciel de facturation en ligne, pensez à vérifier que les serveurs qui hébergent vos données soient bien implantés en France ou en Europe et que le logiciel respecte le RGPD. En effet, la réglementation concernant les données personnelles n’est pas la même selon les pays. Si par exemple vos données sont hébergées aux Etats-unis, l’administration américaine peut y accéder librement, sans avoir besoin de se justifier. Demandez au service client si le logiciel possède bien plusieurs sites de sauvegarde pour être certains que vos données soient toujours accessibles, même en cas d’incident (incendie des serveurs de l’hébergeur, mauvaise manipulation).
Le logiciel de facturation en ligne INFast est hébergé sur plusieurs sites en France, vos données sont donc protégées en toutes circonstances.
Logiciel de facturation gratuit ou payant ?
Qui dit logiciel gratuit, dit moins de fonctionnalités et vous devez paramétrez vous-même le logiciel pour l’adapter à vos besoins. Mais cela peut vous suffire si tout ce dont vous avez besoin est de faire des devis et factures et que vous êtes tout à fait à l’aise avec les outils informatiques.
Le plus important reste que le logiciel réponde à vos besoins, qu’il soit simple d’utilisation et que vous ayez toutes les ressources nécessaires pour l’utiliser à votre avantage.
Il existe des solutions de facturation payantes très abordables et sans engagement, adaptées à différents types d’utilisation. Sachez que lorsque vous utilisez un logiciel de facturation payant, vous avez la garantie de mises à jour et d’évolutions régulières, d’un bon maintient du logiciel et bien souvent, d’un service client à votre écoute.
Essayez plusieurs logiciels
Si la plupart des logiciels proposent les fonctionnalités de base, chacun possède ses propres spécificités. Selon la taille de votre entreprise et votre activité, certaines fonctionnalités peuvent vous paraître superflues ou trop complexes, et d’autres vous seront indispensables. Dans tous les cas, le logiciel de facturation doit être le plus simple d’utilisation et le plus intuitif possible.
Pour savoir si un logiciel convient ou non à votre entreprise, le meilleur moyen est de vous inscrire et de tester un ou plusieurs logiciels. Très souvent, les éditeurs de logiciels proposent une période d’essai gratuite.
Par exemple, INFast offre un essai gratuit de 30 jours, le temps pour vous de tester toutes les fonctionnalités à votre rythme. Vous pouvez aussi prendre un rendez-vous pour une démonstration où l’équipe vous accompagne dans la découverte du logiciel et répond à toutes vos questions.
