suivi et relance des impayés

Suivi et relance des factures impayées

En France, on compte au moins une facture sur 2 payée en retard. La majorité du temps, il s’agit juste d’un oubli et une simple relance suffit.
Seulement, relancer tout le monde est chronophage et stressant, donc, en attendant, c’est de l’argent en moins dans votre trésorerie.

Heureusement, il existe une solution. Avec le système de suivi des règlements et de relance du logiciel devis factures INFast, vous gérez facilement et rapidement vos relances d’impayés

Avec INFast, créez, suivez et relancez vos factures en quelques clics.
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Suivez l’état de vos factures en temps réel

Avec le suivi des factures et d’envoi d’e-mail, vous suivez en temps réel l’état de vos factures : les factures déjà payées, les factures en attente et celles à relancer.
Vous accédez à ce suivi de 3 manières :

  • directement sur votre dashboard, avec un récapitulatif des factures en attente et des factures en retard,
  • depuis la liste de vos documents, avec le moteur de recherche interne qui vous permet de trier les factures selon leur état d’avancement. Vous avez une vue sur l’ensemble des factures impayées et le nombre de jours de retard de paiement,
  • depuis votre base de données client, vous voyez d’abord le montant dû par chaque client. Lorsque vous cliquez sur la fiche client, vous avez une vue sur le détail des factures en retard.

Avec la vue en temps réel, vous suivez tout le processus de facturation et relancez vos clients au bon moment en actionnant les bons leviers.

Paramétrez et personnalisez vos e-mails de relance

Avec des fonctionnalités comme la création et l’envoi de relances, la configuration des délais et le trackeur d’ouverture des e-mails, la gestion de votre facturation devient simple et rapide :

  • Vous envoyez des e-mails de relance pré-remplis et adaptés à chaque contexte (devis, pré-relance, 1ère relance de facture, seconde relance), avec les informations clés et un lien vers la facture. Vous pouvez aussi bien personnaliser les contenus proposés par défaut  que créer vos propres modèles.
  • Avec l’outil de tracking d’ouverture des e-mails, vous savez si votre correspondant a ouvert ou non l’e-mail de relance que vous lui avez envoyé.
  • Paramétrez les délais de relance de vos e-mails pour savoir quand les envoyer. Le logiciel choisira automatiquement quel modèle envoyer en fonction du délai d’échéance de la facture et du nombre de jours de retard.
INFast, logiciel tout support

Gérez les factures impayées où que vous soyez

Les impayés sont une véritable source de stress, surtout lorsque vous êtes en déplacement. Vous n’avez pas le temps de chercher parmi des centaines de dossiers pour retrouver la facture et les coordonnées du client à relancer.

Avec le logiciel de facturation nomade INFast, toutes vos données et vos documents sont stockés et sauvegardés au même endroit. Vous créez vos devis et factures et consultez vos données où que vous soyez, avec ou sans connexion Internet. Vos données sont sauvegardées et sécurisées sur plusieurs sites de serveurs français et sont accessibles depuis n’importe quel support (tablette, ordinateur fixe ou portable, smartphone) et interface (Windows, iOS, Android, etc.).

paiement par carte bancaire

Evitez les impayés, utilisez le paiement
en ligne

Donnez à vos clients les moyens de vous payer rapidement et sans effort en leur proposant le paiement en ligne
Les consommateurs d’aujourd’hui veulent pouvoir régler leurs factures depuis leur canapé, en quelques secondes, avec une tablette ou un smartphone.
Avec la solution de paiement intégrée INBox, vos clients vous paient par carte bancaire dès réception de la facture. De votre côté, vous recevez une notification au moment du paiement et le règlement sous 48h maximum. 
De plus, l’activation du service est gratuite, vous ne payez que les frais de transaction lorsque vous recevez un paiement. Alors pourquoi s’en priver ?

FAQ

  1. Quelle différence entre créance et impayé ?

    La créance est la somme due entre le moment où la vente/prestation est terminée et le moment où vous devez payer. Tant que le délai de paiement n’est pas dépassé, cela reste une créance. 
    Une fois le délai de paiement échu dépassé, la créance se transforme en impayé.

  2. Quand envoyer une lettre ou un e-mail de relance ?

    Vous pouvez envoyer une relance pour impayé par courrier ou par e-mail dès le premier jour de retard. C’est-à-dire le lendemain de la date d’échéance figurant sur la facture.

  3. Comment gérer les factures impayées ?

    Il existe plusieurs manières de recouvrer une facture impayée : le recouvrement amiable et le recouvrement judiciaire.
    Le recouvrement amiable consiste en 3 étapes :
    première lettre de relance, neutre et précise qui demande de régler la facture impayée. Elle doit contenir ces informations : la somme due, le numéro de facture, la date de facturation et la date d'échéance des pénalités de retard mentionnées sur le devis et la facture.
    seconde lettre de relance, à envoyer 8 jours ouvrés plus tard. Elle fait office d’avertissement avec menace de procédure de recouvrement si le client refuse toujours de payer la somme due.
    lettre de mise en demeure, à envoyer 8 jours après la seconde relance. Ce document écrit fait office de constat juridique comme quoi la facture n’a pas été payée et qu’un recours amiable a été tenté. C’est à partir de l’envoi de la mise en demeure que vous pouvez calculer les pénalités de retard.
    recouvrement judiciaire permet de récupérer l’argent d’une facture impayée si la procédure amiable a échoué : 
    l’injonction de payer, cette procédure judiciaire permet de récupérer votre dû relativement rapidement (sous 2 à 8 mois) à condition que votre client soit en mesure de payer. 
    l’assignation en fond de paiement est à réserver en dernier recours. En effet, c’est une procédure longue (entre 6 mois et 2 ans) et coûteuse qui demande d’être accompagné par un avocat.

    S’il est possible de passer directement par le recouvrement judiciaire, il est très fortement recommandé de commencer par un recouvrement amiable. Bien souvent, un rappel à l’ordre ou l’envoi d’une mise en demeure suffit pour recouvrer un impayé.

    Pour en savoir plus sur le recouvrement des impayés et les différentes procédures judiciaires, lisez notre dossier sur la gestion des impayés.

  4. Comment éviter les impayés et les relances ?

    Voici quelques conseils pour éviter les factures impayées et les relances :
    1-Si votre client est une entreprise, renseignez-vous sur la santé et la trésorerie de cette entreprise sur un site de vérification comme société.com ou en interrogeant leurs partenaires et fournisseurs.

    2-Si le projet demande un investissement matériel ou qu’il s’étale dans le temps, demandez toujours des acomptes sur vos devis. Ainsi, vous sécurisez la vente et couvrez au moins les frais de fourniture et une partie des prestations. Vous pourrez ensuite facturer au fur et à mesure de la progression du projet en établissant des factures de situation.

    3-Utilisez un logiciel de gestion commerciale pour suivre la facturation et les règlements clients. Paramétrez des e-mails de pré-relance, pour informer vos clients quelques jours en avance de l’échéance. 

    4-Proposez le paiement en ligne : votre client paie dès réception de la facture. Pas besoin d’envoyer un chèque ou d’aller à la banque pour faire un virement. Il lui suffit de sortir la carte bancaire, de remplir le formulaire et le tour est joué en moins de 2 minutes. De votre côté, vous recevez votre argent en 24h à 48h maximum.

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