Comment facturer rapidement ?

La facturation est une fonction indispensable pour chaque entreprise. En effet, elle lui permet de générer du chiffre d’affaires. Si vous gérez vous-même votre facturation, vous devez facturer et encaisser rapidement vos clients pour ne pas laisser traîner vos affaires en cours. 
De plus, vous devez respecter la réglementation en utilisant un logiciel de facturation conforme et en indiquant les bonnes mentions sur les factures que vous envoyez à vos clients.

Nous allons détailler ici quels sont les avantages à facturer rapidement et comment vous y prendre pour réussir vos ventes.

Qu’est ce que la facturation rapide ?

La facturation rapide est une approche de gestion qui consiste à assurer la création et la transmission de vos factures au bon moment, c’est-à-dire ni trop tôt pour vos clients et ni trop tard pour votre entreprise, et par le bon canal.

Cela peut être en imprimant directement le devis ou la facture chez votre client et lui remettre en main propre, par e-mail ou par courrier postal.

Nous vous conseillons d’envoyer vos factures par voie dématérialisée lorsque c’est possible. C’est le mode d’envoi le plus rapide et le plus économique.
Pour la création de vos factures, vous pouvez utiliser des modèles gratuits sur le web ou vous abonner à un logiciel de facturation en ligne conforme pour être certain de toujours facturer en respectant la réglementation française

Pourquoi facturer rapidement ? 

Les devis et factures représentent un moyen de communication entre votre entreprise et l’acheteur. Ils permettent d’informer vos clients du montant des prestations effectuées ou des biens vendus par l’entreprise.

La clé de la communication réside dans l’écoute et la réactivité : 

• en étant réactif, vous augmentez le nombre de devis validés. Vous gagnez de nouvelles opportunités, de nouveaux clients et vous fidélisez les anciens ;
• plus vite vous envoyez vos factures, plus vous avez de chance d’être payé rapidement. Ce qui par là même, vous aide à faire face aux dépenses de votre entreprise.

Par ailleurs, notez que, plus vite vous vous occuperez de vos devis et facture, plus vite vous pourrez vous consacrer à ce qui compte vraiment pour vous, comme les projets à venir, la croissance de votre entreprise ou encore vos loisirs ou votre famille.

Comment facturer rapidement : 6 conseils indispensables

1. Facturez en temps réel

Plutôt que de faire une facture papier à tous vos clients à la fin de chaque mois, envoyez une facture par e-mail depuis un logiciel de facturation professionnel dès que la vente est terminée ou dès que vous pouvez produire une facture de situation.
Vous devez transmettre chaque facture à vos clients au plus vite pour que ces derniers puissent la régler le plus tôt possible. La facturation électronique en temps réel sur le web est un moyen efficace d’augmenter votre chiffre d’affaires.

2. Faites preuve d’empathie envers vos clients

Lorsque vous facturez, même avec un logiciel en ligne, vous devez faire preuve d’empathie envers votre clientèle et lui donner une bonne image de votre entreprise.
Montrez à vos clients que vous êtes à leur écoute en leur offrant un service personnalisé et rapide.
Vous pouvez également leur proposer via une interface en ligne une solution de paiement simple et rapide ou même moyen pour signer les devis en ligne. Vous pourrez ainsi les fidéliser et accroître le chiffre d’affaires de votre entreprise.

3. Soyez à l’écoute des besoins de vos clients

Côté entreprise, nous avons trop souvent tendance à nous focaliser sur la question du prix. Or, l’approche des clients n’est pas que comptable. C’est en étant à l’écoute de leurs besoins que vous pourrez les satisfaire au mieux. Vos clients seront plus enclins à acheter chez vous s’ils sont satisfaits de vos services.

4. Utilisez un logiciel de facturation

Pour augmenter le chiffre d’affaires de votre entreprise, misez sur un logiciel de facturation  simple et efficace. Aujourd’hui, les outils en ligne se révèlent indispensables pour gérer efficacement vos devis et vos factures et vous permettre de réaliser des documents conformes en peu de temps. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur l’augmentation de votre chiffre d’affaires et éviter les erreurs.

5. Proposez une solution de paiement à distance

Le règlement des factures fait également partie du processus de facturation. Ce n’est qu’une fois la facture payée que la vente est terminée et que vous pouvez enfin souffler.

C’est un fait, les clients payent souvent en retard, surtout dans le cas de règlements par chèque ou virement. Ces modes de paiement peuvent demander à vos clients de trouver du temps qu’ils n’ont pas forcément, pour aller au bureau de poste ou à la banque. Aussi, proposez le plus de modes de règlement possible, notamment avec une solution de paiement en ligne par carte bancaire.

6. Faites appel à un expert comptable

Certains cabinets d’expertise comptable proposent des services de facturation en plus de leurs services de comptabilité. Certes, cela ajoute un intermédiaire et prend plus de temps pour transmettre les informations sur ce qui doit être facturé. En revanche, vous n’avez plus à vous occuper du suivi du paiement et des relances des impayés.

Passer par un comptable pour votre facturation a bien évidemment un prix et vient introduire une personne supplémentaire dans la relation avec vos clients. Réfléchissez bien avant de faire ce choix qui peut vous faire économiser de la ressource.

Quels sont les avantages à la facturation rapide ? 

En facturant rapidement votre clientèle :

• Vous recevez lus vite les paiements de vos clients et limitez les retards et donc les risques d’impayés.
  
• Vous facilitez la gestion et l’organisation de votre entreprise, vous évitant ainsi des erreurs de gestion.
  
• Vous gagnez en crédibilité auprès des clients, qui auront tendance à vous confier plus de missions, ce qui augmente vos revenus. CQFD
  
• Vous avez un meilleur suivi de votre activité, et -que ce soient des particuliers ou des entreprises- une meilleure connaissance de vos clients. Vous serez en mesure de leur proposer des services complémentaires à ceux déjà réalisés.

Quelles sont les erreurs à éviter quand vous facturez rapidement ? 

 Voici les erreurs que vous devez éviter si vous souhaitez facturer rapidement :

• Oublier de facturer certaines prestations, projets, biens ou matériaux.
  Cela peut paraître évident mais il est bon de le rappeler ! Pour éviter cela, le mieux est de faire un devis avec un logiciel professionnel en amont, puis de convertir ce devis en facture. Ainsi, vous êtes certain que toutes les informations sont bien présentes sur tous vos documents de facturation.
  
• Bricoler avec du papier ou des outils bureautiques.
  Si vous devez faire une intervention dans le cadre de votre entreprise, vous devez probablement utiliser les outils les plus adaptés. Et bien c’est pareil pour la facturation ! Utilisez un logiciel spécialisé dans la gestion commerciale et comptable et focalisez-vous sur votre métier. Vous n’avez pas besoin d’être expert en logiciel pour utiliser un service simple, spécialisé pour les TPE.
  
  De plus, les outils informatiques comme Word ou Excel ne permettent pas de créer de facture conforme et vous risquez d’oublier des mentions légales ou de vous tromper dans les calculs. Pour rappel, toute mention obligatoire manquante ou toute information fausse est passible d’amende.

• Vouloir être expert en tout.
  Assurer la gestion d’une entreprise nécessite de se frotter à de nombreux domaines en plus de la technique de votre métier tels que par exemple la gestion comptable, la relation clients, les questions juridiques, la gestion d’équipe, etc. Nous avons tous des limites et heureusement vous pouvez vous appuyer sur des services externes pour sous-traiter ce que vous ne voulez (ou ne pouvez) pas maîtriser, par exemple, par l’utilisation d’un cabinet comptable et d’un service de facturation en ligne.
• Ne pas avertir votre client qu’il va recevoir une facture.
  Penser à vos futurs règlements, c’est bien. Soigner votre relation client, c’est mieux ! Lors des échanges avec votre client, avant ou pendant la vente, précisez-lui que vous envoyez une facture dématérialisée par e-mail et, si possible, prévenez-le le jour même.
  
• Facturer avant d’avoir terminé.
  Vous pouvez parfois avoir besoin de recevoir de la trésorerie au cours d’un projet. Dans ce cas, privilégiez plutôt une facture d’acompte ou une facture de situation. Ainsi les choses seront claires !

Choisir la bonne solution de facturation rapide

Nous l’avons vu précédemment, la facturation repose à la fois sur la comptabilité, l’administratif, mais également, sur la communication avec vos clients. Ce n’est donc pas toujours une science exacte ! Il n’existe pas de solution de facturation idéale, il faut choisir la formule qui vous convient le mieux en fonction de votre activité et de votre organisation. Vous pouvez trouver des solutions sous différentes appellations : service en ligne, ERP (Enterprise Ressource Planning) , SaaS (software as a service), logiciel web, outil collaboratif en ligne, etc. Voici un petit comparatif pour vous aider à vous y retrouver :

Les services en ligne sont variés et désignent simplement des logiciels auxquels vous allez accéder par Internet (même si certains fonctionnent en ligne et hors-ligne). Parmi les solutions en ligne, certaines permettent d’assurer le suivi commercial, de piloter l’activité, de centraliser les informations et d’optimiser la gestion adaptée à votre activité. Il y en a de toutes sortes et ce terme regroupe aussi bien des ERP, des SaaS ou des outils collaboratifs.

Un ERP est une solution transverse à toutes les fonctions d’une entreprise et est généralement utilisé dans les PME car compliqué à mettre en place. Il est très utile pour la comptabilité, la facturation ou encore le recouvrement des créances. Il permet aussi d’avoir un suivi précis de la trésorerie et de piloter l’activité de production avec des tableaux de bord.
Les logiciels SaaS (software as a service) sont des applications accessibles sur Internet et sont de plus en plus utilisés. Ils permettent d’avoir un système d’information complet et à la portée de tous et pour ceux spécialisés dans la facturation, d’optimiser le suivi commercial, de piloter l’activité, de centraliser les informations et d’optimiser la gestion.
Les outils collaboratifs (comme Microsoft Teams , Zoom ou Google Drive) sont des logiciels qui permettent de communiquer facilement et d’organiser les échanges. Ces applications sont idéales pour les réunions en ligne, par exemple.

Pour répondre à un besoin de facturation rapide, toute solution logicielle qui comprend la facturation peut être intéressante pour votre entreprise. C’est à vous de déterminer vos critères en vous posant des questions telles que la connexion à vos partenaires, la sécurisation et l’hébergement des données en France, la praticité d’utilisation pour vous et pour vos clients, etc.

En conclusion

La facturation d’un service ou de marchandises est une étape importante dans la gestion de l’entreprise. Faciliter les paiements permet de simplifier la vie du chef d’entreprise.

Pour facturer rapidement, vous devez avoir un système de facturation efficace et fiable qui centralise toutes vos données commerciales. En effet, la gestion des factures est une étape importante pour l’organisation de votre entreprise et doit être réalisée avec soin, avec des logiciels professionnels et conformes.

Dans une TPE, la facturation est un processus qui est souvent réalisé en interne. Utiliser un logiciel de facturation en ligne, ou une solution de gestion commerciale sur le web, vous permettra d’automatiser le processus et d’éviter les erreurs.

Pour résumer, pour facturer plus rapidement, vous devez utiliser les bons outils et mettre en place une bonne stratégie de gestion de vos factures, de vos ventes et de votre clientèle.

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