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Gérer la facturation à plusieurs

Dans une petite entreprise, tout le monde peut être amené à faire plusieurs types de tâches en plus de son activité principale. Cela peut être de la facturation, de la prospection, du service client, de la comptabilité ou même le café ! Il est donc important que votre équipe puisse avoir accès aux données et documents nécessaires et les utiliser à tout moment et en tout lieu.

Pour gagner du temps et faciliter la gestion des ventes à plusieurs, vous pouvez vous aider d’un logiciel de facturation multi-utilisateurs.

Nous vous expliquons ici comment utiliser au mieux votre logiciel INFast et améliorer la gestion de la facturation en équipe.

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Donnez plus d’autonomie à vos collaborateurs

Optimisez le partage des tâches en toute sécurité et gardez un oeil sur ce qui a été fait pour pouvoir vous adresser à la bonne personne selon le document réalisé. Sur le logiciel de facturation en ligne INFast, vous pouvez créer plusieurs utilisateurs pour un seul compte entreprise.

Améliorez votre communication au sein de l’équipe et évitez les erreurs humaines, les doublons, les fichiers créés ou supprimés par manque d’information. Grâce à la traçabilité des évènements pour chaque utilisateur, chacun sait ce qu’un autre membre de l’équipe a effectué.

Facturez où vous voulez, quand vous voulez

Réalisez vos devis et factures directement chez vos clients ou en déplacement. INFast propose un mode hors ligne tous supports vous permettant d’avoir accès aux fonctions du logiciel avec ou sans connexion internet que ce soit sur ordinateur, tablette ou smartphone.

Lorsque vous travaillez à plusieurs en mode hors ligne, chacun doit bien veiller à se connecter avec ses propres identifiants. Et ce, pour ne pas écraser le travail des autres lors de modifications de la base de données ou la création d’un nouveau document.

Partagez vos documents avec votre comptable

Si vous faites traiter la comptabilité de votre entreprise en externe, vous pouvez inviter votre comptable à s’inscrire sur INConnect, la solution de partage comptable liée à votre compte INFast. Elle ou il disposera ainsi de son propre accès à votre compte et pourra accéder aux données de ventes nécessaires à la bonne tenue de votre comptabilité ainsi qu’aux déclarations telles que la déclaration de TVA.

Vous n’avez plus besoin de vous déplacer pour apporter votre journal des ventes et vous gagnez donc du temps (et de l’argent).

Si vous vous occupez vous-même de la comptabilité de votre entreprise, vous pouvez aussi utiliser INConnect.

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Cette fonctionnalité est inclue dans votre abonnement INFast.

Comment utiliser un logiciel de facturation à plusieurs?

INFast est un logiciel de facturation attesté conforme, conçu notamment pour les TPE, PME et micro-entrepreneurs. Tous les utilisateurs ont accès à l’intégralité des fonctions d’INFast. Ils peuvent soumettre des devis, créer des factures, demander des paiements en ligne, gérer les fichiers clients et le catalogue articles. Ce qui leur permet de suivre et participer à toutes étapes de la gestion des ventes.

Lors de la numérotation des devis et factures, une lettre différente est attribuée à chaque utilisateur. Par exemple, le 1er utilisateur fera des devis et des factures dont la référence aura la lettre A, le suivant aura la lettre B, etc. Ceci, afin d’éviter les doublons et d’être toujours en conformité avec la Loi anti-fraude.

Avec INFast, toutes les actions d’un usager sont répercutées en temps réel sur l’interface de ses collaborateurs. Ainsi, s’ils ont accès à internet, tous les utilisateurs sont systématiquement à jour sur ce qui a été fait.

Lorsqu’un utilisateur quitte l’entreprise (fin de contrat, départ à la retraite, etc), il suffit de supprimer son accès utilisateur pour l’empêcher d’accéder au compte de l’entreprise.

Si vous utilisez INFast, vous pouvez inviter gratuitement jusqu’à 5 membres de votre entreprise à gérer vos ventes. Si cela n’est pas suffisant, vous pouvez inviter autant de personnes que vous souhaitez à raison de 10€ HT/mois par personne.

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Partage de compte et sécurité des données

On ne le répétera jamais assez, la sécurité de votre compte et des données qu’il contient est cruciale. Il est important de vous protéger des erreurs humaines et des personnes malveillantes.

En donnant un accès individuel à chacune des personnes travaillant sur votre compte de facturation, vous garantissez une meilleure protection : aucun mot de passe n’est ainsi divulgué. De plus, vous évitez à votre équipe de perdre du temps lorsqu’un mot de passe est oublié.

En supprimant le profil d’un utilisateur, vous lui bloquez son accès au compte de l’entreprise et l’empêchez donc de récupérer ou de modifier des données ultérieurement.

Enfin, nous l’avons déjà vu, toutes les actions sont traçables et vous pouvez savoir exactement ce qui a été fait et par qui.

Concernant les mots de passe, nous vous conseillons de choisir un mot ou une phrase de passe unique pour chaque utilisateur.

Lire nos conseils sur le choix et la protection de vos mots de passe.

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En conclusion

Le partage des tâches administratives passe aussi par une bonne organisation au sein de l’entreprise. Avec un logiciel de facturation multi-utilisateur, non seulement vous gagnez du temps dans la gestion de vos ventes mais vous optimisez aussi la répartition des tâches au sein de votre équipe.

Grâce à la traçabilité des actions et à la synchronisation immédiate, vous voyez en un coup d’oeil ce qui a été fait et par qui. Vous partagez vos données avec vos collègues, secrétaires ou associé·e·s en toute sécurité. De plus, avec une solution de partage comptable intégrée, vous transmettez votre journal des ventes à votre comptable en quelques clics.

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