Logiciel de facturation électronique

La facturation électronique est un nouveau mode d’émission, de transmission et de réception des factures sous un format entièrement numérique (formats Factur-X, UBL, CII), structuré de manière à être lisible non seulement par les humains mais aussi par les systèmes informatiques : comptables, administration fiscale, etc.

Elle remplace progressivement les factures papier et PDF envoyés par e-mails pour les échanges entre professionnels (on parle alors de Business-to-Business ou B2B).

À quoi ça sert et quels sont les enjeux de cette réforme ?

• À sécuriser et à fiabiliser les échanges entre professionnels
• À réduire les erreurs et le temps de traitement (adieu les ressaisies manuelles)
• À faciliter les contrôles fiscaux et lutter contre la fraude à la TVA
• À améliorer la gestion des factures et les processus liés.

Et les devis dans tout ça ? Ils ne sont pas concernés, vous continuez de gérer vos devis selon vos processus habitue

Rassurez-vous, elle ne s’imposera pas d’un seul coup. Elle deviendra progressivement obligatoire. La date d’obligation varie simplement selon la taille de votre entreprise. Deux dates sont à retenir et à noter dans votre agenda.

1er septembre 2026 :

• L’obligation de recevoir des factures électroniques concerne toutes les entreprises et associations redevables de la TVA quelle que soit leur taille, tous secteurs confondus.
• L’obligation d’émettre des factures électroniques concerne uniquement les ETI, grandes entreprises et association considérées comme telles.

1er septembre 2027 :

• L’obligation d’émettre est étendue aux micro-entreprises, TPE, PME et associations redevables de la TVA considérées comme telles.

La facturation électronique est obligatoire pour toutes les structures assujetties à la TVA, peu importe leur secteur d’activité et leur taille. Il peut s’agir de :

• Grandes entreprises
• ETI ou entreprises de taille intermédiaire
• PME ou petites et moyennes entreprises
• TPE ou très petites entreprises
• Micro-entreprises et auto-entrepreneurs, même ceux en franchise en base.
• Associations

⚠️ Mais attention, vos obligations diffèrent selon la nature de vos clients. On vous en dit plus dans la question ci-dessous.

La différence entre les deux réside dans la nature de vos clients.

Cas 1 : votre client est une entreprise française assujettie à la TVA ou une structure de la fonction publique. On parle alors d’e-invoicing. Vous êtes dans l’obligation de transmettre vos factures au format électronique.

Cas 2 : votre client est un particulier ou un client étranger. Vous n’avez pas d’obligation de facturation électronique, vous envoyez vos factures selon votre fonctionnement habituel. Vous devez toutefois envoyer à l’administration fiscale les données de transaction liées. C’est ce qu’on appelle le e-reporting.

Quelle que soit votre situation, rassurez-vous ! Votre logiciel de facturation – s’il est solution compatible facturation électronique comme INFast – se chargera de procéder au nécessaire de façon automatique. Vous continuez de facturer, sans changer vos habitudes.

🎯 Simplement : le e-invoicing concerne les ventes entre professionnels basés en France, et le e-reporting s’applique aux autres cas.

Oui. Si vous êtes concerné par la réforme, vous n’aurez pas d’autre choix que d’utiliser un logiciel de facturation obligatoire et de passer par une solution compatible (SC) connectée à une plateforme agréée (PA) reconnue par l’État pour émettre des factures électroniques conformes.

Ceci vous assurera :

• Des factures aux bons formats structurés tel que le format Factur-X, et non plus en Word, Excel ou PDF.
• Une transmission automatique de vos données à l’administration fiscale et aux autres solutions compatibles de vos clients, grâce à une connexion avec une plateforme agréée.
• Une gestion fluide de l’envoi, de la réception et du suivi des factures électroniques.

Si vous utilisez déjà un logiciel de facturation compatible, une mise à jour devrait vous apporter conformité. Si votre logiciel n’est pas compatible, il sera peut-être temps d’envisager de changer pour un logiciel plus adapté à ces nouveaux processus.

📚 À lire : 5 conseils pour changer de logiciel de facturation

Une solution compatible (SC) correspond en fait à votre logiciel de facturation. Elle vous permet d’émettre et/ou recevoir des factures et de suivre les statuts liés à celles-ci. C’est un peu comme votre boîte aux lettres. Elle intègre généralement d’autres fonctionnalités vous permettant par exemple de gagner du temps de gestion et mieux piloter votre activité (automatisations, rapports, personnalisation, etc.).

Une PA) est l’outil intermédiaire qui permet de faire transiter les factures électroniques entre votre outil compatible et celui de votre client, et d’envoyer les données à l’administration fiscale. C’est un peu comme votre facteur. Seules les PA sont capables d’assurer la transmission sécurisée des données et des factures au bon format.

ℹ️ Assurez vous que votre logiciel soit bien compatible, c’est-à-dire intégrant une PA partenaire pour assurer votre conformité et la bonne transmission de vos données.

Le PPF ou Portail Public de Facturation devait initialement servir de plateforme d’échange des factures. Sa vocation est désormais d’être l’annuaire des entreprises assujetties. Seules les plateformes agréées sont donc en charge de l’échange des factures électronique entre solutions compatibles.

C’est possible. Nous vous invitons à prendre en compte ce qui est important pour vous dans ce choix : devoir passer par deux plateformes d’après le souhait de votre comptable ou utiliser une solution qui centralise achats et ventes avec un seul abonnement, et surtout des avantages que vous ne trouverez peut-être pas ailleurs : service client disponible et réactif, fonctionnalités vous faisant gagner du temps, etc.

ℹ️ Chez INFast, votre accompagnement et prise en charge est notre priorité. Nous sommes disponibles 7j/7 avec une équipe derrière. Vos comptables ont accès à INConnect (notre interface gratuite dédiée aux comptables) où ils peuvent récupérer toutes vos données de ventes et de paiements, et dès 2026 vos informations d’achat si vous optez pour la PA choisie par INFast.

Les dates butoirs d’émission sont septembre 2026 et septembre 2027 selon la taille de votre entreprise. Si votre solution compatible est prête pour l’émission avant ces dates, vous pourrez tout à fait commencer à émettre en amont. INFast compte proposer l’émission des factures dès 2026 à ceux qui le souhaitent. Vous serez informés dès que cela sera disponible.

La réforme a pour but à terme de simplifier les déclarations de TVA. À l’heure où nous écrivons ces réponses, l’administration a informé que ceci ne serait pas effectif avant 2028. D’ici là, rien ne change pour les déclarations.

Le dépôt de factures vers du public (B2G) passera toujours par Chorus Pro. Les plateformes agréées vont faciliter le processus en proposant l’envoi directement vers Chorus Pro via le e-Invoicing. Chorus Pro devient ainsi la PA du secteur public.

Afin d’être conforme, une facture électronique doit être émise dans un format structuré, lisible par les logiciels de gestion, les plateformes agréées et l’administration fiscale.

Aujourd’hui, trois formats sont reconnus :

• Factur-X : format qui combine des données structurées XML et un PDF. On parle ici de format hybride car il est lisible par l’humain et la machine.
• UBL : norme standard utilisée principalement par les administrations européennes pour les marchés publics. Il est non-lisible par l’humain.
• CII (Cross Industry Invoice) : développé par l’Union Européenne et principalement utilisé pour les grandes entreprises commerciales internationales. Il est non-lisible par l’humain.

ℹ️ Le format Factur-X est donc le format le plus adapté pour les petites entreprises. INFast est d’ailleurs précurseur et le propose à ses utilisateurs depuis 2019.

La création facture électronique doit se faire via une solution de facturation permettant de créer votre facture électronique sous un format adapté à la facturation électronique (comme par exemple, Factur-X) qui contient toutes les informations obligatoires.

Pour émettre une facture au format électronique, vous aurez alors au choix la possibilité d’utiliser :

• Votre SC (solution compatible), comme par exemple INFast, qui fera l’intermédiaire avec l’Administration fiscale grâce à sa connexion aux plateformes PA. Et qui vous permet donc d’utiliser un seul et même outil pour la création et l’envoi de vos factures électroniques.
• Une PA immatriculée par l’Administration fiscale. Il vous faudra alors déposer la facture manuellement sur votre PA.

Depuis le 1er janvier 2018, toute création de facture doit normalement se faire via un logiciel certifié, comme un logiciel de facturation SaaS. Si vous continuez à utiliser Excel et Word pour votre facturation une fois la réforme entrée en vigueur, vous serez dans l’obligation de ressaisir vos informations sur la SC ou PA que vous aurez choisie. Il est donc impératif d’arrêter l’utilisation d’Excel pour facturer.

L’utilisation d’une Solution Compatible comme INFast vous permettra de créer vos factures électroniques en quelques clics, en toute conformité à la loi anti-fraude de 2018 et de les transmettre directement et sans rien faire à l’Administration Fiscale.

Les sanctions possibles en cas de non-respect de la facturation électronique sont les suivantes.

1. Absence de plateforme agréée pour la réception des factures

Comme évoqué en amont, au plus tard le 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties en France devront pouvoir réceptionner des factures électroniques. Et pour se faire, il vous faudra désigner une plateforme agréée (PA) ou valider celle choisie et utilisée par votre logiciel de facturation.

En cas d’absence de désignation d’une PA vous risquez 500€ d’amende, portée à 1 000€ tous les trimestres après mise en demeure de l’administration.

ℹ️ Sur INFast, la validation de la PA choisie par nos soins se fera en quelques clics seulement directement dans votre tableau de bord INFast.

2. Émission de factures électronique non-respectée aux dates butoirs

Pour rappel, l’émission sera obligatoire au 1er septembre 2026 pour les ETI et grandes entreprises, et au 1er septembre 2027 pour les micro, TPE et PME.

En cas de non-respect, vous risquez une amende de 15€ par facture non-transmise, plafonnée à 15 000€ par année civile.

3. Transmission des données à l’administration fiscale non-respectée

Comme évoqué, toute vente à des particuliers ou à l’international est soumise à la transmission obligatoire des données relatives à ces opérations à l’administration fiscale (1er septembre 2027 pour les micro, TPE et PME). C’est ce qu’on appelle le e-reporting.

Le non-respect de cette obligation peut entraîner une amende de 250€ par transmission de données non effectuée (plafonné à 15 000€ par année civile).

🎯 Pour éviter ces sanctions, équipez-vous dès maintenant d’un logiciel compatible facturation électronique intégrant directement une PA partenaire, tel que le logiciel de facturation INFast.

Que votre facture soit papier ou électronique, les mentions obligatoires sont identiques. Les principales mentions obligatoires sont les suivantes :

• la mention “ facture ”,
• le numéro de celle-ci,
• la date d’émission,
• le nom ou la dénomination sociale de votre structure,
• Si vous êtes entrepreneur individuel (micro-entrepreneur et auto-entrepreneur compris), la dénomination de votre entreprise est : noms et prénoms suivis de “EI” ou “Entrepreneur individuel”
• l’adresse du siège social, et l’adresse de facturation si elle est différente,
• les numéros de TVA et SIREN, et votre forme juridique,
• le nom et les coordonnées du client (si l’adresse de facturation et l’adresse de livraison sont différentes, renseignez les deux),
• le numéro d’identification à la TVA et SIREN du client s’il s’agit d’un professionnel,
• le décompte détaillé des prestations et/ou produits (quantité, prix unitaire HT),
• le prix de la main d’œuvre,
• la somme globale à payer hors taxe (HT),
• les taux et montants de TVA applicables et le montant total toutes taxes comprises (TTC),
• les conditions de paiement : délais de règlement et montant de l’acompte éventuel,
• les pénalités applicables en cas de retard de paiement (taux des pénalités de retard et indemnité forfaitaire de 40€) si vous facturez à un professionnel.

Et pour la liste complète (non-assujettis et mentions légales complémentaires), vous pouvez consulter notre article dédié sur la facture et ses mentions obligatoires.