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Facture : définition, usage et mentions obligatoires

Qu’est-ce qu’une facture?

La facture est un document comptable et juridique détaillant la nature, la quantité et les conditions des achats et ventes de marchandises ou prestations de services. Elle est établie par toute structure juridique (société, association, micro-entreprise, etc).

La facturation est obligatoire pour toute vente de marchandises ou de prestations de services dans le cadre d’une activité professionnelle. L’acheteur a le droit de réclamer une facture si vous ne lui en fournissez pas dès la réalisation de la vente.

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Facture proforma et facture définitive

On distingue 2 types de factures: la facture proforma, ou facture provisoire, qui est émise à la demande du client, pour que ce dernier puisse se faire une idée du coût réel de son futur achat, sans engagement de sa part. La facture proforma n’a pas de valeur juridique ou comptable, mais peut aider le client si ce dernier a besoin de contracter un prêt bancaire pour son achat. Elle est nécessaire pour certaines formalités douanières, comme l’import ou l’export temporaire de marchandises et les envois non commerciaux.

La facture de vente, ou facture classique, est délivrée en même temps de que les biens ou suite à la réalisation des services. C’est un document à la fois, juridique, commercial, comptable et fiscal, qui prouve un achat ou une vente de services réalisés ou de marchandises.

Comment établir une facture?

La facture doit être établie en langue française et en euros (article L123-22 du code du commerce).
Si le client réside dans un pays non francophone qui utilise une monnaie différente, vous pouvez envoyer, en complément de la facture d’origine, une version traduite dans la langue et la devise de ce dernier (à condition que la devise soit convertible et que les taxes figurent en euros), si le client en fait la demande.

Il est possible d’émettre uniquement la facture traduite, mais en cas de contrôle administratif, il faudra la faire traduire en français par un traducteur certifié ; ce qui peut être une perte de temps et d’argent.

Selon l’article L441-3 du code du commerce, la facture doit être établie en 2 exemplaires, un pour vous et un pour le client.

devis en deux exemplaires

La facture peut être réalisée en format papier, fichier PDF avec signature électronique ou tout type de fichier électronique répondant aux exigences de l’administration française (article 289 du CGI).

Mentions obligatoires devant figurer sur la facture

Pour que la facture soit valable, elle doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires. N’oubliez pas de faire figurer les mentions particulières en fonction de votre régime fiscal.
Voir  quelles mentions doivent figurer sur une facture

Réaliser une facture électronique

En créant vos factures avec un logiciel de devis et facturations automatique comme INFast, vous gagnez en temps et en simplicité. Le logiciel vous guide pas à pas lors de la création de votre première facture et vos données sont enregistrées. Toutes les factures suivantes seront donc pré-remplies avec vos coordonnées et mentions obligatoires. Vous pourrez facilement retrouver vos clients et articles dans votre base de données et suivre l’avancement de vos transactions.

Comment facturer pour le marché public ?

Depuis le 1er janvier 2019, toute entreprise travaillant avec le secteur public est dans l’obligation d’accepter et de fournir des factures électroniques (à l’exception des micro-entreprises, qui ont jusqu’au 1er janvier 2020 pour arrêter l’émission de factures papier).

En savoir plus sur la facturation électronique avec l’administration publique.

Dans le cas de transactions entre entreprises privées ou avec un particulier, l’utilisation de la facture électronique n’est pas encore obligatoire, mais vivement encouragée, si le client est d’accord.

Conservation de la facture

Les factures doivent être conservées par les deux parties pour une durée de dix ans minimum (article L123-22 du code du commerce) qu’elles soient en format papier, électronique ou numérisées. Dans le cas d’une facture électronique ou numérisée, vous devez être en mesure de fournir une version papier à tout moment si le client en fait la demande.

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