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Facture : définition, usage et mentions obligatoires

Toute vente de bien ou de prestation de service effectuée par un professionnel implique d’émettre une facture.

Découvrez dans cet article ce qu’est véritablement une facture, dans quels cas l’utiliser et comment faire facture dans les règles.

Qu’est-ce qu’une facture ?

La facture est un document commercial, comptable et juridique détaillant la nature, la quantité et les conditions des achats et ventes de marchandises ou prestations de services. Elle est établie par toute structure juridique (société, association, micro-entreprise, etc).

La facturation est obligatoire pour toute vente de marchandises ou de prestations de services dans le cadre d’une activité professionnelle. L’acheteur a le droit de réclamer une facture si le vendeur ne lui en fournit pas une dès la réalisation de la vente.

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Les différents types de facture

On distingue plusieurs types de factures qui sont utilisées selon des cas bien précis.

Facture pro forma

La facture pro forma, ou facture provisoire, est émise à la demande du client, pour que ce dernier puisse se faire une idée du coût réel de son futur achat. 

La facture pro forma n’a pas de valeur juridique ou comptable, mais peut aider le client si ce dernier a besoin de contracter un crédit pour son achat. 

Elle est nécessaire pour certaines formalités douanières, comme l’import ou l’export temporaire de marchandises et les envois non-commerciaux. 

Facture d’acompte

La facture d’acompte est nécessaire lorsqu’une partie de la somme finale est versée avant le début de la réalisation du contrat. 

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Facture de situation

La facture de situation ou facture d’avancement correspond à une facture intermédiaire que l’on établit au fur et à mesure de l’avancée de la prestation ou des travaux

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 facture de clôture

La facture de clôture ou facture définitive, est délivrée en même temps que les biens ou suite à la réalisation des services. C’est un document à la fois, juridique, commercial, comptable et fiscal, qui prouve un achat ou une vente de services réalisés ou de marchandises

Facture d’avoir

On émet une facture d’avoir pour rectifier ou annuler une facture suite à une erreur, un remboursement ou à l’annulation d’une vente par exemple.

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Comment établir une facture ?

La facture doit être établie en langue française et en euros (article L123-22 du code du commerce).
Si le client réside dans un pays non-francophone qui utilise une monnaie différente, vous pouvez envoyer, en complément de la facture d’origine, une version traduite dans la langue et la devise de ce dernier (à condition que la devise soit convertible et que les taxes figurent en euros), si le client en fait la demande

Il est possible d’émettre uniquement la facture traduite, mais en cas de contrôle administratif, il faudra la faire traduire en français par un traducteur certifié ; ce qui peut être une perte de temps et d’argent.

Selon l’article L441-3 du code du commerce, la facture doit être établie en 2 exemplaires, un pour le prestataire et un pour le client.

devis en deux exemplaires

La facture peut être réalisée en format papier, fichier PDF avec signature électronique ou tout type de fichier électronique répondant aux exigences de l’administration française, comme c’est le cas avec INFast (article 289 du CGI).

Mentions obligatoires devant figurer sur la facture

Pour que la facture soit valable, elle doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires :

  • la mention “ facture ”,
  • le numéro de la facture,
  • la date d’émission de la facture,
  • le nom ou la dénomination sociale de votre structure,
  • l’adresse, le numéro de TVA et le numéro SIRET de votre société,
  • le nom et les coordonnées du client (si l’adresse de facturation, l’adresse de livraison et l’adresse du client sont différentes, vous devez renseigner les trois),
  • le numéro d’identification à la TVA du client s’il s’agit d’un professionnel,
  • le décompte détaillé de chaque prestation et/ou produit, en quantité et en prix unitaire,
  • le prix de la main d’œuvre,
  • la somme globale à payer hors taxe (HT),
  • les taux et montants de TVA applicables, ainsi que le montant total toutes taxes comprises (TTC),
  • les conditions de paiement (délais de règlement, montant de l’acompte éventuel),
  • les pénalités applicables en cas de retard de paiement (indemnité forfaitaire de 40 EUR et taux des pénalités de retard) si vous facturez à un professionnel.

Voir le modèle de facture

Si vous n’êtes pas assujetti à la TVA, affichez uniquement le prix hors taxe et faites apparaître la mention qui convient selon votre cas :

  • « non assujetti à la TVA article 293B du CGI » ;
  • en cas d’autoliquidation en sous-traitance : « Autoliquidation » ;
  • en autoliquidation dans le cadre du commerce intra-communautaire, vente de biens : « Exonération de TVA, article 262 ter, I du CGI » ;
  • en autoliquidation dans le cadre du commerce intra-communautaire, prestation de services : « Exonération de TVA, article 283 du CGI ».

Mentions légales complémentaires

Il n’est pas obligatoire, mais tout de même conseillé de faire figurer :

  •  les informations légales de votre entreprise (forme juridique et capital)
  • si vous êtes un commerçant, le numéro RCS, suivi du nom de la ville où se trouve le greffe d’immatriculation,
  • si vous êtes artisan, le numéro au Répertoire des métiers (n° Siren + RM + n° du département d’immatriculation) 
  • l’assurance de responsabilité civile ou l’assurance décennale si vous en avez une.

Réaliser une facture électronique

En créant vos factures avec un logiciel de devis et facturation automatique comme INFast, vous gagnez en temps et en simplicité. Le logiciel vous guide pas à pas lors de la création de votre première facture et vos données sont enregistrées. Toutes les factures suivantes seront donc pré-remplies avec vos coordonnées et mentions légales

Vous pourrez facilement retrouver vos clients et articles dans votre base de données et suivre l’avancement de vos transactions.

De plus, la Loi de Finances 2020 annonce l’obligation d’émettre des factures électroniques dans le cadre des échanges entre professionnels assujettis d’ici 2023.

Conservation de la facture

Les factures doivent être conservées par les deux parties pour une durée de dix ans minimum (article L123-22 du code du commerce) qu’elles soient en version papier, électronique ou numérisées. Dans le cas d’une facture électronique ou numérisée, le prestataire doit être en mesure de fournir une version papier à tout moment si le client en fait la demande.

temps de concervation des devis

En résumé

La facture est un document commercial, juridique et comptable établi par un professionnel lors d’une vente de bien ou de prestation de service.

Ce document, édité en deux exemplaires, prouve que la vente a eu lieu.

Pour être valide, une facture doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires. Vous pouvez y ajouter d’autres informations que vous jugerez pertinentes, ainsi que vos conditions de vente. 

La durée légale de conservation d’une facture est de 10 ans.

Pour gagner du temps dans l’édition de vos documents de facturation, ne plus avoir à calculer vos taux de TVA et éviter les risques d’erreur, nous vous conseillons d’utiliser un logiciel de facturation attesté conforme à la loi anti-fraude.

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