Toute vente de bien ou de prestation de service effectuée par un professionnel implique d’émettre une facture.
Découvrez dans cet article les différents types de facture, dans quels cas les utiliser et comment faire une facture dans les règles.
Avec INFast, créez des factures conformes à la réglementation française en vigueur et choisissez votre numérotation.
Qu’est-ce qu’une facture ?
La facture est un document commercial, comptable et juridique détaillant la nature, la quantité et les conditions des achats et ventes de marchandises ou prestations de services. Elle est établie par toute structure juridique (société, association, micro-entreprise, etc).
La facturation est obligatoire pour toute vente de marchandises ou de prestations de services dans le cadre d’une activité professionnelle. L’acheteur a le droit de réclamer une facture si le vendeur ne lui en fournit pas une dès la réalisation de la vente.
Quel sont les différents types de factures ?
Il existe plusieurs types de factures qui doivent être utilisés selon des cas bien précis.
Facture pro forma
La facture proforma est une facture provisoire. Elle est émise à la demande du client, pour que ce dernier puisse se faire une idée du coût réel de son futur achat.
La facture proforma n’a aucune valeur juridique ou comptable, mais se révèlera indispensable si votre client a besoin de contracter un crédit pour son achat.
Il est nécessaire de joindre une facture proforma aux colis pour déclarer en douane la valeur de marchandises dans le cadre d’import/export et des envois non-commerciaux.
Facture d’acompte
Il est obligatoire d’éditer une facture d’acompte lorsqu’une partie de la somme finale vous est versée avant le début de la réalisation du contrat.
Facture de situation
La facture de situation, ou facture d’avancement, correspond à une facture intermédiaire que le professionnel édite au fur et à mesure de l’avancée de la prestation ou des travaux.
Facture de clôture
La facture de clôture ou facture définitive, est délivrée en même temps que les biens ou suite à la réalisation des services. C’est un document à la fois, juridique, commercial, comptable et fiscal, qui prouve un achat ou une vente de services réalisés ou de marchandises.
Facture d’avoir
Vous avez besoin de rectifier ou d’annuler une facture suite à une erreur, un remboursement ou à l’annulation d’une vente, par exemple? C’est une facture d’avoir que vous devez faire.
Comment établir une facture ?
La facture doit être établie en langue française et en euros (article L123-22 du code du commerce).
Si le client réside dans un pays non-francophone utilisant une devise différente, vous pouvez envoyer, en complément de la facture d’origine, une version traduite dans la langue et la devise de ce dernier (à condition que la devise soit convertible et que les taxes figurent en euros), si le client en fait la demande.
Vous pouvez toujours n’éditer que la facture traduite, mais en cas de contrôle administratif, il faudra la faire traduire en français par un traducteur certifié ; ce qui peut être une perte de temps et d’argent.
Selon l’article L441-3 du code du commerce, la facture doit être établie en 2 exemplaires, un pour le prestataire et un pour le client.
La facture peut être réalisée en format papier, fichier PDF avec signature électronique ou tout type de fichier électronique répondant aux exigences de la réglementation française, comme c’est le cas avec INFast.
Quelles mentions obligatoires doivent figurer sur la facture ?
Pour que la facture soit valide, elle doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires :
- la mention “ facture ”,
- le numéro de la facture,
- la date d’émission de la facture,
- le nom ou la dénomination sociale de votre établissement,
- Si vous êtes entrepreneur individuel (micro-entrepreneur et auto-entrepreneur compris), la dénomination de votre entreprise est : vos noms et prénoms suivis de la mention “EI” ou “Entrepreneur individuel”
- l’adresse du siège social, ainsi que l’adresse de facturation (si différente),
- le numéro de TVA, le numéro SIREN et la forme juridique de votre entreprise,
- le nom et les coordonnées du client (si l’adresse de facturation et l’adresse de livraison sont différentes, vous devez renseigner les deux),
- le numéro d’identification à la TVA du client s’il s’agit d’un professionnel,
- le décompte détaillé de chaque prestation et/ou produit, en quantité et en prix unitaire HT,
- le prix de la main d’œuvre,
- la somme globale à payer hors taxe (HT),
- les taux et montants de TVA applicables, ainsi que le montant total toutes taxes comprises (TTC),
- les conditions de paiement (délais de règlement, montant de l’acompte éventuel),
- les pénalités applicables en cas de retard de paiement (taux des pénalités de retard et indemnité forfaitaire de 40 EUR) si vous facturez à un professionnel.
Si vous n’êtes pas assujetti à la TVA, indiquez uniquement le prix hors taxe et faites apparaître la mention qui correspond à votre cas :
- « non assujetti à la TVA article 293B du CGI » ;
- en cas d’autoliquidation en sous-traitance : « Autoliquidation » ;
- en autoliquidation dans le cadre du commerce intra-communautaire, vente de biens : « Exonération de TVA, article 262 ter, I du CGI » ;
- en autoliquidation dans le cadre du commerce intra-communautaire, prestation de services : « Exonération de TVA, article 283 du CGI » ;
- dans le cadre de ventes hors Union européenne “TVA non applicable, art 262-1 du CGI”.
Quelles mentions légales complémentaires ?
Vous devez faire figurer des mentions complémentaires dans certains cas :
- si vous êtes une société, le capital social,
- si vous êtes un commerçant, le numéro RCS, suivi du nom de la ville où se trouve le greffe d’immatriculation,
- si vous êtes artisan, le numéro au Répertoire des métiers (n° Siren + RM + n° du département d’immatriculation)
- votre assurance de responsabilité civile ou l’assurance décennale si vous en avez une, ainsi que les coordonnées de l’assureur et la zone géographique couverte.
- si vous êtes redevable de la TVA sur marges, la mention
« Article 297 A du CGI et directive communautaire 2006/112/CE » + “Régime particulier-Biens d’occasions/objets d’art/Object de collections ou antiquités”
Comment créer une facture en ligne ?
Gagnez du temps et en simplicité en créant vos factures, avec un logiciel de facturation en ligne.
Laissez-vous simplement guider par le logiciel lors de la création de votre première facture.
Si vous utilisez un logiciel conforme à la loi anti-fraude, vous avez l’assurance de créer une facture claire et conforme aux exigences de la réglementation française.
Facturez avec ou sans TVA et choisissez la mention légale qui correspond à votre statut (autoliquidation, auto-entrepreneur, exonération, TVA réduite, etc.).
Lorsque vous renseignez vos informations légales, produits et clients, celles-ci s’enregistrent sur votre base de données.
Ainsi, toutes les factures suivantes reprendront automatiquement vos coordonnées et mentions légales et vous pourrez importer vos produits et clients en seulement quelques clics.
En utilisant un logiciel de factures en ligne, vous retrouvez facilement tous vos clients et articles dans votre base de données et suivez d’un coup d’oeil l’avancement de vos transactions.
La Loi de Finances 2020 annonce l’obligation d’émettre des factures électroniques dans le cadre des échanges commerciaux entre professionnels assujettis à la TVA à partir de 2023. Il ne sera donc plus possible d’utiliser des factures papiers ou crées sous Words ou Excel.
En résumé
La facture est un document commercial, juridique et comptable établi par un professionnel lors d’une vente de bien ou de prestation de service.
Ce document, édité en deux exemplaires, prouve que la vente a eu lieu.
Pour être recevable, une facture doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires. Vous pouvez y ajouter d’autres informations que vous jugerez pertinentes, ainsi que vos conditions de vente.
Pour gagner du temps dans l’édition de vos documents de facturation et éviter les erreur, nous vous conseillons d’utiliser un logiciel de facturation attesté conforme à la loi anti-fraude.
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FAQ
- Quelle est la durée de conservation d'une facture ?
Les factures doivent être conservées par les deux parties pour une durée de dix ans minimum (article L123-22 du code du commerce) qu’il s'agisse de versions papier, électroniques ou numérisées. Dans le cas d’une facture électronique ou numérisée, le prestataire doit être en mesure de fournir une version papier à tout moment si le client en fait la demande.
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