Facture électronique : tout savoir sur la dématérialisation à venir

Dans les années à venir, les TPE et PME seront dans l’obligation de recevoir et d’émettre leurs factures au format électronique selon des critères conformes à l’administration fiscale. Pour quelles raisons ? Simplifier le quotidien des entreprises, lutter contre la fraude à la TVA, mais aussi réduire les délais de paiements. 

Depuis 2020, toutes les entreprises qui réalisent des contrats conclus par l’État, les collectivités territoriales et les établissements publics doivent déposer des factures numériques sur la plateforme publique Chorus Pro pour adresser leurs demandes de paiement. À l’avenir, le gouvernement français élargira l’utilisation obligatoire de la norme facture électronique (ou e-invoicing) à toutes les entreprises assujetties à la TVA.  

Quels seront les formats acceptés lors de la généralisation de la facturation électronique  ? Quelles seront les modalités de dépôt des factures ? Comment et sur quelle(s) plateforme(s) déposer ses factures électroniques ? INTIA vous éclaire sur les futurs systèmes en vigueur.

Les modalités et formats de factures électroniques obligatoires 

Quelles seront les nouvelles modalités obligatoires de la facturation électronique ?

Si l’on comprend que le format de facturation papier partira bientôt aux oubliettes, il faut tout de même faire la distinction entre facture numérique ou dématérialisée et facture conforme aux exigences de la facturation électronique. Exemple : si vous scannez une facture papier et que vous l’envoyez par mail à votre fournisseur, votre facture sera dématérialisée mais ne sera pas considérée comme conforme aux futures exigences de facturation électronique. 

De nouvelles formalités obligatoires seront à prendre en considération pour respecter la législation de la facturation électronique :

• Les formats de factures électroniques devront être conformes aux exigences des autorités fiscales et respecter la norme européenne EN16931. Les factures devront être lisibles par l’ensemble des plateformes de dématérialisation partenaires en respectant la norme de facturation électronique européenne.

• La vérification technique des données structurées reçues qui permettent aux factures de valider leur authenticité au regard de l’administration fiscale. 

• Concernant les transactions en B2B : la transparence et le suivi de la facturation sur la plateforme de dépôt auprès des parties prenantes interconnectées seront exigés à travers l’apparition de 4 statuts obligatoires : facture déposée, facture rejetée, facture refusée ou facture encaissée.

• L’enregistrement réglementaire des informations en ligne (montant de l’opération, de la TVA et données de paiement). Pourquoi ? Les objectifs principaux : faciliter le remplissage des déclarations de TVA et limiter la fraude. 

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Quels seront les formats officiellement acceptés ? 

1. Le format Factur-X adapté au secteur de l’administration publique française et aux échanges B2B 

Développé par la France et l’Allemagne en 2014, le format de facturation Factur-X est une nouvelle norme européenne de facture électronique. Factur-X répond à la norme européenne qui vise à rendre la transition vers la dématérialisation moins onéreuse, plus “facile” et surtout “adaptée” aux besoins des petites et moyennes entreprises. Hybride et conforme, la norme Factur-X contient plusieurs formats de fichiers pour être lisible et exploitable par tous les utilisateurs et les logiciels de facturation.

Combinée en deux formats PDF/(A-3) et XML, la norme Factur-X permet une facture électronique lisible par les humains (PDF) et simplement traitée par des systèmes informatiques (XML). Principalement utilisé en France pour l’échange de factures électroniques entre entreprises et l’administration publique, ce format électronique est accepté par Chorus Pro.

2. UBL et CII : deux formats reconnus pour des échanges entre professionnels et administrations à l’international 

Le format UBL (Universal Business Language) est une forme de facture électronique reconnue et utilisée dans le monde entier. Les factures électroniques émises dans le cadre de marchés publics au sein de l’Union Européenne doivent d’ailleurs être conformes au format UBL. En France, le format UBL est aussi utilisé pour les factures électroniques à destination de l’administration publique et peut être éligible aux échanges B2B dans le respect de la réglementation européenne. 

Le format de facture électronique CII (Cross-Industry Invoice) est également une norme internationale pour la facturation électronique. Basé sur un fichier XML, le format CII a été développé par la CEE-ONU (La Commission économique pour l’Europe des Nations unies) pour permettre l’échange de factures électroniques entre les entreprises et les organisations gouvernementales de différents pays. Chorus Pro accepte aussi ce format.

PPF, PDP, OD : qui sont ces acteurs de la facturation électronique ? 

💡 Il y a trois différents types d’acteurs missionnés dans le processus de dématérialisation : le PPF, les PDP et les OD. Si vos poils sont en train de se hérisser, ne paniquez pas, nous allons démystifier ces acronymes ensemble.

Le Portail Public de Facturation (PPF).

Connue sous le nom de Chorus Pro, la plateforme de facturation électronique est actuellement déjà utilisée par le secteur public ainsi que ses clients pour la dématérialisation des factures en France. 

La Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP). 

Seules les plateformes partenaires seront habilitées à assurer les fonctionnalités prévues par la réforme de facturation électronique et de e-reporting.

Une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (ou PDP) est une plateforme qui a pour mission de recevoir et de transmettre les factures (au PPF ou PDP), de les contrôler, d’extraire les informations de la facture et d’assurer le e-reporting des données de transaction de TVA des entreprises. Ayant reçu une immatriculation officielle par l’administration, les PDP seront missionnées pour une durée minimum de trois ans reconductibles.

Une plateforme PDP détient différentes fonctions : 

• la transmission des données au Portail Public de Facturation (comprenant les mentions de montant HT et TTC de l’opération, taux de TVA, l’identification de l’émetteur et destinataire, etc.).
• l’émission, la transmission et la réception des factures du fournisseur et de l’acheteur, 
• la transmission des données de paiement pour l’ensemble des opérations,
• la recherche et la mise à jour de l’annuaire centralisé des entreprises.

L’Opérateur de Dématérialisation (OD). 

Un opérateur de dématérialisation est une plateforme de dématérialisation privée non certifiée qui permet d’émettre, de transmettre, mais aussi de recevoir des factures électroniques. L’OD est donc source de données et se positionne en producteur et/ou intermédiaire de transfert des informations, dont l’e-invoicing et le e-reporting, entre l’entreprise, les PDP et le PFF.

En plus de leur rôle d’intermédiaire, certains OD, comme INFast, complètent les rôles des PDP et PFF en offrant des fonctionnalités pratiques telles que la signature électronique, l’archivage de documents et le paiement en ligne. 

En tant que prestataire d’émission et de récupération des factures électroniques, l’OD permet : 

• si l’entreprise est émettrice : la production ou la transformation des factures aux formats obligatoires et de les envoyer soit au PFF, soit aux DPD.  
• si l’entreprise est destinataire : la réception des informations envoyées par la PFF ou la PDP  qui sont nécessaires pour le traitement de la facturation (validation ou rejet et suivi de la mise à jour des statuts, transmission comptable, etc.)

Afin de garantir leur conformité, chaque opérateur devra intégrer un système de facturation électronique respectant la réglementation fiscale avant d’être enregistré. Pour le moment, le lien entre les plateformes partenaires pour la dématérialisation n’a pas encore été effectué. 

Quel sera le processus de dépôt des factures ? 

Concrètement, l’entreprise devra émettre une facture au format demandé par la nouvelle réglementation (comme par exemple, Factur-X). Cette entreprise pourra réaliser un e-reporting en direct sur la plateforme publique appelée Portail Public de Facturation (PPF) comme Chorus Pro, ou passer par une plateforme de dématérialisation partenaire certifiée (PDP).

L’entreprise qui édite et transmet sa facturation pourra, selon le contexte, extraire les données fiscales et les transmettre au PPF qui se chargera de les transférer aux autorités administratives fiscales ensuite. Selon les cas de figure, différentes solutions sont envisageables : 

1. L’entreprise crée sa facture au format Factur-X sur un logiciel de facturation ou un OD.

→ La facture est ensuite directement déposée sur le PPF qui va se charger d’extraire les informations à transmettre à l’administration fiscale. Le client peut ensuite récupérer les informations de la facture soit directement sur le PPF, soit via son propre OD. L’OD permet également à l’entreprise réceptrice de payer la facture en ligne et de transmettre automatiquement les informations nécessaires à son logiciel de comptabilité ou son comptable, son logiciel de gestion des ventes ou encore son CRM.

2. L’entreprise génère une facture sur un logiciel de facturation ou un OD qui est connecté à une PDP via une API.

→ La facture créée est automatiquement envoyée à la PDP qui envoie la facture originale ainsi que les données structurées qu’elle a extraites au PPF. Si le client utilise également une PDP, la facture d’origine lui est transmise. Le client peut également disposer de la facture depuis le PPF ou directement depuis son OD si celui-ci gère la réception des factures. 

3. L’entreprise dispose d’un logiciel de caisse qui lui permet d’extraire les données à partir du récapitulatif des ventes journalières (par exemple, un ticket Z). 

→ Le ticket Z est ensuite déposé au format dématérialisé et structuré sur la PDP ou la PPF.

4. L’entreprise n’utilise ni logiciel de facturation, ni logiciel de caisse.

→ L’entreprise peut entrer manuellement les informations nécessaires à la facturation directement sur la PPF. L’entreprise devra également envoyer un état récapitulatif des transactions réalisées par périodes. Plus fastidieuse, cette solution convient aux entreprises émettant peu de factures. 

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Chorus Pro : un portail public d’édition et de dépôt de factures électroniques 

Qu’est-ce que Chorus Pro et à qui s’adresse la plateforme ? 

Chorus Pro est la plateforme partagée de facturation conçue pour rassembler l’ensemble des fournisseurs (qu’ils soient du secteur privé ou public) actifs au sein de la sphère publique. Ses objectifs ? Garantir une conformité légale concernant le domaine de la facturation électronique et surtout, un gain de temps non négligeable pour les entreprises ! 

Cette plateforme aura plusieurs rôles suite à la réforme de facturation électronique :  

• La transmission des données de facturation en direction de l’administration fiscale, 
• la saisie, le dépôt, la transmission puis la réception des e-factures,
• l’information sur le statut des paiements, 
• la gestion de l’annuaire des entreprises. Un registre centralisé et géré par l’agence pour l’informatique financière de l’État (AIFE) qui contiendra l’ensemble des données d’identification des entreprises.

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FAQ : 3 questions sur la dématérialisation des factures