Bien choisir son logiciel de facturation

Un logiciel de facturation doit pouvoir répondre aux besoins de votre entreprise. Il doit donc prendre en compte certains paramètres et fonctionnalités pour vous faire gagner du temps et vous simplifier la vie.

Posez-vous les bonnes questions pour déterminer ce dont vous avez besoin. Par exemple, les grandes et moyennes entreprises ont besoin d’un logiciel avec un certain nombre de fonctionnalités et d’outils spécialisés, tandis que les auto-entrepreneurs·euses et TPE recherchent avant tout la simplicité, la rapidité et des fonctionnalités intuitives.

Voici quelques conseils pour trouver LE logiciel de facturation qui vous correspond.

Regardez de près votre volume de facturation : combien de factures envoyez-vous chaque mois ? Si vous en avez des centaines, vous aurez besoin d’un système qui ne flanche pas sous la charge.

Listez les fonctionnalités dont vous ne pouvez pas vous passer : est-ce que gérer la TVA est essentiel pour vous ? Avez-vous besoin de facturer en plusieurs devises ou d’intégrer votre facturation à d’autres systèmes comme la comptabilité ou la gestion de la relation client ? Assurez-vous que le logiciel que vous choisissez peut tout gérer sans souci.

Pensez aux règles du jeu : chaque secteur a ses règles, et il faut que votre logiciel de facturation les respecte, surtout en cas de réglementations comme la loi anti-fraude à la TVA et la facturation électronique si vous êtes en France.

Essayez-le pour voir si ça clique : est-ce que le logiciel est facile à utiliser ? Vous n’avez pas envie de passer des heures en formation. Un bon logiciel de facturation devrait être intuitif et vous simplifier la vie dès le départ.

Et demain ? : et si votre entreprise grandit ? Vérifiez si le logiciel peut évoluer avec vous. Pouvoir ajouter des utilisateurs et des fonctionnalités sans prise de tête, c’est un gros plus.

Quand il s’agit de choisir un logiciel de facturation, la taille compte vraiment ! Que vous dirigiez une petite boutique, une PME dynamique ou une grande entreprise, vos besoins en facturation ne seront pas les mêmes. Voyons un peu ce qui change selon la taille de votre entreprise :

Vos documents de facturation doivent être créés en conformité avec l’article 242 nonies A du code général des impôts.

Un logiciel attesté ou certifié conforme à la loi anti-fraude vous offre la tranquillité d’esprit en garantissant que toutes vos factures répondent bien à la législation en vigueur.

Sachez que vous devez utiliser un logiciel de facturation conforme si vous enregistrez des paiements avec.

Un coup d’oeil doit suffire pour voir quels sont les devis acceptés ou refusés, les factures en attente, payées ou en retard. Vous enregistrez vos règlements clients et relancez les mauvais payeurs avec des e-mails personnalisés.

Vous devez avoir accès à un tableau de bord clair avec un récapitulatif du chiffre d’affaires du mois et de l’année en cours, les règlements encaissés, ceux à venir, l’état des factures sur le mois.

Personne n’est à l’abri d’une difficulté ou d’une erreur de manipulation, d’autant plus lorsque vous démarrez sur un nouvel outil. C’est pour cela qu’il est essentiel de choisir un logiciel avec un service client disponible, performant et à votre écoute.

Vous pouvez consulter les avis Google et des articles de test pour vous faire une idée plus précise de la qualité du service client et du logiciel en lui-même.

Privilégiez un service client que vous pouvez contacter par chat. Vous pourrez régler votre problème en direct avec un conseiller, plutôt que de risquer de tomber sur une ligne occupée en téléphonant ou devoir attendre une réponse par mail durant 2 jours alors que votre problème est urgent.

Vous pouvez joindre le service client d’INFast sur le chat 7/7j. L’équipe se tient à disposition pour répondre à vos questions et vous accompagner. Vous trouverez également des ressources en ligne vous expliquant comment utiliser les fonctionnalités du logiciel. Vous êtes un nouvel utilisateur d’INFast ? Profitez d’une démonstration gratuite personnalisée pour vous familiariser avec le logiciel !

Certains logiciels vous laissent choisir parmi plusieurs modèles de facture, de couleurs et styles de police.

Astuce : utilisez un modèle de facture en fonction du profil du destinataire (entreprise, particulier, type d’activité). Créer des documents de facturation personnalisés est important pour l’image de votre entreprise.

Pour un rendu professionnel, vous devez au moins faire apparaître votre logo sur vos documents de facturation. Utiliser les couleurs de votre entreprise peut aussi aider à marquer l’esprit de vos clients et vous distinguer de la concurrence.

Par exemple, sur INFast, vous pouvez importer votre logo ou en générer un et personnaliser l’interface de visualisation des factures.

Gagnez des ventes plus rapidement et sécurisez-les en proposant la signature électronique à vos clients. Ils pourront valider les devis en ligne en quelques secondes depuis leur canapé, leur bureau ou en face de vous. Qu’il s’agisse de la signature électronique simple ou certifiée, celle-ci constitue une preuve en cas de litige.

Si vous ne facturez qu’au bureau, vous pouvez privilégier le logiciel à installer dit “on premise”. Les données sont enregistrées dans la mémoire de votre ordinateur. Vous ne pouvez donc pas y accéder à distance. Vous restez maître de vos données, mais celles-ci sont définitivement perdues si votre ordinateur ne fonctionne plus ou si vous effacez la base de données par erreur. De plus, s’il y a des mises à jour à faire, celles-ci sont la plupart du temps payantes et vous devrez les faire manuellement de votre côté.

Si vous facturez essentiellement en déplacement depuis un mobile ou une tablette, une application pour mobile fera parfaitement l’affaire. Les mises à jours se font généralement en cliquant sur un bouton.

Certains éditeurs vont encore plus loin en proposant un logiciel mixte. C’est à dire qu’ils fonctionnent en ligne, mais peuvent également être installés sur votre appareil pour que vous puissiez continuer à travailler sans connexion Internet. Les données sont conservées dans votre navigateur et seront synchronisées lorsque vous retrouverez un accès internet. INFast appartient justement à cette catégorie de logiciels.

Qui dit logiciel de facturation gratuit, dit moins de fonctionnalités et vous devez paramétrez vous-même le logiciel pour l’adapter à vos besoins. Mais cela peut vous suffire si vous faites principalement des devis et factures, et que vous êtes tout à fait à l’aise avec les outils informatiques.

Le plus important est que le logiciel réponde à vos besoins, qu’il soit simple d’utilisation et que vous ayez toutes les ressources nécessaires pour l’utiliser à votre avantage.

Il existe des solutions de facturation payantes très abordables et sans engagement, adaptées à différents types d’utilisation. Sachez que lorsque vous utilisez un logiciel de facturation payant, vous avez la garantie de mises à jour et d’évolutions régulières, d’un bon maintient du logiciel et bien souvent, d’un service client à votre écoute.

Ça fait vraiment la différence.
C’est nos plus de 12 128 utilisateurs qui le disent.