Démarcher, assurer le suivi commercial, la gestion des devis, classer et exporter les factures : en tant qu’entrepreneur, vous êtes un véritable couteau suisse au quotidien ! Si l’adoption d’un logiciel de facturation n’est aujourd’hui pas obligatoire selon la législation française, il vous permet tout de même un gain de temps non négligeable.
Votre comptable insiste depuis des mois pour que vous utilisiez le logiciel de facturation qu’il vous recommande et qui est compatible avec son logiciel de comptabilité ? Vous êtes prêt à accepter sans broncher. Le hic, c’est que l’utilisation de cette plate-forme de facturation peut être très chronophage et inadaptée à votre activité.
Bonne nouvelle : vous êtes totalement libre de choisir vous-même un logiciel de gestion de facturation et de paiement qui vous fera gagner du temps ! Garder son indépendance, choisir un outil adapté à ses besoins, opter pour des fonctionnalités intuitives, gagner du temps et faire des économies : découvrez 5 bonnes raisons de ne pas accepter d’emblée un logiciel de facturation imposé par votre comptable et de choisir vous-même l’outil qui convient le mieux à votre entreprise !
Avec INFast, créez vos factures en quelques clics et faites-vous payer plus vite avec le paiement en ligne ! Libérez-vous du temps pour ce qui compte vraiment pour vous
1-Être indépendant de votre comptable
Être indépendant de votre comptable pour garder la main sur les opérations comptables, créer, envoyer des devis, lancer vous-même des paiements auprès de vos clients et enregistrer vos factures dans une base de données depuis votre bureau ou sur le terrain, c’est possible !
Choisir par vous-même un logiciel de facturation vous permet d’ailleurs de vous assurer que celui-ci est à votre portée et pratique à utiliser. Signer les yeux fermés pour un engagement de longue durée avec un outil imposé par votre comptable est un peu délicat : vous n’aurez peut-être pas l’occasion d’essayer ce logiciel au préalable pour être certain que vous arriverez à l’utiliser. INTIA propose INFast, un logiciel de facturation sans engagement et que vous pouvez tester gratuitement, sans carte bancaire et ce, pendant trente jours !
Votre comptable est en congé et vous avez un nouveau devis à faire signer ou un paiement à lancer au plus vite ? En optant pour un logiciel de facturation simple d’utilisation dont vous avez l’accès sécurisé, vous avez la possibilité de garder un œil sur la totalité des processus comptables : de la gestion de données clients à l’émission des factures. Les fonctionnalités automatisées du logiciel INFast sont là pour ça !
| ✅ Avec le logiciel INFast, plus besoin d’envoyer 10 relances par mail au client ou d’utiliser des outils extérieurs pour valider une vente : faites signer vos devis en toute sécurité avec la fonctionnalité signature électronique et activez gratuitement le paiement en ligne ! |
2-Choisir un logiciel de facturation qui répond aux besoins de votre entreprise
Outre l’argument de l’indépendance, choisissez un logiciel de facturation personnalisé qui s’adapte aux spécificités de votre profession. Assurez-vous que le logiciel dispose de toutes les fonctionnalités nécessaires pour répondre aux besoins de votre entreprise.
Un logiciel de facturation doit avant tout permettre de créer et envoyer des devis sécurisés et conformes, gérer la TVA, assurer un suivi des factures et des règlements tout en permettant une bonne gestion de votre base de données clients.
Avant de foncer tête baissée sur un outil tombé du ciel, posez-vous des questions pertinentes pour déterminer les besoins adaptés à votre entreprise :
- De quel budget, ressources et matériels informatiques disposez-vous ? Les logiciels recommandés par les comptables sont toujours payants : si vous ne les payez pas directement, ils sont intégrés dans les honoraires de la mission comptable.
- De quel temps disposez-vous pour la gestion de vos documents de paiements et d’achats ? Les TPE et PME recherchent avant tout la rapidité et les fonctionnalités intuitives par manque de personnel ou de disponibilités. Ce n’est malheureusement pas toujours l’approche des comptables qui peuvent dans certains cas privilégier la facilité de leur mission comptable plutôt que de la facilité pour vous.
| 🔥 TPE, PME : gagnez du temps en optant pour le logiciel de facturation INFast ! Un outil de gestion de facturation ergonomique, personnalisé, intuitif et conforme aux exigences fiscales en vigueur. |
3-Faire des économies avec un logiciel hébergé dans le cloud
Un logiciel de facturation en ligne ne nécessite aucune installation informatique contraignante, son coût sera donc moins onéreux pour votre entreprise.
Sa facilité d’utilisation vous permet d’assurer vous-même la gestion et le suivi de l’outil sans investir une grosse somme d’argent dans un logiciel complexe à mettre en place. Généralement accessible via un abonnement mensuel, les logiciels de facturation en ligne sont donc un excellent moyen de lisser ses dépenses au cours de l’année : un vrai plus pour mieux gérer la trésorerie de son entreprise.
Entièrement dématérialisé, l’outil de gestion de facturation proposé par INTIA ne nécessite par exemple aucun frais d’entretien ni de mise à jour. Avec une offre d’appel mensuelle abordable qui ne dépasse pas les 25 €, INFast est un logiciel de facturation en ligne accessible aux jeunes entrepreneurs et aux TPE.
| 🎉 Éditez vos factures en quelques clics avec INFast sans débourser de grosses sommes d’argent ! Avec une offre sans engagement dès 25 € par mois, INFast vous permet de créer et d’envoyer vos factures et devis, mais aussi de recevoir vos paiements à distance par carte bancaire très rapidement. |
4-Avoir la main sur les mises à jour et les changements de données clients en temps réel
Départ d’un prestataire, arrivée d’un autre dans le cadre d’un nouveau chantier, chargement de nouveaux devis… Lorsque vous allez souscrire à ce fameux nouvel outil de gestion de facturation, pensez à l’importance de la mise à jour des informations de vos clients ! Vous devez être en mesure d’apporter rapidement des modifications de documents au sein de votre logiciel de gestion.
En tant que professionnel du bâtiment ou d’un autre secteur, vous ne travaillez pas toujours derrière un ordinateur. Et si vous adoptiez une solution accessible à la fois en ligne et hors ligne sur tous types de supports ? Sur tablette, pc portable ou smartphone : optez pour un logiciel de facturation flexible et dématérialisé qui vous permettra de gérer vos ventes en temps réel et directement sur le terrain !
La bonne nouvelle, c’est qu’il vous est possible d’assurer simplement la mise à jour de données clients grâce au module import / export d’INFast. Ce module permet de transférer des données de sources externes vers le logiciel.
Différentes fonctionnalités s’offrent à vous :
- intégrer le catalogue articles d’un fournisseur dans votre base articles INFast,
- exporter vos clients dans Excel,
- mettre à jour les prix de vos articles.
💡 Partagez vos documents de facturation avec votre comptable via un accès personnel, depuis la plateforme de partage comptable gratuite INConnect ! INFast propose l’utilisation de la plateforme collaborative comptable INConnect interconnectable avec tous les logiciels comptables, comme par exemple l’outil MyUnisoft !
Avec l’API INConnect, il est en effet possible d’intégrer les données comptables de la plateforme INConnect directement dans un logiciel comptable sans que les comptables n’aient de manipulation à faire une fois l’interconnexion réalisée (l’intégration de l’API sera un jeu d’enfant pour votre développeur).
Grâce à l’outil de partage, les comptables ont à leur disposition tous les documents nécessaires à leur travail qui auront été automatiquement importés dans leur logiciel habituel. Votre comptable n’aura alors plus besoin de vous solliciter pour accéder à vos informations.
| 🔄 Importez facilement vos données articles et clients grâce au logiciel SaaS INFast ! L’outil propose un module d’import et d’export qui vous permet d’ajouter vos bases articles et clients à votre compte depuis le cloud sécurisé. |
5-Choisir un logiciel intuitif et facile d’utilisation pour gagner du temps
Vous devez vous concentrer sur le cœur de votre métier et n’avez pas le temps nécessaire pour vous former à l’utilisation du système de prédilection de votre comptable ? Gagnez du temps avec un logiciel en ligne facile à manipuler ! En théorie, une plateforme de facturation permet de vous faciliter le travail grâce à une automatisation de saisie. Mais certains logiciels en apparence très efficaces sont pour autant assez difficiles d’accès pour des personnes non initiées.
Dirigez-vous vers un logiciel de facturation dont la saisie des données se réalise en quelques clics et les tâches qui sont d’ordinaire longues ou peu utiles se font automatiquement. L’acquisition d’un logiciel de facturation SaaS présente beaucoup d’avantages pour les micro-entreprises, mais aussi les TPE et PME. Cela permet un réel gain de temps pour ces entreprises qui sont très souvent en déplacement et qui doivent être en mesure de facturer tout en ayant accès aux informations de leurs clients.
Dans tous les cas, pensez à demander une démo pour tester l’outil que l’on vous propose avant de vous engager : évaluez les coûts, les fonctionnalités et la facilité d’utilisation du logiciel !
FAQ : 3 questions sur la gestion de la facturation en entreprise
Comment créer une facture en ligne ?
Générer une facture avec un logiciel en ligne est simple : il suffit de suivre les étapes attribuées par le logiciel dès la création de votre première facture.
Avec un logiciel conforme à la loi anti-fraude, vous avez la certitude de produire une facture claire et en conformité avec les exigences de la réglementation française.
Adaptez vos factures en fonction de votre statut, que vous soyez assujetti·e à la TVA ou non, en choisissant la mention légale appropriée (autoliquidation, auto-entrepreneur, exonération, TVA réduite, etc.).
Lorsque vous saisissez vos informations légales, vos produits et vos clients, ces informations sont automatiquement enregistrées dans votre base de données. Ainsi, pour les factures suivantes, vos coordonnées et mentions légales seront reprises automatiquement, et l'import de vos produits et clients se fera en seulement quelques clics.Quels sont les différents types de factures ?
Il existe différents types de factures qui doivent être utilisées selon des circonstances spécifiques.
–La facture pro forma
La facture pro forma est une estimation provisoire émise à la demande du client afin qu'il puisse évaluer le coût réel de son futur achat.
Même si la facture pro forma n’a aucune valeur juridique ou comptable, elle devient indispensable si votre client a besoin de souscrire à un crédit pour son achat. Elle est requise pour déclarer la valeur des marchandises aux douanes dans le cadre des importations/exportations et des envois non-commerciaux.
–La facture d’acompte
L'émission d'une facture d'acompte est obligatoire lorsque le client verse une partie du montant total avant le début de l'exécution du contrat.
–La facture de situation
La facture de situation, également appelée “facture d'avancement”, est émise de manière progressive par le professionnel en fonction de l'avancement des prestations ou des travaux.
–La facture finale
La facture de clôture, ou facture définitive, est délivrée lors de la remise des biens ou après l'achèvement des services. C'est un document ayant une valeur juridique, commerciale, comptable et fiscale, attestant d'une transaction d'achat ou de vente de services ou de marchandises.
–La facture d’avoir
Si vous devez corriger ou annuler une facture en raison d'une erreur, d'un remboursement ou de l'annulation d'une vente, par exemple, vous devez émettre une facture d'avoir.Quels sont les formats de factures électroniques conformes en France ?
Les formats UBL, CII et Factur-X sont les trois formats de factures électroniques bientôt obligatoires en France. Ces formats répondent tous trois aux normes européennes en vigueur et sont déjà utilisés pour les factures électroniques à destination de l'administration fiscale (Chorus Pro). Ce seront également des formats répondront à l’avenir aux normes des factures électroniques en B2B :
–Le format Factur-X
Factur-X est un format idéal pour les petites et moyennes entreprises car sa mise en place est peu onéreuse. Développé conjointement par la France et l'Allemagne en 2014, le format Factur-X établit une norme commune pour l'échange de factures électroniques entre entreprises. Il combine les formats de fichier PDF/(A-3) et XML pour représenter les données de la facture, offrant ainsi une facture électronique lisible par les humains (PDF) et traitable facilement par les systèmes informatiques (XML).
–Le format UBL
Le format UBL (Universal Business Language) est une norme mondiale incontournable pour les factures électroniques. Il s’agit de la norme standard préférée des administrations européennes pour les marchés publics. La Directive 2014/55/UE exige que les factures électroniques dans le cadre des marchés publics de l'Union Européenne soient conformes au format structuré UBL.
–Le format CII
Le format CII (Cross-Industry Invoice) est une norme internationale pour la facturation électronique, développée par l'Union Européenne pour l'échange de factures entre entreprises et organisations gouvernementales. Il s’agit d’un format dédié aux grosses entreprises commerciales internationales. Basé sur un fichier XML, le format CII permet l'échange d'informations structurées entre systèmes informatiques et est compatible avec différents systèmes de facturation.
En dehors de ces trois formats obligatoires, d'autres formats sont utilisés en France, comme le format EDI (Échange de Données Informatisé). Le format PDF simple, bien qu'il soit largement utilisé pour l'envoi électronique de factures, ne sera plus considéré comme conforme après le passage de la réforme prévue pour 2024 en raison de sa difficulté de traitement automatique par les systèmes informatiques.
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