Transactions, factures, recettes, autant de pièces 🧩 qui composent le puzzle financier complexe qui représente la santé de votre entreprise. En effet, la comptabilité n’est pas une mince affaire. Voilà pourquoi vous déléguez cette tâche à un expert-comptable.
Mais, elle ne se limite pas à la simple saisie de données et implique notamment une analyse minutieuse. Fournir les bonnes informations à votre comptable est donc essentiel pour assurer une gestion financière efficace, améliorer votre rentabilité et garantir la conformité fiscale de votre entreprise.
Pour vous aider, INTIA vous détaille toutes les informations essentielles à fournir à votre comptable et vous livre ses conseils pour préparer efficacement vos écritures comptables. À vos documents 🗂️ !
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Écritures comptables et pièces comptables : définitions
Qu’est-ce que les pièces comptables ? 🤨
Les pièces comptables, aussi appelées justificatifs ou documents comptables, sont des documents qui servent de preuve et de support à vos opérations financières. Elles sont essentielles pour enregistrer et justifier les transactions dans votre comptabilité et donc indispensables à votre comptable. Obligatoires, les pièces comptables fournissent des informations détaillées sur les flux de trésorerie, les revenus et les dépenses de votre entreprise.
Les documents comptables permettent de légitimer les anciennes écritures comptables de votre comptabilité. Les principales pièces justificatives comprennent les relevés bancaires, les factures d’achat ou de vente, les bulletins de salaire.
Chaque pièce comptable permet de justifier l’enregistrement des écritures comptables dans les différents journaux de l’entreprise tels que :
- les journaux de ventes,
- les journaux de caisses,
- les journaux de trésorerie,
- les journaux de paies,
- les journaux de banques,
- les journaux d’achats,
- les journaux d’opérations diverses (OD).
Votre expert-comptable a besoin de l’ensemble de ces documents (factures, talons de chèque, relevés bancaires, tickets de carte bancaire, etc.) pour pouvoir suivre, traiter et enregistrer correctement chaque opération. ✅
Exemple : je fournis une facture d’achat à mon comptable, celle-ci justifie l’enregistrement d’une dépense de marchandises dans le journal des achats. Elle sert également de preuve pour l’affectation du montant payé à un compte fournisseur dans le journal de banque.
Le saviez-vous ? Les factures en B2B électroniques deviennent obligatoires en 2024 !
Qu’est-ce que les écritures comptables ?
Les écritures comptables ou opérations comptables sont des enregistrements de toutes les transactions financières effectuées par une entreprise. Ces écritures servent de base à l’élaboration des états financiers de l’entreprise, tels que le bilan, le compte de résultat et le tableau des flux de trésorerie.
Généralement, les écritures comptables sont enregistrées dans des “journaux comptables”. Sur chaque journal comptable, on compte en général 6 colonnes :
- date,
- document de référence (facture, ticket),
- numéro de compte,
- libellé du compte,
- débit,
- crédit.
Chaque opération doit faire l’objet d’un double enregistrement : débit et crédit, pour retracer leur origine et ainsi éviter la fraude. On parle de comptabilité en partie double.
Il existe également la comptabilité en partie triple : la blockchain. Elle consiste en un registre indépendant et décentralisé qui peut être complété et consulté par toutes les parties prenantes (fournisseur, acheteur, banque, etc) de manière irréversible et transparente.
Dans les écritures comptables, il y a toujours plusieurs comptes : au minimum un compte article (le numéro de compte change en fonction de la nature de celui-ci), un compte client, un compte fournisseur, un compte TVA le cas échéant, un compte de banque… On peut y ajouter un compte d’acompte, un compte d’avoir et un compte de remise.
Il existe également des écritures spécifiques comme le loyer, les écritures de paie, les plus-values latentes, les reports, les remboursements de prêts, etc.
Quels documents comptables transmettre à mon comptable ?
- Les informations de l’entreprise : les informations essentielles (type d’entreprise, adresse, raison sociale, chiffre d’affaires…)
- Les rapports sur les transactions avec les parties liées : ces rapports détaillent les transactions entre l’entreprise et ses dirigeants, ses actionnaires ou d’autres parties liées.
- Les factures de vente et d’achat : ces factures contiennent des informations sur les transactions que vous avez effectuées.
- Les relevés bancaires : ces documents montrent toutes les transactions qui ont eu lieu dans vos comptes bancaires, y compris les dépôts, les retraits et les paiements par carte de crédit.
- Les fiches de paie : elles contiennent des informations sur les salaires que vous avez payés à vos employés, ainsi que sur les cotisations sociales et les impôts sur le revenu retenus.
- Les déclarations de taxes : celles-ci permettent de prouver combien vous avez payé en taxes et en cotisations sociales au cours d’une période donnée.
- Les contrats de prêt et de location : ce sont les informations sur les prêts et les locations que vous avez contractées, y compris le montant du prêt ou du loyer, le taux d’intérêt et la durée du contrat.
- Les inventaires : ils donnent des informations sur votre stock et son coût.
- Les déclarations fiscales précédentes : elles peuvent aider votre comptable à comprendre votre situation fiscale et à planifier les futurs paiements d’impôts.
- Les reçus et justificatifs de dépenses : ces documents servent à justifier les dépenses engagées pour le compte de l’entreprise (déplacement, repas, formation…).
- Les notes de frais : justificatifs des dépenses engagées par les employés dans le cadre de leur travail.
Cette liste est non exhaustive et peut varier selon les entreprises.
Nos conseils pour bien organiser vos justificatifs pour vos écritures comptables
L’organisation de vos pièces comptables est indispensable pour une tenue de livres efficace et une préparation correcte des déclarations fiscales. Voici quelques conseils pour vous aider à mieux organiser vos justificatifs en vue de préparer vos écritures comptables :
- Classez les documents comptables par ordre chronologique et par catégorie : rassemblez tous les documents pertinents et classez-les par ordre chronologique et par catégorie. Cela permettra à votre comptable de suivre facilement le flux des transactions.
- Conservez vos documents en version numérique : dans la mesure du possible, conservez des versions numériques de tous vos documents pour faciliter le partage et la recherche d’informations. Assurez-vous que les fichiers numériques sont clairement nommés et organisés de manière logique.
- Utilisez un logiciel de facturation avec partage comptable ou un logiciel de comptabilité : un logiciel de comptabilité permet de télécharger, d’organiser et de partager vos documents numériques. Un logiciel de facturation avec partage comptable, tel que INFast, permet à votre comptable de récupérer, de manière indépendante, les factures de ventes et le journal des ventes.
- Donnez des informations complètes : assurez-vous que votre comptable possède toutes les informations dont il a besoin pour comprendre chaque document. Par exemple, si vous remettez une facture sans information contextuelle, votre comptable peut avoir du mal à déterminer à quoi elle se rapporte.
- Tenez à jour votre grand livre : si vous tenez vous-même votre grand livre, vérifiez qu’il est à jour avant de le remettre à votre comptable. Les incohérences entre votre grand livre et vos documents peuvent créer des confusions.
- Communiquez régulièrement avec votre comptable : tenez votre comptable au courant de tout changement important dans votre entreprise qui pourrait affecter la comptabilité, comme un nouvel emprunt ou l’achat d’équipement majeur.
- Respectez les échéances : fournissez tous les documents à votre comptable bien avant les échéances fiscales. Cela lui donnera suffisamment de temps pour préparer vos déclarations et résoudre les problèmes éventuels.
🚨 Conservez tous vos documents financiers et organisez-les soigneusement afin que votre comptable puisse facilement les comprendre et les utiliser. Si vous perdez une facture ou toute trace d’un règlement avant la saisie dans votre comptabilité, cela vous fera perdre du temps, générer des honoraires et des frais supplémentaires.
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Quand transmettre les pièces comptables à mon comptable ?
La périodicité pour la remise des pièces justificatives à votre expert-comptable est déterminée en fonction de votre activité et de la fréquence de vos déclarations fiscales et sociales. Discutez-en avec votre expert-comptable pour déterminer la périodicité spécifique qui convient le mieux à votre entreprise selon votre situation fiscale, votre activité et vos obligations légales.
Mon entreprise est assujettie à la TVA, mais je n’ai pas de salariés
Vous pouvez transmettre vos documents comptables tous les trimestres, en fonction du régime simplifié de TVA auquel vous êtes soumis. Cela s’applique aux SARL, entreprises individuelles, SASU, EURL, EIRL, et toutes autres formes juridiques similaires.
Mon entreprise est assujettie à la TVA et j’ai des salariés
En général, si vous avez des salariés, vous devez fournir vos documents comptables mensuellement à votre cabinet comptable. Cela permet à votre comptable de disposer des pièces comptables en temps opportun pour établir vos déclarations de TVA, les transmettre électroniquement aux services fiscaux, établir les bulletins de salaire pour vous et vos salariés, et effectuer les déclarations sociales correspondantes.
Mon entreprise n’est pas assujettie à la TVA
Vous êtes une entreprise non soumise à la TVA, auto-entrepreneur ou micro-entreprise ? Dans ce cas, vous pouvez fournir l’ensemble de vos documents comptables une fois par an. Étant donné que vous n’avez pas de déclaration de TVA à effectuer, et compte tenu du volume potentiellement faible de vos factures, il n’est pas nécessaire de transmettre votre comptabilité chaque mois. Toutefois, si vous constatez une évolution significative à la hausse ou à la baisse de votre activité, il peut être judicieux de fournir une situation intermédiaire afin de prévoir d’éventuelles régularisations importantes.
FAQ : 3 questions sur les pièces comptables
Qu’est-ce que le FEC (Fichier des Écritures Comptables) ? Est-il obligatoire ?
Le FEC est une copie numérique de l'ensemble des mouvements comptables d'une entreprise pour un exercice donné. Il doit être produit à la demande de l'administration fiscale, en cas de contrôle. L'obligation de produire un FEC en cas de contrôle fiscal a été instaurée par la loi de finances rectificative pour 2012 et est en vigueur depuis le 1ᵉʳ janvier 2014. Le FEC est un document obligatoire pour toutes les entreprises en France qui sont soumises à une comptabilité d'engagement, c'est-à-dire qui enregistrent les charges et les produits dès qu'ils sont engagés, et non pas lors du règlement effectif.
📝 À noter : le non-respect de l'obligation de fournir un FEC en cas de contrôle fiscal peut entraîner une amende. Si votre entreprise est concernée, assurez-vous d’être en mesure de produire un FEC conforme aux exigences de l'administration fiscale.Documents comptables : quelles sont les mentions obligatoires ?
Pour que les pièces comptables que vous fournissez à votre comptable soient acceptées, elles doivent contenir au minimum les informations suivantes :
-l'objet de l'opération,
-le montant de la transaction,
-les noms et adresses des parties impliquées,
-la date de l'opération.
Ces éléments permettent de vérifier l'identité des émetteurs et des destinataires de l'opération, ainsi que la nature de cette dernière.
Cependant, lorsqu'il s'agit de factures, des mentions supplémentaires sont requises comme :
-le numéro de SIREN de l’entreprise (Système d'Identification du Répertoire des Entreprises) ;
-le délai de règlement convenu entre les parties,
-les pénalités de retard éventuelles en cas de non-paiement dans les délais prévus.
⚡️ Attention : en cas de contrôle, l'absence de ces mentions obligatoires peut entraîner des sanctions. Veillez à ce que vos factures contiennent toutes les mentions obligatoires afin d'éviter tout problème lors d'un contrôle fiscal. Votre comptable pourra vous fournir des informations plus précises sur les mentions spécifiques requises selon votre cas.Dois-je conserver mes pièces comptables ?
Les documents comptables, comme la plupart des documents légaux, doivent être conservés pendant une période de 10 ans. Les pièces justificatives vous sont normalement restituées après l'établissement du bilan. Classez ces documents par mois et année et par type si besoin afin de faciliter les recherches en cas de contrôles fiscaux ou de demandes de vérification.
💡 Bon à savoir : Les factures peuvent parfois être tamponnées par le cabinet comptable lors de la saisie. Ce tampon n'affecte pas la validité des pièces. Il permet éventuellement de classer ou de retrouver plus facilement les justificatifs liés à la saisie comptable.
Si vous égarez une facture après sa saisie par votre cabinet comptable, vous courez un risque de réintégration fiscale et de pénalités.
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