La trésorerie d’une entreprise lui assure sécurité et prospérité à long terme. Mais pour la faire fructifier, il est important d’adopter de bonnes mesures au quotidien, notamment en ce qui concerne les dates de facturation. Alors à quelle date faut-il facturer ? Que risque une entreprise en cas de retard de paiement ? Comment optimiser sa trésorerie ? Découvrez tous nos conseils pour vous aider à mieux gérer la trésorerie de votre entreprise et vous éviter quelques déconvenues.
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Quels sont les délais de paiement à respecter par les entreprises ?
Différents délais de paiement sont possibles et varient selon les conditions stipulées dans le contrat signé entre les deux entreprises.
- Le paiement avec délai par défaut. Il s’agit du délai de paiement maximal le plus souvent appliqué entre deux entreprises. Le client est tenu de régler sa facture 30 jours après la réception des articles ou la prestation de services achetés. Pour appliquer un autre délai que celui appliqué par défaut, un accord doit être signé entre les entreprises et apparaître clairement sur le devis ou le contrat.
- Le paiement à réception. Le client est tenu de régler sa facture lors de sa réception et dans un délai d’une semaine minimum.
- Le paiement comptant. Le client doit verser la totalité du montant de sa facture lors de l’achat.
- Le paiement avec délai négocié. Selon les conditions négociées dans le contrat entre les deux entreprises, le paiement peut être reporté à 60 jours après émission de la facture ou après 45 jours fin de mois. Quel que soit le délai choisi, celui-ci doit absolument être stipulé par écrit sur le devis ou dans le contrat afin d’être valable.
- Pour certains secteurs spécifiques, comme les activités agricoles, les délais de paiement peuvent aller jusqu’à 110 jours, ou jusqu’à 90 jours pour les activités saisonnières. Pour connaître les délais de paiement et spécificités définis pour chaque secteur, consultez l’article L441-11 du code de Commerce.
| ⚠️ Ces délais de paiement ne concernent uniquement que le B2B, c’est-à-dire une vente entre deux entreprises. Si le client est un particulier, il n’existe aucun délai légal obligatoire à respecter. Le vendeur choisit librement le délai ou la date à laquelle il souhaite être payé et le particulier devra le respecter. |
Nos conseils pour mieux gérer la trésorerie de votre entreprise
Choisir la bonne date de facturation pour son entreprise
Choisir ses dates de facturation ne doit pas être laissé au hasard. Pour déterminer les dates de facturation les plus pertinentes pour votre entreprise, plusieurs critères sont à étudier.
- Votre trésorerie. Votre entreprise est-elle capable d’attendre un paiement de plus de 30 jours ? En cas de faible trésorerie, privilégiez un paiement sous 30 jours.
- Votre secteur d’activité. Certains secteurs d’activité, comme le secteur alimentaire, ont leurs propres délais de paiement selon les produits vendus.
- Le client. Les délais de paiement peuvent aussi varier en fonction des clients. Une entreprise peut par exemple pratiquer de manière générale un paiement à 30 jours, mais accepter de signer une clause particulière avec un client de façon exceptionnelle pour un paiement plus tard.
Automatiser son processus de facturation
De son envoi à la réception de son paiement, une facture demande un suivi méticuleux. En plus d’être une écriture comptable indispensable, une facture permet de mieux gérer et suivre votre trésorerie. Votre processus de facturation se doit donc d’être clair et précis. Afin de simplifier cette étape, nous vous conseillons d’utiliser un logiciel de facturation.
L’automatisation du processus de facturation dispose de nombreux avantages :
- gain de temps au quotidien,
- création automatisée de factures et devis conformes à la réglementation,
- suivi automatisé des factures,
- meilleure gestion de la trésorerie,
- suivi des relances de factures,
- suivi des paiements.
Éviter les risques de non-conformité réglementaire
Une non-conformité concerne l’absence ou l’inexactitude de mentions légales obligatoires. En plus d’en retarder le paiement, une facture non-conforme à la réglementation impacte la réputation de votre entreprise et donne lieu à un risque de sanctions.
En réduisant le risque de non-conformité de vos factures, vous vous assurez un paiement dans les délais et évitez que votre facture ne soit rejetée par le client.
L’utilisation d’un outil de gestion permet aux entreprises de mieux gérer leur trésorerie, mais aussi d’améliorer leur processus de facturation. Vous ne savez pas vers quel logiciel de facturation vous tourner ? Choisissez un logiciel qui répond aux besoins de votre entreprise tout en vous assurant des factures conformes.
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Comment gérer les retards de paiement en entreprise ?
Un client tarde à payer une facture ? Un retard de paiement peut vite arriver et impacter la trésorerie de votre entreprise.
- Contactez le client en lui envoyant une lettre de relance, par e-mail ou lettre recommandée. Restez ferme et à l’écoute du client afin de trouver une solution à l’amiable rapidement.
- Prévoyez des pénalités de retard. Celles-ci doivent obligatoirement être mentionnées dans vos CGV et sur le devis.
- Enfin, il est aussi préférable de vérifier qu’un client est solvable avant de signer un contrat avec lui, au risque de ne pas percevoir le paiement de vos factures.
Quelques astuces permettent d’éviter les retards de paiement :
- proposer le paiement en ligne,
- joindre des liens de paiement directement sur les factures électroniques,
- communiquer clairement sur les délais de paiement et les sanctions encourues,
- utiliser un outil de gestion de facturation.
Et pour aller plus loin, découvrez nos conseils pour vous faire payer plus rapidement.
Quelles sanctions risque une entreprise en cas de retard de paiement ?
Est considéré comme retard de paiement, un règlement qui intervient après la date mentionnée sur la facture. En cas de retard ou d’absence de paiement, l’entreprise fautive encourt différentes sanctions :
- des pénalités de retard fixées par les conditions générales de vente (CGV) inscrites dans le contrat ou sur le devis,
- une indemnité forfaitaire pour les frais de recouvrement d’un montant de 40 € (fixée par l’article D441-5 du Code du Commerce),
- une amende administrative pouvant atteindre 75 000 € pour une personne physique et 2 millions d’euros pour une personne morale.
Retard de paiement : pourquoi les conséquences peuvent être lourdes pour les entreprises ?
Les retards de paiement subis par certaines entreprises les conduisent à recourir à des financements de court terme auprès de leur banque. Ces retards entraînent des problèmes de trésorerie au sein des entreprises et mettent en péril l’existence des plus fragiles d’entre elles.
FAQ : 3 questions sur la trésorerie et la facturation en entreprise
Quelles sont les exigences réglementaires en matière de facturation pour les entreprises ?
Les exigences réglementaires varient selon les pays et les secteurs d'activité. Elles peuvent comprendre l'utilisation de la facturation électronique, la conformité fiscale en matière de TVA et la comptabilité en partie double (comptes de débit et de crédit).
Quand l’entreprise doit-elle émettre une facture ?
Les entreprises doivent émettre une facture dès qu'elles fournissent des biens ou des services à un client. Le délai de facturation peut varier selon les politiques internes de l'entreprise et les exigences réglementaires.
De manière générale, la facture doit être délivrée dès la livraison ou dès la prestation du service. Néanmoins, la facturation peut également être établie de façon périodique pour un même client recevant plusieurs biens ou prestations de services. Dans ce cas, la facture doit être établie avant la fin du mois en question de sorte que le délai de facturation ne dépasse pas un mois. Dans le cas de projets sur le long terme, en particulier dans les travaux BTP, il est possible de faire des factures de situation au fur et à mesure de l’avancée du projet et se faire payer à échéance.Comment la date de facturation peut-elle affecter la trésorerie de l'entreprise ?
La date de facturation d’une entreprise a une influence sur les délais de paiement des clients, les flux de trésorerie entrants et sortants, ainsi que la gestion des stocks et des fournisseurs. Selon la date de facturation choisie, la trésorerie de l’entreprise peut en être plus ou moins impactée. Idéalement, il est conseillé aux entreprises de déterminer avec leur client la date ou le délai de paiement. En choisissant ensemble la date de paiement, ils évitent de subir un impact négatif sur leur trésorerie et le client s’assure d’être en mesure de payer en temps et en heure.
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