La facturation en ligne simplifie la vie des entrepreneurs et entreprises. Calcul de la TVA, utilisation de modèles, conformité, pilotage facilité, numérotation, consultation 7j/7, envoi rapide, la facture électronique présente de nombreux avantages. Mais qu’est-ce qui change avec les factures en ligne ? Y a-t-il des obligations particulières ou des informations à préciser ? On fait le point sur le sujet !
Spoiler alert : la facturation électronique, c’est (déjà) obligatoire pour certaines entreprises !
Avec INFast, créez des factures conformes à la réglementation en quelques clics et faites-vous payer en ligne.
La facture (en ligne ou papier) : une obligation administrative et comptable pour toutes les entreprises
Peu importe votre forme juridique – SARL, EURL, micro ou auto-entrepreneur, SASU… –, la facturation est obligatoire pour toutes les entreprises. La facture est un document qui détaille les biens ou services fournis par une entreprise à un client, et le montant à payer à l’entreprise en échange de ces biens ou services.
Les factures servent à :
- suivre les ventes et le paiement des prestations,
- fournir une preuve légale en cas de litige,
- obtenir le paiement d’une dette en cas de non-paiement,
- faciliter le suivi des stocks,
- clarifier les détails d’une transaction.
Enfin, ne confondez pas facture et facture pro forma. Celle-ci est uniquement fournie à titre informatif. C’est un document commercial « pour la forme » qui fournit les informations de la prestation ou de la vente. La facture pro forma n’a aucune valeur comptable.
| Retrouvez toutes les informations sur la facturation dans le Code de commerce « Sous-section 1 : Facturation (Article L441-9) » et sur l’article 289 du Code général des impôts. |
🚨 Factures au format électronique : une nouvelle obligation
L’envoi de factures au format électronique, c’est obligatoire pour certaines entreprises, et dès 2024 ! Les entreprises qui ont pour clients l’État et ses sous-traitants sont soumises à cette obligation de dématérialisation des factures depuis janvier 2020.
Un calendrier échelonné a été établi selon la taille de l’entreprise :
| 1er juillet 2024 | 1er juillet 2024 | 1er janvier 2026 |
| Grandes entreprises | Entreprises de taille intermédiaire (ETI) | Petites et moyennes entreprises (PME) et les micro-entreprises |
Nos conseils ? Restez au courant des grands changements en vous abonnant à des newsletters de votre secteur d’activité ou à la Lettre Bercy Infos Entreprises envoyée chaque jeudi. Ensuite, anticipez la transition en utilisant dès maintenant un logiciel de facturation en ligne.
EDIT du 28/07/2023 : La Direction Générale des Finances Publiques vient d’annoncer que la date d’entrée en vigueur de l’obligation de facturation électronique est reportée. Il n’y a pour l’instant pas de nouvelle date.
Pourquoi faire ses factures en ligne et choisir un logiciel de facturation ?
Moins de paperasse
Plus besoin d’imprimer vos factures. Cette économie en papeterie est à la fois bénéfique pour votre organisation et pour la planète. Tout est centralisé en un seul endroit. L’ère des dossiers qui prennent la poussière sur les étagères est enfin révolue ! Vous gagnez de la place !
Meilleur archivage et consultation facilitée
Ne cherchez plus vos anciennes factures : elles sont toutes disponibles au même endroit et accessibles où et quand vous voulez. Un logiciel de facturation simplifie l’archivage de vos factures et devis. Plus aucun risque d’en perdre une entre deux dossiers ! Pour rappel, les factures doivent être conservées pendant dix ans (sous format papier ou électronique).
Une gestion de vos devis et factures plus rapide et pratique
Plus besoin d’envoyer vos factures par voie postale. En quelques clics, éditez un devis ou envoyez votre facture. Depuis le logiciel de facturation, obtenez une vision globale de votre business et des paiements en cours (ou à relancer !).
Des factures sans erreur de calcul
Mauvais calcul de la TVA, total HT, coquille dans la somme TTC, personne n’est à l’abri d’une erreur ! Le logiciel de facturation est un outil pratique qui réduit les risques d’erreur.
Anticipez l’obligation de facture électronique !
Comme on vous le disait plus haut : l’envoi de factures électroniques est obligatoire dès 2024 pour certaines entreprises. Prenez de l’avance et évitez de faire les choses à la dernière minute. C’est moins stressant !
| 😌 Avec le logiciel de facturation INFast, obtenez des factures conformes à la réglementation. |
Quand faut-il faire une facture (en ligne ou papier) ?
Envoyez la facture à vos clients après chaque prestation de service ou vente de marchandises, dès que la mission est terminée et les biens livrés. Selon la nature et la durée du projet, vous pouvez également envoyer des factures de situation. Il s’agit de « factures intermédiaires » qui permettent d’étaler dans le temps le paiement de la prestation.
Quelles sont les mentions légales et informations obligatoires sur une facture en ligne ?
Les mentions obligatoires sont les mêmes que sur une facture papier, à savoir :
- date d’émission de la facture,
- numéro de facture ,
- date de la prestation de service ou de la vente,
- identité et coordonnées du vendeur (adresse, dénomination sociale, numéro Siren ou Siret, forme juridique, capital social, numéro RCS, numéro de TVA, intracommunautaire, ville du greffe d’immatriculation, numéro au répertoire des métiers et département d’immatriculation selon le type d’activité) ,
- identité de l’acheteur (dénomination sociale ou nom pour un client particulier, numéro Siren ou Siret, adresse du client, numéro de TVA, adresse de livraison et de facturation si différente),
- numéro de commande (si fourni par l’acheteur),
- détails des prestations et/ou marchandises,
- prix unitaire ou taux horaire hors TVA,
- taux et montant de la TVA (le cas échéant),
- somme HT et TTC,
- informations de paiement (délai de paiement, conditions d’acompte, pénalités en cas de retard de paiement),
- mentions supplémentaires pour certaines situations particulières.
Consultez notre modèle de facture type créée avec le logiciel de facturation INFast.
| A savoir : De nouvelles mentions obligatoires et modalités d’écriture ont été annoncées en octobre 2022. Ces mesures sont applicables sur les factures en ligne et au format papier, et prennent effet dès 2024. |
Facturation : quels délais de paiement choisir ?
Les délais de paiement sont par principe fixés à 30 jours à compter de la réception de la marchandise ou de l’exécution de la prestation. C’est le délai qui s’applique par défaut. Cependant, cela peut varier et il est possible de voir certains délais s’étendre à 60 jours, la durée maximale à ne pas dépasser. Les entreprises de plusieurs secteurs d’activité ont aussi des délais spécifiques.
Des délais trop longs nécessitent une bonne gestion de la trésorerie et augmentent le risque d’oubli. Selon votre activité et votre trésorerie, déterminez des délais de paiement réalistes qui ne mettent pas votre entreprise en péril. Vous pouvez également vous adapter selon les clients.
| Bon à savoir : Certains de vos clients ont du mal à sortir une grosse somme d’un coup ? Nous vous conseillons d’éditer des factures de situation. Elles permettent d’échelonner le paiement selon l’avancement du projet. |
Comment se faire payer rapidement ?
- Privilégiez l’envoi d’une facture électronique qui fait gagner du temps.
- Ajoutez sur votre facture les informations de paiement (RIB, IBAN) et mentionnez-le à votre client.
- Choisissez un moyen de paiement rapide. Évitez le chèque ou les espèces qu’il faut ensuite aller déposer à la banque. Privilégiez un virement bancaire. Le logiciel INFast vous permet d’optimiser le temps de paiement grâce à sa solution de paiement intégrée par carte bancaire. Comme pour un paiement classique en ligne, vos clients ont juste à renseigner leurs coordonnées bancaires. Vous êtes notifié·e dès que c’est bon et la facture est automatiquement marquée comme « payée ». Vos clients n’auront plus aucune excuse pour vous payer en retard !
3 questions que l’on nous pose souvent sur la facturation en ligne
Comment faire une facture sans TVA ?
Certaines entreprises et entrepreneurs (micro/auto) ne sont pas assujettis à la TVA : ils ne la collectent et ne la facturent pas. Ils doivent éditer des factures sans TVA.
Selon la situation (franchise de base, autoliquidation, ventes et prestations en Union européenne) les mentions obligatoires, ainsi que le calcul des montants varient.
En savoir plus sur la facturation sans TVA.Que faire en cas de facture impayée ou en retard ?
C’est la bête noire des entreprises et des professionnels ! Commencez déjà par relancer votre client.
S’il ne procède toujours pas au paiement ou ne prend pas la peine de vous répondre, passez à la vitesse supérieure. Lettre de mise en demeure, recouvrement judiciaire, découvrez plus d'infos et nos conseils sur la gestion des impayés.Peut-on modifier une facture en ligne envoyée au client ?
Oui, mais à certaines conditions. L’erreur est humaine ! Si votre client n’a pas reçu la facture et ne l’a pas payée, faites une facture rectificative qui doit comporter la mention “annule et remplace la facture N°XXX) et les autres informations légales obligatoires.
C’est une nouvelle facture, elle doit donc avoir un numéro unique.
Si elle a été payée, envoyez une facture d’avoir qui doit comporter certaines mentions obligatoires.
Dans tous les cas, vous ne devez PAS supprimer la facture erronée. En savoir plus sur la rectification ou l’annulation d’une facture.
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