En tant qu’artisan ou petite entreprise, vous avez peut-être l’habitude de facturer à la main ou sur Excel. Même si cette méthode paraît être la plus simple au lancement de son entreprise, ce n’est pas la plus efficace à long terme car elle n’est pas adaptée à la facturation et laisse une grande place à l’erreur (calcul de la TVA) et aux oublis (remise, mention obligatoire).
L’utilisation d’un logiciel de facturation en ligne présente de nombreux bénéfices dont un gain de temps – et donc d’argent – dans la gestion des ventes, la limitation des erreurs grâce à l’automatisation des tâches et l’accès à vos données où et quand vous voulez.
Qu’est-ce qu’un logiciel de facturation en ligne? Quels sont les avantages d’un logiciel de facturation en ligne? Comment en tirer le meilleur profit pour vous, votre entreprise et pour vos clients ? Découvrez les réponses dans cet article.
INFast est un logiciel de facturation en ligne qui s’adapte à vos besoins et au rythme de votre entreprise.
INFast, le logiciel de facturation en ligne 100% français qui s’adapte à vos besoins et au rythme de votre entreprise.
Qu’est ce qu’un logiciel de facturation en ligne ?
Avant de commencer de parler de logiciel de facturation en ligne, commençons par définir ce qu’est un logiciel : créé dans les années 1970, ce mot, qui s’impose aujourd’hui comme une évidence a été inventé pour s’opposer au terme “matériel”. C’est d’autant plus frappant en anglais où l’on parle de “hardware” pour le “matériel” (hard = dur = ce que l’on peut toucher) et de “software” pour “logiciel” (soft = doux, tendre que l’on ne peut toucher).
Les logiciels sont donc par définition immatériels, même si leurs interfaces graphiques sont bel et bien visibles et que pour leur fonctionnement, ils nécessitent du matériel tels que des serveurs.
Et la facturation ? Si tout le monde sait bien ce qu’est une facture, il est intéressant de noter que le terme “facturation” regroupe des activités plus larges que la simple émission de devis et factures telles que, par exemple, la prospection, le suivi des paiements, les relances des impayés, etc.
Enfin, “en ligne” fait référence aux lignes téléphoniques qui étaient jadis indispensables pour téléphoner et accéder à Internet.
Pour résumer, un logiciel de facturation en ligne est donc un outil de gestion qui automatise toutes les tâches liées à la gestion des ventes, dont la création et la gestion de devis et factures, de données clients et produits, l’encaissement et le suivi des paiements clients, la gestion des relances, etc. Les données sont stockées et sécurisées sur un serveur web.
Pourquoi utiliser un logiciel de facturation en ligne dans une entreprise ?
Gain de temps, satisfaction client, conformité réglementaire, économie de papier et de timbres… les avantages à adopter un logiciel de facturation sont très nombreux et dépendent également de votre activité.
ACCESSIBLE PARTOUT, TOUT LE TEMPS
Si les entrepreneurs sédentaires travaillent sur un ordinateur de bureau, d’autres professionnels, comme les artisans du bâtiment ou les entreprises de service, passent une grande partie de leur temps en déplacement chez les clients ou sur les chantiers.
Dans les deux cas, un logiciel de facturation en ligne s’adapte au rythme de travail de chacun avec des fonctionnalités simples et efficaces. Vous pouvez vous en servir sur n’importe quel support (ordinateur, tablette, smartphone) pour créer rapidement des devis et factures, pour consulter vos fichiers clients, suivre les encaissements, etc.
UN LOGICIEL DE FACTURATION CONFORME, SANS INSTALLATION, QUE VOUS N’AVEZ PAS BESOIN DE METTRE À JOUR
Contrairement aux logiciels et applications à installer, un logiciel de facturation en ligne ne requiert ni installation, ni mise à jour de votre part. C’est l’assurance de toujours bénéficier un logiciel mis à jour et conforme à la réglementation.
Plus besoin de perdre votre temps à vérifier que les mentions légales sont bien affichées, que vous n’avez pas oublié de numéroter votre facture ou que vous n’avez pas fait d’erreur en calculant la TVA. Le logiciel s’en charge pour vous, ce qui en fait une solution de facturation facile à prendre en main, que vous soyez novice ou cador de la gestion des ventes.
VOS DONNÉES STOCKÉES ET SÉCURISÉES
Autre avantage des logiciels de facturation en ligne : vos documents de facturation, fichiers clients et articles sont centralisés, sauvegardés et sécurisés sur un serveur informatique. Même si vous cassez votre matériel, vos données seront toujours accessibles sur n’importe quel support et où que vous soyez.
Point important : les logiciels de facturation en ligne 100 % français stockent souvent leurs données sur des serveurs informatiques en France ou en Europe, qui sont soumis aux lois européennes. C’est d’ailleurs le cas du logiciel de facturation INFast, qui a recours à des serveurs en France. 🐓 🇫🇷
Quels avantages pour les clients des entreprises qui utilisent un logiciel de facturation en ligne ?
Si les entreprises qui utilisent un logiciel de facturation en ligne tirent de nombreux bénéfices grâce à des fonctionnalités simples et efficaces, c’est aussi le cas des clients finaux qui peuvent, par exemple, accepter un devis à distance, consulter un document comme ils le souhaitent ou encore payer une facture en ligne depuis la tablette de leur salon ou leur smartphone.
Les consommateurs d’aujourd’hui ont en effet pris l’habitude d’utiliser des outils numériques modernes et sont devenus bien plus exigeants. Il est donc temps d’arrêter d’envoyer des devis et factures papier en retard ou des documents Word ou Excel mal présentés ! D’autant plus que ces logiciels n’ont pas été conçus pour la facturation.
Logiciel de facturation et facture papier : quelles obligations ?
Depuis la loi anti-fraude à la TVA de nouvelles exigences réglementaires s’appliquent en matière de logiciel de facturation. Tous les professionnel·le·s n’y sont pas soumis et vous pouvez d’ailleurs répondre à un quiz rapide pour savoir si vous êtes concerné·e.
Que vous ayez l’obligation d’utiliser un logiciel de facturation conforme ou non, dans tous les cas, rien ne vous empêche de faire vos factures sur feuilles papier tant que vous ne travaillez pas pour un marché public. Évidemment plus difficiles à sauvegarder, à transmettre, consulter et à traiter, les factures au format papier répondent tout de même aux critères d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage de la loi anti-fraude à la TVA et sont conformes à la réglementation, à condition que vous respectiez bien toutes les mentions légales.
| A noter : En accord avec la réglementation française, les entreprises en B2B devront progressivement adopter la facturation électronique à partir de Juillet 2024. |
Est-ce possible d’utiliser un logiciel de facturation en ligne sans accès à Internet ?
Cette question peut paraître surprenante, néanmoins la technologie permet maintenant d’utiliser un logiciel de facturation en ligne sans connexion Internet !
Sans entrer dans des détails techniques, certains logiciels de facturation fonctionnent aussi bien en mode en ligne et hors ligne. C’est alors votre navigateur web qui stocke les données dans l’attente d’une synchronisation. C’est le cas du logiciel de facturation INFast, qui vous permet de travailler normalement sans accès à Internet et qui synchronise automatiquement les données dès qu’une connexion est retrouvée.
En bref
Gain de temps, facilité de prise en main grâce à des fonctionnalités intuitives, limitation des erreurs, conformité à la réglementation en vigueur… cet outil précieux qu’est le logiciel de facturation en ligne apporte de nombreux bénéfices aux artisans et entrepreneurs. Il est donc temps de laisser les facturiers et tableurs Excel et faire passer votre entreprise à la vitesse supérieure.
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