Terminées les factures au format papier et les prises de tête avec les nombreux courriers administratifs ! Votée en 2022, la loi de finances rectificative imposa la généralisation de la facturation électronique entre professionnels en France dès le 1ᵉʳ juillet 2024. Ensuite, suite au projet de loi de finances 2024, ce délai a été reporté à 2026 pour les plus grandes entreprises et 2027 pour toutes les entreprises. Cette nouvelle réglementation prévoit que l’ensemble des entreprises soumises à la TVA sur le territoire français soient dans l’obligation de transmettre et de recevoir les factures sous une forme dématérialisée.
Vous vous demandez comment vont se dérouler les opérations de facturation électronique ? Comment bien s’y préparer ? INTIA fait le point sur ce changement de système, les procédures à préparer et vous apporte de bons conseils pour anticiper au mieux les mises à jour de vos fichiers. À vos claviers, prêt, partez !
Avec INFast, créez des factures électroniques conformes en quelques clics.
Qu’est-ce que la généralisation de la facturation électronique ?
Réforme nationale, la généralisation de la facturation électronique a été imaginée pour simplifier les démarches en entreprise et faciliter la transition numérique. Processus moins long et moins cher pour les petites et moyennes entreprises, avec à la clé, selon les chiffres de l’évaluation PLFR 2022, un gain de 4,5 milliards d’euros annuels.
À compter du 1er septembre 2026, l’ensemble de vos factures seront progressivement dématérialisées et transmises via un serveur public.
Votre entreprise est assujettie à la TVA ? Voilà les avantages et avancées de cette nouvelle réforme :
- allégement des charges administratives,
- gain de temps et de productivité,
- pré-remplissage des déclarations fiscales à la TVA,
- développement de la cybersécurité à travers un système interne de protection des données,
- simplification de la communication entre clients et entreprises.
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Facture électronique : le calendrier de la réforme
Vous n’êtes pas prêt à tant de changements ? Pas de panique ! En France, cette obligation de facturation électronique va se déployer progressivement en fonction des tailles d’entreprises. Voici les échéances prévues par l’administration :
- dès le 1er septembre 2026, pour les grandes entreprises et de taille intermédiaire,
- dès le 1er septembre 2027, pour les petites et moyennes entreprises et microentreprises.
Il sera possible de faire un test de compatibilité à l’ouverture du portail dès le mois de janvier 2024.
| 💡 Une facture électronique n’est pas la même chose qu’une facture dématérialisée. Par exemple, une facture papier numérisée à l’aide d’un scanner ou d’un appareil photo est bien dématérialisée, mais ne sera pas conforme au modèle électronique officiel requis par l’État. |
Procédure : transmission et réception des factures
Côté fournisseurs, suivant le calendrier prévu par l’administration française, ces derniers seront peu à peu invités à émettre des factures électroniques dans des formats conformes et à les diffuser de façon automatique à leurs clients.
Si vous êtes fournisseur ou prestataire, il vous sera possible de choisir entre deux options : la diffusion de vos factures sur une plateforme de dématérialisation « agréée » par l’administration du gouvernement ou l’utilisation du portail public semblable à la plateforme Chorus Pro. Disponible le 3 janvier 2024, le portail public sera mis à votre disposition dès l’entrée en vigueur de la loi.
Une petite entreprise pourra continuer à émettre des factures papier jusqu’en 2026 et même après, si elle a une clientèle exclusivement composée de particuliers (auquel cas elle rentre, si elle est assujettie à la TVA, dans le prisme de la “loi anti-fraude 2028”). Elle devra néanmoins répondre à l’obligation de e-reporting dès 2026.
Dès le 1er septembre 2026, toutes les entreprises clientes, quelle que soit leur taille, seront quant à elles obligées d’accepter les factures électroniques émises par leur fournisseur, dès lors que ce dernier a obligation d’émettre des factures électroniques. Les entreprises clientes devront confirmer la réception des factures électroniques de leurs fournisseurs, soit depuis la plateforme publique, soit depuis leur propre PDP et être aptes à les intégrer dans leur comptabilité commerciale.
Vous ne disposez pas de service comptabilité ni d’outil de gestion pour traiter les factures d’achats au sein de votre entreprise ? Dès juillet 2024, vous serez chargé de gérer le traitement de vos factures. Sachez qu’il vous sera possible de solliciter certaines Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) afin de récupérer les factures de vente des quelque 300 entreprises qui émettront des factures d’électricité en juillet 2024.
Il ne vous reste plus qu’à vous parer d’un logiciel de facturation en ligne pratique et efficace pour réaliser des e-factures conformes en un rien de temps !
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Quels changements prévoir avec la e-facturation ?
✅ Des factures “conformes” aux standards en vigueur 🧾
Lors de la généralisation de la facturation électronique, les factures devront correspondre aux normes européennes EN16931. Ces documents devront être lisibles à l’écran par l’ensemble des plateformes qui les éditent en respectant la norme électronique européenne Factur-X. Ce nouveau type de document inclut la facture originale en PDF (norme PDF/A3) et exporte également les données dans un fichier XML.
| 💡 Conseil : Si vous utilisez le portail de facturation Chorus Pro, il vous est toujours possible de déposer vos factures INFast au format PDF. Le format hybride Factur-X quant à lui, permet à la facture émise d’être lisible par un humain et traitée comme une facture PDF classique. |
✅ L’archivage automatique : une nouveauté imposée 🖥️
Dans l’obligation de conserver leurs factures électroniques pendant une durée minimale de 10 ans, les entreprises pourront stocker leurs documents sur un disque dur ou dans le cloud, tout en gardant une sauvegarde en parallèle (pour éviter tout crash ou perte de données).
Les logiciels de facturation en ligne archivent les factures qui sont produites avec leur logiciel, tant que l’utilisateur décide de garder son compte actif. Il existe également des sociétés spécialisées dans l’archivage des données et documents électroniques.
Un archivage gratuit ou optionnel pourra être proposé par la plateforme publique de facture électronique, comme c’est déjà le cas pour Chorus pro avec ATLAS, mais uniquement pour les factures B2B déposées sur la plateforme publique.
Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) seront en mesure d’exécuter tous les processus requis par le système de facturation électronique français. Quelles tâches cela implique-t-il ?
- La vérification technique des données structurées reçues qui permettent aux factures d’avoir une valeur probante, autrement dit, son caractère d’original aux yeux de l’administration fiscale,
- la génération de signatures électroniques avancées, le stockage électronique des factures et de leurs signatures avec une intégrité garantie pendant une durée minimale de 10 ans.
✅ Obligation de transparence 🌐
Le réseau de facturation B2B rendra visible le suivi de la facturation auprès des parties prenantes interconnectées à travers l’apparition de 4 statuts obligatoires :
- Facture déposée
- Facture rejetée
- Facture refusée
- Facture encaissée
La réception de ces statuts informatiques sera un vrai plus pour récupérer des données de gestion fiscale et optimiser les opérations de trésorerie. Une fois la facture mise à disposition, le client aura la possibilité de la mettre à jour en refusant éventuellement la facture au motif, par exemple, d’un montant HT, ou d’un taux de TVA incorrect.
✅ E-reporting obligatoire
L’enregistrement des informations en ligne (montant de l’opération, de la TVA, données de paiement) devient réglementaire. Pourquoi ? Deux objectifs : faciliter le remplissage des déclarations de TVA et limiter la fraude. La transmission des données auprès de l’administration fiscale devra être numérisée dans les cas de figures suivants :
- les transactions B2B internationales pour les factures émises (excepté les imports),
- les transactions B2C,
- l’encaissement (pour les factures dont la TVA est collectée).
Les entreprises pourront faire leur e-reporting directement sur la plateforme publique appelée Portail Public de Facturation (PPF), ou passer par une plateforme de dématérialisation partenaire certifiée (PDP).
Nos 3 conseils pour se préparer à la facturation numérique dans son entreprise
Même si cela vous paraît compliqué, promis, ce n’est pas si sorcier ! INTIA vous livre quelques astuces pour mettre à jour vos anciens systèmes informatiques et anticiper au mieux l’arrivée de la facturation 100 % numérique.
1-Réalisez un audit de vos logiciels internes
Nous vous conseillons de faire un tour d’horizon des processus informatiques de votre entreprise qui risquent d’être impactés par cette dématérialisation ! Cela vous permettra de réaliser un diagnostic du processus de facturation.
Par exemple, il sera primordial de vérifier que le logiciel de facturation que vous utilisez vous permettra d’être en règle lors des changements en vigueur. Cela implique de posséder un logiciel de facturation connecté au PPF ou bien, à un DPD, comme ce sera le cas pour INFast à l’horizon 2025.
2-Faites un “clean” de vos bases de données
Ce changement de procédure est aussi l’occasion de faire le grand ménage ! Réalisez une mise à jour de vos fichiers clients et fournisseurs, vérifiez les entités et numéros SIRET, triez et ordonnez-les. Sachez que si l’un des numéros SIRET indiqué est erroné lors de l’émission d’une facture, cette dernière sera bloquée. Pensez aussi à respecter les mentions légales obligatoires.
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3-Mettez à jour votre solution de gestion
Vous n’êtes pas encore à jour pour passer le cap de la généralisation numérique de votre facturation ? Les tests pour vous assurer que votre système est compatible à la nouvelle procédure commencent dès le 1ᵉʳ janvier 2024. Il est encore temps de passer à un cadre d’organisation simple et efficace pour vous conformer aux arbitrages techniques de l’État E-invoicing* entrant, E-invoicing* et E-reporting** normalisés. Avec INFast, INTIA vous propose une solution de gestion de facturation facile d’utilisation et totalement conforme aux nouvelles normes en vigueur.
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FAQ : 3 questions sur la mise en application de la généralisation de la facture électronique
Quelles sont les nouvelles mentions obligatoires à ajouter aux factures à partir du 1ᵉʳ juillet 2024 ?
À compter du 1ᵉʳ juillet 2024, quatre nouvelles mentions s'ajoutent à celles qui étaient déjà obligatoires. Il s’agit du numéro SIREN ou SIRET du client, de l'adresse de livraison (si différente de l’adresse de facturation et de l’adresse du client), de la nature de l'opération ainsi que de l'option pour le paiement de la TVA d'après les débits. Vous trouverez tous les détails des mentions légales obligatoires dans cet article.
Puis-je éditer mes factures conformes à l’aide d’un logiciel de comptabilité ou de gestion ?
Dans ce contexte d’uniformisation obligatoire, il est vivement conseillé de passer par un logiciel conforme pour vous faciliter la tâche dans l’édition de vos factures électroniques. Par exemple, avec le format Factur-X, le logiciel de facturation INFast est en mesure d’extraire des données importantes nécessaires à l’administration fiscale, telles que le montant HT de l’opération, la TVA due ou encore l’identification d’un client. Les factures et les données sont ensuite transmises à l’administration fiscale et au client, soit directement via la plateforme de facturation publique, soit en passant par une plateforme partenaire.
Il est donc crucial que vos factures répondent aux normes européennes en vigueur, sous peine d’être rejetées par les plateformes de dématérialisation.Que faire si ma facture dématérialisée n’est pas reconnue par le portail public ?
Pour éviter tout blocage lors de la transmission de votre facture numérique, assurez-vous que celle-ci respecte les prérogatives suivantes :
-l’ensemble des mentions légales obligatoires en vigueur,
-le respect du format de facture électronique accepté par l’administration fiscale : -e format -PDF, qui affiche le contenu sous forme d’image ;
-le format EDI qui est plutôt utilisé par les grandes entreprises car il demande un service informatique dédié pour envoyer des données non structurées uniquement lisibles par les programmes informatiques ;
-Factur-X, qui est un format mixte (PDF et XML), à la fois lisible par les humains et qui peut être facilement traité par les outils informatiques.
💡 Attention, à partir du 1ᵉʳ septembre 2026, le format PDF ne sera plus accepté. Il faudra utiliser et exporter les documents aux formats Factur-X, UBL, UN/CEFACT CII ou EDI.
