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Catalogue d’articles, définition et bonnes pratiques

Le catalogue articles regroupe toutes les informations relatives aux produits et services que vous proposez à votre clientèle. Ces informations sont notamment utilisées pour la facturation et la comptabilité.  Il est donc essentiel de tenir un catalogue articles bien structuré et régulièrement mis à jour pour une bonne gestion de vos ventes et de votre entreprise.

Qu’est-ce qu’un article ?

Dans le commerce, un article est un bien ou produit matériel (parquet, meuble, livre, fenêtre, bac de douche), ou immatériel (une idée ou une organisation) ou encore un service (réparation de chaudière, pose de toiture) proposé à la vente.

Qu’est-ce qu’un catalogue d’articles?

Un catalogue d’articles est une liste de fiches d’articles triées et organisées par catégorie (neuf, occasion, vente au particulier, vente au professionnel, réparation, entretien, etc) et par nature (bien ou service).

Chaque fiche indique les caractéristiques des articles (référence, taille, options, prix, éventuellement les conditions de livraison, etc). On peut également avoir des documents comme une photo ou une notice technique.

numérisez votre catalogue article

Les avantages du catalogue d’articles

L’intérêt principal d’un catalogue d’articles est de centraliser vos ouvrages, prestations, matériaux et produits en un endroit unique et de gagner un temps considérable dans la gestion de vos ventes.

Si vous êtes toujours très organisé·e ou si vous optez pour un logiciel de gestion ou de facturation automatique, vous pouvez également obtenir des statistiques sur vos ventes et vos articles.

Les informations nécessaires sur les articles que vous proposez sont facilement accessibles lorsque vous devez établir vos devis et factures.

Pensez d’ailleurs, que lorsque vous proposez une prestation (par exemple, une pose de plinthes), vous devez faire la distinction entre les biens (les plinthes et les matières premières utilisées pour la pose) et les services (la pose et la main d’oeuvre) dans votre facturation et comptabilité (CGI, annexe 2 – Article 242 nonies A-7° ).

Créer et organiser un catalogue article

Dans un premier temps, il convient de lister tous les biens et services que vous proposez. Renseigner ensuite le prix d’achat hors taxes et le prix de vente hors taxes, ainsi que le prix toutes taxes comprises et le taux de TVA.

Il existe des calculatrices en ligne qui permettent de calculer le prix HT à partir du prix TTC et inversement (voir notre  simulateur de calcul HT et TTC).
La fonction de calcul automatique du prix HT et TTC est d’ailleurs disponible dans la plupart des logiciels de facturation automatiques, dont INFast.

calculatrice TTC, HT et TVA

Classer les articles par catégories peut vous aider à mieux vous y retrouver. Mettre à jour, réorganiser ou faire évoluer votre catalogue produits se fera ensuite beaucoup plus facilement.

Si vous proposez peu de services et/ou produits, vous pouvez commencer par créer un catalogue d’article sur papier libre, document de type Word ou encore un tableur comme Excel. Mais à mesure que votre catalogue articles et votre base clients grandiront, il deviendra judicieux d’opter pour un logiciel de gestion des ventes et de facturation automatisé.

avec INFast plus besoin de documents papier

Tenir à jour votre catalogue produits

Un catalogue d’articles doit être mis à jour le plus souvent possible pour une bonne gestion des prix et vous permettre d’ajuster vos marges commerciales au besoin.

Vous pourrez observer la répartition de votre chiffre d’affaires par rapport à l’ensemble de votre catalogue de services et produits.

Le catalogue d’articles sur INFast

Le logiciel de facturation automatique INFast, vous permet de créer une base de données de tous vos articles. Vous pouvez importer votre propre catalogue article réalisé sur Excel ou autre logiciel.

Dans vos fiches articles, vous indiquez le prix d’achat HT, le prix de vente HT et le logiciel calcule automatiquement la marge commerciale pour vous. Vous avez également la possibilité d’entrer directement le prix de vente TTC que le logiciel convertit en prix HT et inversement.

Après avoir créé votre catalogue répertoriant l’ensemble des produits et des services proposés, vous pouvez les utiliser directement pour tous vos devis et factures. Il est aussi possible de constituer votre catalogue au fur et à mesure que vous créez vos documents de facturation. En effet, vous pouvez créer de nouveaux articles directement depuis vos devis et factures et INFast les enregistre automatiquement.

Vous pouvez exporter votre catalogue d’articles pour le transmettre à votre comptable. Vous pouvez même l‘inviter à accéder directement à vos données (factures, catalogue articles, base clients) depuis la solution de partage de données comptables INConnect. Il lui sera possible de gérer, trier et mettre à jour vos données directement depuis son propre compte.

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