Dans le cadre de votre activité professionnelle, vous serez sûrement amené·e à faire un certain nombre de devis de prestation de service. En fournissant systématiquement un devis à vos clients, vous sécurisez vos ventes et évitez les problèmes au moment du paiement de la prestation.
Le devis de prestation de service doit répondre à plusieurs obligations, dont la mention d’informations légales.
Qu’est-ce qu’un devis de prestation de service ? Est-il obligatoire ? Que doit mentionner un devis de prestation de service ? Peut-il être payant ? Peut-on modifier un devis après signature ? Découvrez comment faire un devis de prestation de service dans les règles en lisant cet article. À votre disposition : un modèle de devis de prestation de service.
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Définition d’un devis
Le devis de prestation de service est un document commercial qui détaille le contenu et le prix d’une ou plusieurs prestations de service. Il doit être fournit au client pour que celui-ci puisse se faire une idée précise de ce qui va être fait et combien cela va lui coûter, lui évitant ainsi toute mauvaise surprise lorsqu’il s’agira de payer la facture à la livraison de la prestation de service.
Le devis est à la fois un gage de confiance et une assurance pour vous et votre client : il permet de rassurer votre client quant à votre fiabilité et sécurise la vente et les prix que vous avez fixé.
En effet, une fois que votre client a signé le devis, ce dernier devient un contrat commercial. Il vous engage donc, en tant que professionnel, à accomplir la prestation jusqu’au bout dans les conditions qui ont été définies dans le devis et votre client est obligé de payer la somme demandée à la fin de la prestation de service.
Le devis est-il obligatoire pour les prestations de service ?
Il n’est pas nécessairement obligatoire de faire un devis de prestation de service du moment que vous répondez aux obligations légales d’information pré-contractuelle. Cela peut être sous forme d’affiche ou de panneau indiquant le prix unitaire, le délai et la durée d’exécution de toutes vos prestations sur votre vitrine ou au comptoir de votre local. Si vous avez un site internet, vous devez mettre à disposition vos conditions de ventes sur une de vos pages. L’idéal serait de permettre aux consommateurs de les télécharger.
Notez, cependant, qu’il est obligatoire d’établir un devis dans les cas suivants :
- dépannages et réparations dans le secteur du bâtiment supérieurs à 150 EUR,
- prestations de service de plus de 100 EUR par mois,
- soins médicaux dépassant l’honoraire de plus de 70 EUR,
- services de déménagement,
- prestation de service funéraire,
- si vous demandez un acompte,
- si votre client le demande.
| ⚠️ Attention : En cas de manquement à l’obligation d’information pré-contractuelle du consommateur, vous devrez payer une amende pouvant aller jusqu’à 3 000 EUR pour une personne physique et 15 000 EUR pour une personne morale. |
Si le devis de prestation de service n’est pas obligatoire dans les autres cas, il est cependant fortement conseillé d’en établir afin de vous prémunir de tout problème. Si le client refuse de payer la facture à la fin de la prestation de service, le devis constitue une preuve à présenter lors de votre procédure de recouvrement de créance.
Devis de prestation de service : les mentions obligatoires
Si le devis est soumis à moins de contraintes légales que la facture, il doit tout de même répondre à un certain nombre d’obligations.
On doit notamment y retrouver les coordonnées du prestataire et du client, la date d’émission du devis, les conditions de paiement, la nature des services, les prix, la date de début d’exécution, etc.
Les mentions obligatoires sur un devis de prestation de service
Voici ce qui doit figurer sur votre devis de prestation de service :
- la mention “Devis”,
- le nom et la raison sociale de votre entreprise,
- si vous êtes entrepreneur individuel, la dénomination de votre entreprise est votre prénom et votre nom, suivis de la mention “EI” ou “Entrepreneur Individuel“
- les coordonnées et le numéro SIRET de votre entreprise,
- le statut et la forme juridique de votre entreprise,
- votre numéro individuel d’identification à la TVA,
- si vous êtes commerçant : votre numéro RCS suivi du nom de la ville où se trouve le greffe d’immatriculation,
- si vous êtes artisan : votre numéro au Répertoire des Métiers (n° Siren + RM + n° du département d’immatriculation),
- le nom de votre client
- les coordonnées de votre client si celui-ci est un professionnel (celles-ci sont optionnelles si votre client est un particulier),
- la date d’édition du devis et sa durée de validité,
- la description détaillée de chaque prestation de service en prix unitaire HT et quantité,
- le prix HT horaire ou forfaitaire de la main d’oeuvre,
- si vous demandez un acompte, la mention “acompte” ainsi que le pourcentage et la somme de ce dernier (en général 30% de la somme totale),
- le prix total en HT et TTC, ainsi que les taux et montants de TVA. Si vous n’êtes pas assujetti·e à la TVA ou facturez en autoliquidation, indiquez uniquement le prix HT et faites figurer la mention « TVA non applicable, article 293 B CGI »ou “Autoliquidation”.
- la date de début et la durée de la prestation,
- les modalités de paiement,
- les conditions de livraison et d’exécution du contrat,
- les coordonnées et numéro de contrat de votre assurance professionnelle obligatoire, ainsi que la couverture géographique,
- vos conditions de ventes (CGV).
| A savoir : Si vous n’êtes pas en mesure de donner un prix exact pour un type de service, pensez à noter le plus de détails possible, ou à préciser en commentaire la méthode de calcul utilisée pour que votre client puisse vérifier le prix. |
En cas de non respect des mentions obligatoires, vous encourez jusqu’à 1500 EUR d’amende, plus 15 EUR par mention manquante.
Bien qu’il ne soit pas obligatoire de numéroter les devis, nous vous conseillons vivement de le faire pour une meilleure organisation et pour faciliter la création des factures. En effet, vous devez indiquer la référence du devis pour toute facture y faisant suite.
Pour éviter d’avoir à y réfléchir et reporter le numéro de devis à chaque fois, vous pouvez utiliser un logiciel devis-facture qui automatisera la création et la gestion de vos devis et factures.
Pour que le devis de prestation de service soit valide et constitue un contrat de vente, le devis doit comporter la mention “Bon pour accord” ou “Bon pour travaux”, datée et signée.
Mentions particulières :
Si vous êtes une entreprise mandataire, vous devez faire figurer sur le devis la mention « Attention, dans le cadre d’un contrat de placement de travailleurs, le consommateur est l’employeur de la personne qui effectue la prestation à domicile. En cette qualité d’employeur, le consommateur est soumis à diverses obligations résultant notamment du code du travail et du code de la sécurité sociale »
Dans le cadre d’une mise à disposition, c’est cette mention qui doit apparaître : « Dans le cadre d’un contrat de mise à disposition de travailleurs, le prestataire de services reste l’employeur »
Si le devis mentionne un avantage fiscal ou social, il doit être clairement défini, détaché du prix et figurer en caractères plus petits que l’information sur le prix.
Quelle est la durée de validité d’un devis de prestation de service ?
Il n’y a pas durée légale fixe, mais la durée de validité d’un devis de prestation de service est généralement d’un mois à partir de l’émission du devis. Il est possible d’étendre cette période à 3 mois pour les demandes conséquentes ou de raccourcir jusqu’à 15 jours, voir 1 semaine si vous souhaitez que votre client se décide rapidement.
C’est à vous de fixer cette durée de validité dans vos conditions de ventes et de l’indiquer sur le devis pour éviter toute ambiguïté.
Nous vous conseillons de choisir une durée de validité relativement courte pour éviter que vos clients ne prennent trop de temps à réfléchir à votre proposition et finissent par vous oublier.
Une fois la date de validité passée, il est possible de revoir le prix de la prestation si, par exemple, vous vous rendez compte que vous aviez fait une erreur de calcul sur le devis initial ou si vous souhaitez faire une réduction sur le prix final.
Dois-je faire payer le devis de prestation de service ?
Le devis de prestation de service est normalement gratuit.
Néanmoins, si établir un devis implique un déplacement à domicile et une étude approfondie, vous pouvez faire payer ce service. Vous avez tout de même l’obligation de prévenir le client à l’avance du prix du devis.
Le montant du devis pourra être ensuite déduit de la prestation à payer s’il donne lieu à une finalisation de la vente.
Est-il possible de modifier ou d’annuler un devis déjà signé ?
Une fois le devis signé par les deux parties, il n’est plus possible de revenir dessus.
Toutefois, vous pouvez, dans certains cas, l’annuler ou le modifier d’un commun accord.
Il arrive régulièrement que la prestation demande plus d’heures de travail que prévu ou que des prestations supplémentaires s’ajoutent au contrat initial. Dans ce cas, il est possible d’ajouter les heures et prestations additionnelles directement sur la facture.
Attention toutefois, le client doit vous donner son accord préalable. Préférez donc passer par un accord écrit ; celui-ci laisse une trace de ce qui a été décidé et vous protègera en cas de désaccord.
Si vous avez un doute, faites un avenant qui comprend les prestations à ajouter, modifier ou supprimer avant de les commencer. Vous pouvez créer cet avenant sur papier libre ou en utilisant un modèle gratuit disponible sur Internet et l’envoyer par mail à votre client qui devra le signer.
Modèle de devis de prestation de service
Voici un exemple de devis de prestation de services réalisé avec le logiciel de facturation INFast.
Vous pouvez vous inspirer de ce modèle pour créer vos devis de prestation de service ou créer un compte INFast pour réaliser et automatiser vos devis et factures gratuitement pendant 30 jours.
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Vous créez un devis professionnel et conforme en quelques minutes, votre client le valide en ligne avec la signature électronique et il ne vous reste plus qu’à le convertir en facture en un clic.
Vous pouvez ensuite proposer à votre client de régler dès réception de la facture grâce à la solution de paiement en ligne intégrée. Votre client paie plus vite et sans effort, et vous recevez votre argent plus rapidement. Vous pouvez suivre vos paiements en temps réel depuis votre interface personnelle.
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