Tout savoir sur la numérotation

Tout savoir sur la numérotation des factures

La facturation doit répondre à de nombreuses règles, notamment en ce qui concerne la numérotation. Celle-ci est régie par le Code du Commerce et le Code général des Impôts et permet à l’administration fiscale de vérifier que chaque vente est bien déclarée. 

Quelles sont les règles de numérotation des factures ? Quel système de numérotation choisir pour mon entreprise ? Comment éviter les erreurs de numérotation ? Nous répondons à ces questions et plus encore dans cet article.

Pourquoi numéroter mes factures ?

La numérotation fait partie des mentions obligatoires devant apparaître sur toutes les factures, qu’il s’agisse de factures d’acompte, de situation ou de factures d’avoir.

Elle aide l’administration fiscale à identifier des fraudes éventuelles. 

Si cette obligation peut être ressentie comme une corvée, voyez-la plutôt comme une aide dans votre organisation administrative. Une bonne numérotation vous permet d’avoir des factures en ordre et de mieux vous y retrouver. D’autant plus que vous avez l’obligation de conserver vos factures durant 10 ans.

“Quelqu’un peut me retrouver la facture F-009643 ?”

Comment numéroter mes factures ?

PRINCIPE DE NUMÉROTATION DES FACTURES

La numérotation de la facturation est régie par l’article 242 nonies A de l’annexe II au CGI et comporte plusieurs règles. Chaque facture doit :

  • avoir un numéro unique,
  • être basée sur une séquence chronologique, c’est-à-dire des numéros qui se suivent dans le temps (01, 02, 03, etc),
  • être continue : il ne doit pas y avoir de trou, sinon l’administration pensera que vous essayez de cacher une facture supprimée.

Si la facture comporte plusieurs pages, vous devez les numéroter de la manière n/N (par exemple, 1/3, 2/3, 3/3) et le numéro de facturation doit figurer sur chaque page. Si vous utilisez un logiciel de facturation comme INFast, la numérotation des pages se fait automatiquement.

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La numérotation ne peut pas se faire ultérieurement à la date d’émission de la facture. C’est-à-dire que vous ne pouvez pas émettre la facture n°03 à une date plus ancienne que la facture n°02.

QUELLES RÈGLES POUR NUMÉROTER MES FACTURES ?

Il est possible d’utiliser plusieurs systèmes de numérotation, pourvu que la continuité chronologique soit respectée. Voici les systèmes de numérotation les plus répandus :

  • annuel : 2020-001 pour la première facture de 2020, 
  • mensuel : 202003001 pour la première facture de mars 2020, ou 2020-03-58 si vous éditez votre 58ème facture de l’année en mars 2020,
  • avec une lettre préfixe (F001),
  • mixte (F20200301, F-2020-0358, etc.).

Vous pouvez ajouter des tirets de séparation pour faciliter la lecture de la numérotation, par exemple : F-2020-03-01

Vous pouvez réinitialiser la numérotation au début de chaque année ou de chaque nouvel exercice fiscal. Par exemple, la dernière facture de 2019 sera F-2019-194 et la première facture de 2020 sera F-2020-01. Si l’administration fiscale ne recommande pas particulièrement d’utiliser une remise à zéro tous les mois, c’est tout à fait toléré.

Bon à savoir

La loi ne dit pas qu’il faut obligatoirement commencer la numérotation des factures par 01. Cela peut-être pratique si vous débutez votre activité et ne souhaitez pas le faire savoir aux clients que vous facturez. Vous pouvez commencer par 10 ou par 20, par exemple. Attention, le reste de la numérotation doit être continue. Sachez également que l’administration pourra vous demander des explications.

QUAND UTILISER DES SÉRIES DE NUMÉROTATION DISTINCTES ?

Vous pouvez faire des séries de numérotation distinctes en ajoutant des préfixes si :

  • vous avez plusieurs sites de facturation (par exemple, vous vendez vos produits sur une plateforme marchande et des salons),
  • vous avez plusieurs catégories de clients pour lesquels les règles de facturation diffèrent (professionnels assujettis à la tva et particuliers),
  • Si vous utilisez plusieurs modes de facturation, rendant ainsi difficile l’utilisation d’une série unique : sous-traitance de facturation, auto-facturation, facturation électronique et facturation papier.

Quelle numérotation pour la facture proforma ?

La facture proforma, ou pour la forme, est un brouillon de facture qui n’a aucune valeur comptable ou légale. La seule règle est de mentionner “Facture Proforma” sur le document. Libre à vous d’y ajouter ensuite une numérotation indépendante.

En revanche, une fois la facture proforma finalisée, celle-ci devient une vraie facture avec une valeur légale et comptable. On lui attribuera le prochain numéro issu de la séquence de numérotation des factures.

Facture d’acompte, quelle numérotation ?

La facture d’acompte est considérée comme une facture à part entière et doit en conséquence avoir un numéro de facture appartenant à la série de numérotation des factures.

Quelles règles de numérotation pour la facture d’avoir ?

La facture d’avoir a une valeur légale et comptable, elle doit être traitée au même titre qu’une facture normale.

Il existe 2 manières de numéroter des factures d’avoir : 

  • les intégrer directement dans la série numérique des factures, par exemple F2020-0035 (facture), F2020-0036 (facture d’avoir), F2020-0037 (facture)
  • leur attribuer une série de numérotation distincte des factures, par exemple en changeant le préfixe FA-2020-001.

Qu’est-ce que vous ne devez pas faire dans la numérotation des factures ?

SUPPRIMER UNE FACTURE

Si une facture est annulée -qu’elle n’aboutit pas- ou qu’elle comporte des erreurs (numérotation, taux de tva, oubli d’une remise, adresse de facturation, etc), vous n’avez pas le droit de la supprimer. Sinon, cela créera un trou dans votre numérotation et sera considéré comme une fraude par l’administration fiscale. Pour annuler une facture, vous devez faire une facture d’avoir.

UTILISER 2 FOIS LE MÊME NUMÉRO DE FACTURE

Vous n’avez pas non plus le droit de supprimer une facture et de réutiliser la numérotation pour une nouvelle facture ou d’utiliser 2 fois la même numérotation pour les mêmes raisons qu’énoncées précédemment.

Bon à savoir

Si, par inadvertance, vous éditiez 2 factures avec le même numéro, ne le modifiez pas. Mentionnez sur la facture pourquoi et comment il y a eu doublon du numéro, afin de prouver à l’administration votre bonne foi en cas de contrôle.

Quelles sanctions en cas de non-respect de la numérotation ?

Toute numérotation ou information inexacte sur une facture entraîne une amende de 15 EUR.Toutefois le montant de l’amende ne peut excéder le quart du montant de la facture. 

Si la numérotation est manquante, vous vous exposez à une amende de 50 % du montant de la facture. Cette amende pourra être réduite à 5 % si vous apportez la preuve que vous avez régularisé la situation en ajoutant un numéro à votre facture.

Comment rectifier une facture ?

Si vous souhaitez annuler une facture ou la rectifier, vous devez d’abord créer une facture d’avoir, puis éditer une nouvelle facture avec un numéro de facturation différent de la facture annulée. Dans les commentaires de la nouvelle facture, vous pouvez ajouter “annule et remplace la facture (numéro de la facture annulée)”.

Comment être certain de ne pas faire d’erreur dans ma numérotation ?

Entre les clients qui changent d’avis, les factures à modifier ou annuler, les différents sites de facturation à gérer, etc, il n’est pas toujours aisé de bien suivre sa numérotation.

Aussi, utiliser un logiciel de facturation conforme à la loi anti-fraude comme INFast est une excellente solution pour vous prémunir des erreurs et des oublis. Vous n’aurez pas non plus à vous soucier des séries numériques distinctes.

De plus, certains logiciels devis et facture, comme INFast, vous permettent de choisir parmi plusieurs séquences de numérotation. Ce qui vous laisse une plus grande liberté dans la gestion de votre facturation et facilite la transition si vous changez de logiciel ou si vous passez d’une facturation sur Excel à un logiciel en ligne.

Par exemple, si vous utilisiez déjà un système de numérotation conforme avant de facturer avec INFast, il y a de fortes chances pour que vous puissiez conserver ce mode de numérotation pour vos futures factures via INFast.

Ce qu’il faut retenir

La réglementation française impose une numérotation des factures, factures d’acompte et factures d’avoir selon un ordre chronologique et continu. Cependant, elle ne donne pas de précisions supplémentaires sur la manière dont vous devez numéroter vos factures. Vous êtes donc libre de choisir la numérotation qui convient le mieux à vos besoins et à ceux de votre entreprise, pourvu qu’il n’y ai ni trou, ni doublon de numérotation.

La numérotation basée sur une séquence annuelle avec un préfixe année de type F2020-0198, paraît être la plus cohérente et la plus facile à comprendre.

Vous n’avez pas le droit de supprimer une facture et de réutiliser son numéro sur une autre facture. Si vous souhaitez annuler une facture, faites plutôt une facture d’avoir

Pour éviter les erreurs de numérotation et les oublis de mentions obligatoires, il est fortement conseillé d’utiliser un logiciel de facturation conforme à la loi anti-fraude comme INFast.

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