Recouvrement : peut-on réaliser la procédure uniquement par e-mail ?

Le recouvrement des créances est une préoccupation que de nombreuses entreprises connaissent. Dans un contexte où les transactions commerciales se déroulent de plus en plus en ligne, une question se pose : peut-on réaliser efficacement le recouvrement uniquement par e-mail ?

Cette méthode présente des avantages indéniables, tels que la rapidité, la facilité de suivi et le faible coût engendré. Cependant, elle soulève également des interrogations quant à son efficacité réelle et à ses limites.
Avec INTIA, maximisez vos chances de succès dans cette démarche parfois délicate et découvrez toutes les subtilités du recouvrement par e-mail.

Qu’est-ce qu’une procédure de recouvrement judiciaire ?

Une procédure de recouvrement regroupe l’ensemble des étapes et actions mises en place par une entreprise ou une entité pour recouvrer les créances impayées auprès de ses débiteurs. C’est un processus qui vise à récupérer les montants dus dans des délais impartis. Une procédure de recouvrement judiciaire peut impliquer : 

• une injonction de payer, 
• une assignation en paiement,
• un référé provision.

💡 Quelle que soit la procédure de recouvrement judiciaire choisie par l’entreprise, une mise en demeure doit être effectuée au préalable.

Lexique Créancier : le créancier est celui à qui une somme d’argent est due.  Débiteur : le débiteur est celui qui doit une somme d’argent, comme une facture impayée à un créancier. Créances : les créances désignent les sommes d’argent que l’entreprise a le droit de réclamer, comme des factures impayées.

Les étapes d’une procédure de recouvrement

1. La relance amiable : Lorsqu’une facture n’est pas réglée à la date d’échéance, la première étape consiste à envoyer des rappels de paiement, soit par e-mail, téléphone ou courrier postal. L’objectif est d’inciter le débiteur à régler sa dette sans recourir à des mesures plus formelles.
2. La mise en demeure : Si les rappels amiables restent sans réponse, une mise en demeure de payer peut être envoyée. La mise en demeure est une notification écrite, généralement envoyée par lettre recommandée ou par voie électronique en cas de retard de paiement significatif, qui indique au débiteur qu’il dispose d’un délai spécifié pour régler sa dette. Elle peut également préciser les conséquences encourues en cas de non-paiement de la facture comme la mise en place de pénalités de retard.
3. Les voies de recours : Si le débiteur ne répond toujours pas ou refuse de payer après la mise en demeure, l’entreprise peut envisager d’entamer des poursuites judiciaires. Cela peut impliquer le dépôt d’une plainte devant les tribunaux compétents afin d’obtenir un jugement en faveur de l’entreprise ainsi que le recouvrement forcé des créances impayées.
4. Le recouvrement extrajudiciaire : Avant ou en parallèle des poursuites judiciaires, l’entreprise peut faire appel à une agence de recouvrement ou à un avocat spécialisé dans le recouvrement de créances. Ces professionnels aident l’entreprise à négocier des arrangements de paiement, effectuer des vérifications sur la solvabilité du débiteur ou engager des procédures de recouvrement amiable plus agressives.

💡 Avant de signer un contrat avec un client, les entreprises peuvent mettre en place des mesures préventives pour réduire les risques de créances impayées telles que :  l’évaluation préalable de la solvabilité des clients,l’établissement de conditions de paiement claires,la vérification régulière des comptes clients.

Les avantages et les limites d’une procédure de recouvrement par e-mail

Avantages	Limites
Rapidité et facilité de communication Le recouvrement par e-mail permet d’envoyer rapidement un rappel de paiement ou une mise en demeure au débiteur. Les e-mails permettent de mettre en place un processus de recouvrement plus rapide par rapport aux méthodes traditionnelles telles que le courrier postal.	Risque de non-lecture ou d’ignorance des e-mails L’un des inconvénients du recouvrement par e-mail est le risque que le courrier ne soit pas lu ou soit ignoré par le débiteur. Les boîtes de réception peuvent être encombrées, et les e-mails de recouvrement peuvent être considérés comme des spams.
Suivi et traçabilité des échanges L’utilisation de l’e-mail permet d’avoir une traçabilité précise des échanges avec le débiteur. L’entreprise peut garder une copie des e-mails envoyés et reçus, ce qui facilite le suivi des communications et constitue une preuve en cas de litige ultérieur.	Difficultés à établir une relation personnalisée L’aspect humain et la personnalisation sont des aspects qui peuvent manquer dans un e-mail, contrairement aux interactions en personne ou par téléphone. Cela peut être difficile de transmettre des émotions ou de créer un lien de confiance avec les débiteurs uniquement par e-mail. 👉 Adoptez un ton professionnel, mais empathique, dans les e-mails de recouvrement pour tenter de maintenir une relation cordiale avec les débiteurs.
Réduction des coûts et gain de temps Le recouvrement par e-mail permet de réduire les coûts associés aux méthodes traditionnelles de recouvrement, telles que les frais postaux. En automatisant certains aspects du recouvrement par e-mail, tels que l’envoi de rappels de paiement ou de mises en demeure préformatées, les entreprises réalisent des économies en termes de temps et de ressources.	Limites légales et juridiques Une procédure de recouvrement par e-mail doit se conformer aux lois et réglementations en vigueur, comme les règles sur la protection des données personnelles. Il peut exister des restrictions spécifiques concernant l’envoi de certaines informations sensibles ou confidentielles par e-mail. Toute entreprise doit se familiariser avec les lois et réglementations locales sur le recouvrement des créances par e-mail afin de s’assurer que ses pratiques sont conformes.

💡 En cas de créance d’une somme importante, adaptez votre stratégie de communication et mettez en place un suivi proactif et plus rigoureux. De même, une créance d’un montant très élevé peut également impliquer des enjeux juridiques plus complexes. 

Quels sont les éléments que doit comporter un courrier de recouvrement ?

Un courrier de recouvrement doit comporter : 

• Le nom et les coordonnées complètes du créancier,
• le nom et les coordonnées complètes du débiteur,
• une référence unique, telle qu’un numéro de dossier ou une facture,
• la date à laquelle la lettre de recouvrement est rédigée,
• la mention qu’il s’agit d’un recouvrement à l’amiable,
• les détails de la dette (fournir des informations claires et précises sur la dette, telles que le montant dû, la date d’échéance initiale, les éventuels intérêts ou frais associés, ainsi que toute autre information pertinente),
• l’historique des paiements ou les rappels déjà envoyés pour la dette en question (si applicable),
• la demande de paiement immédiat du montant dû en précisant la méthode de paiement acceptée (chèque, virement bancaire, etc.) et fournir les informations nécessaires pour effectuer le paiement,
• le délai de paiement, en précisant la date limite à laquelle le paiement doit être effectué pour éviter des mesures de recouvrement supplémentaires,
• les options de règlement acceptées comme une possibilité de paiement échelonné,
• la ou les factures dues en pièces jointes.

Les bonnes pratiques pour une procédure de recouvrement réussie par e-mail

1-Personnaliser les messages et les relances

Personnalisez vos courriers de recouvrement et les relances par e-mail autant que possible. Cela signifie adapter le contenu aux circonstances spécifiques de la dette et du débiteur, plutôt que d’envoyer des messages génériques et impersonnels. En vous 

adressant directement au débiteur, vous montrez que vous êtes attentif à son cas individuel. Cela peut susciter une réponse plus positive et une prise de responsabilité accrue de la part du débiteur. La personnalisation contribue également à instaurer une relation de confiance avec le débiteur.

2-Être clair et concis

Lors de l’envoi d’une lettre de recouvrement ou d’une mise en demeure par e-mail, soyez aussi clair et concis que possible dans vos formulations. Vous pouvez aussi mettre l’accent sur les conséquences légales et financières du non-paiement, ainsi que la mise en avant des avantages d’un règlement rapide. Des arguments solides et convaincants peuvent inciter le débiteur à prendre la situation au sérieux et à prendre des mesures pour régler la dette.

3-Automatiser les processus de relance

L’automatisation des processus de relance par e-mail permet de rendre les procédures plus efficaces et plus rapides. En utilisant un outil de gestion des créances ou un logiciel de recouvrement, il est possible de configurer des rappels automatiques à des intervalles réguliers et constants. L’automatisation vous permet également de gagner du temps et d’optimiser les efforts de recouvrement en libérant les ressources humaines.

4-Respecter les réglementations en matière de protection des données

Lors du recouvrement par e-mail, l’entreprise doit respecter les réglementations en matière de protection des données, telles que le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). En respectant les réglementations sur la protection des données, vous instaurez un climat de confiance avec les débiteurs et évitez les problèmes juridiques potentiels. En protégeant les informations personnelles, vous montrez également votre engagement envers la confidentialité et le respect des droits des individus. Cela peut améliorer la perception de votre entreprise et renforcer votre crédibilité auprès des débiteurs.

5-Combiner le recouvrement par e-mail avec d’autres canaux de communication

Bien que l’e-mail soit un outil efficace pour le recouvrement, nous vous conseillons de combiner son utilisation avec d’autres canaux de communication afin de maximiser les chances de contact avec le débiteur et renforcer l’impact des courriers. Par exemple, l’envoi d’une lettre de recouvrement par e-mail peut être suivi d’un appel téléphonique pour discuter de la situation et explorer des options de règlement. L’utilisation de plusieurs canaux de communication vous permet d’élargir les possibilités d’interaction et de créer un sentiment d’urgence plus fort pour le débiteur.

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FAQ : 3 questions sur le recouvrement et la mise en demeure