Depuis 2020, les différentes mesures sanitaires liées au COVID-19, ont obligé de nombreuses entreprises et cabinets à accélérer la dématérialisation des échanges et processus commerciaux et administratifs. Cela passe notamment par l’utilisation de solutions numériques telles que la signature électronique.
Aujourd’hui, le recours à la signature électronique s’est démocratisé, offrant aux clients et aux professionnels une expérience plus simple et efficace dans leurs démarches administratives et commerciales.
En quoi consiste la signature électronique? Quels sont ses avantages ? Quel est le type de signature électronique adapté à votre entreprise ? Découvrez dans cet article tout ce qu’il y a à savoir sur cet outil numérique, devenu incontournable pour les entreprises modernes.
Signature électronique : définition et fonctionnement
La signature électronique est un outil numérique et juridique qui permet de faire signer tous les documents électroniques en ligne de manière rapide et sécurisée.
Dans cet acte dématérialisé, le signataire donne son accord sur un document électronique commercial, administratif ou juridique (contrat, devis, mandat, bon de livraison, projet, documents juridiques ou comptables, actes notariés, compromis de vente, etc.).
En respect avec la loi européenne eIDAS 910/2014 du 23 juillet 2014, la signature électronique doit répondre à 5 critères :
- authenticité : le signataire doit être facilement identifiable,
- irrévocabilité : le signataire ne peut pas contester avoir signé,
- infalsifiabilité : le signataire ne doit pas pouvoir se faire passer pour une autre personne,
- non réutilisabilité : la signature ne peut pas être utilisée ou déplacée sur un autre document,
- inaltérabilité : une fois signé, le document n’est plus modifiable et doit être archivé.
Pour répondre à ces obligations, la signature électronique s’appuie sur un système d’horodatage, une clé chiffrée d’authentification et un certificat électronique. Ces procédés permettent de générer une empreinte numérique propre à chaque document signé de manière électronique, garantissant leur authenticité.
En cela, la signature électronique offre une solution fiable et sécurisée pour conclure vos contrats à distance.
La solution de signature électronique peut notamment être intégrée à un logiciel de facturation et de devis en ligne ou proposée par une plateforme spécialisée certifiée.
Quels sont les avantages de la signature électronique ?
Les bénéfices de la signature électronique sont nombreux et impactent directement votre entreprise, vos clients et interlocuteurs, la vie de vos employés et même la vôtre :
- simple et rapide : la signature électronique accélère grandement le processus de signature. Il suffit de quelques minutes pour signer les documents depuis un smartphone ou une tablette.
- sécurisé : les documents signés avec une signature électronique sont non-modifiables et infalsifiables. Grâce aux certificats vous êtes protégé en cas de litige. De plus, les données et documents sont protégés chez une entreprise tiers de confiance dans le respect du RGPD.
- économie de temps et d’argent : plus besoin d’encre, de scanner, de timbre et de papier. Vous pouvez réinvestir le temps gagné pour conclure de nouveaux contrats, développer votre entreprise ou encore le consacrer à vos loisirs.
Quel type de signature électronique choisir ?
Selon le règlement européen eIDAS, on peut identifier 3 types de signatures électroniques, qui varient par rapport au niveau de sécurité qu’elles offrent : la signature électronique simple, la signature avancée et la signature qualifiée.
La signature électronique simple
La signature électronique simple est, comme son nom l’indique, l’outil le plus accessible et abordable à mettre en place.
Le règlement eIDAS définit de manière globale la signature électronique simple comme des “données sous forme électronique, jointes ou associées logiquement à d’autres données sous forme électronique et que le signataire utilise pour signer”.
Cela peut aller d’une signature numérique (signature scannée ou manuscrite au stylet sur une tablette), à un ensemble de processus permettant de signer les documents lorsque le risque de litige est peu élevé (devis, papiers administratifs internes, etc.) ou qu’ils ne s’accompagnent d’aucune obligation légale.
Le processus de la signature électronique simple offre sécurité et fiabilité lorsqu’il comprend au minimum :
- une signature numérique,
- un chiffrement des données,
- une clé d’authentification chiffrée (code reçu par SMS ou e-mail),
- un hébergement des données en France ou en Europe,
- une garantie de l’intégrité du document signé (souvent un PDF non modifiable)
La signature électronique simple est alors recevable en tant que preuve aux yeux de la loi européenne.
INFast propose d’ailleurs une solution de signature électronique simple avec en plus un service d’horodatage (garantissant l’intégrité du document) et un certificat de signature électronique.
| A savoir : Il arrive que la signature électronique simple soit utilisée pour désigner la signature numérique. On parle de signature électronique manuscrite ou encore de signature numérique lorsque vous signez un document ou un reçu électronique au doigt ou au stylet. Cela peut-être également une signature manuscrite scannée puis collée numériquement sur un document que vous envoyez par e-mail. L’objectif de la signature numérique est de simplifier la gestion des processus administratifs ou commerciaux, où la signature est indispensable, mais sans réelle valeur juridique (bon de livraison, accusé de réception, autorisation, etc.). En effet, ce type de signature ne permet pas d’authentifier avec certitude la personne qui signe le document ou donne son accord. |
La signature électronique avancée
Il s’agit de la signature électronique la plus utilisée par les entreprises, notamment pour les contrats de travail, d’assurance, factures, compromis de vente immobiliers, etc.
Le signataire doit fournir sa pièce d’identité au service tiers proposant le service de signature électronique pour prouver son identité. Ce dernier procède à l’authentification, puis envoie par e-mail ou sms, une clé numérique uniquement accessible au signataire. Le signataire doit ensuite entrer le code de la clé d’authentification pour valider la signature. Certains services proposent également un horodatage.
La signature électronique avancée permet :
- d’identifier le signataire (authentification)
- de lier le signataire au document (irrévocabilité, infalsifiabilité)
- de garantir l’intégrité du document signé (inaltérabilité, non-réusabilité).
La signature avancée, requiert que le prestataire tiers de signature soit en possession d’un certificat de signature électronique répondant aux exigences de la norme eIDAS.
La signature électronique qualifiée
Il s’agit de la seule signature électronique reconnue comme l’équivalent de la signature manuscrite par le code civil (Décret n° 2017-1416 du 28 septembre 2017 relatif à la signature électronique).
Le signataire doit confirmer son identité auprès d’une autorité de certification électronique (en France, l’ANSSI) ou d’une autorité d’enregistrement agréée par ce dernier. Cette autorité s’occupe de la vérification de l’identité du signataire (transmission des papiers d’identité, Kbis, etc) et lui transmet une clé cryptographique, nécessaire pour signer.
La signature électronique qualifiée est complexe et coûteuse à mettre en place. C’est pour cela qu’elle est essentiellement réservée dans les cas où l’authentification du signataire est indispensable (actes notariés, contrat d’assurance vie, offres et contrats de marchés publics).
Combien de temps conserver les documents signés électroniquement?
La durée légale de conservation des documents de facturation est de 10 ans pour une entreprise, que les signatures soient produites avec des outils papier ou électronique.
Avec INFast, vos devis signés sont conservés de manière sécurisée et inaltérable sur nos serveurs en France jusqu’ à 1 an après votre arrêt d’abonnement. Vous pouvez aussi les exporter sur votre appareil ou votre serveur dans un format PDF non modifiable.
Comment fonctionne la signature électronique sur INFast ?
Le service de signature électronique INFast est accessible de manière illimitée pour tous les utilisateurs ayant souscrit à l’offre Furious. Il s’agit d’une signature électronique dite simple. Elle concerne pour l’instant la signature des devis.
- Vous créez votre devis, vous l’enregistrez puis envoyez un e-mail de notification pré-rempli à votre client via INFast ;
- Votre client clique sur le lien contenu dans l’e-mail et arrive sur l’interface de visualisation du devis ;
- Il signe au doigt, au stylet ou avec une signature numérique composée de ses noms et prénoms ;
- Un lien de confirmation unique (valable 15 minutes) lui est envoyé par e-mail pour finaliser la signature et assurer son identité ;
- Le devis est automatiquement horodaté et enregistré sur nos serveurs en France.
De votre côté, vous recevez une notification indiquant que votre devis a été accepté et signé. Vous pouvez le télécharger dans un format PDF non-modifiable.
Il ne vous restera plus qu’à transformer votre devis accepté en facture en 1 clic depuis votre compte INFast.
Si le devis comprend un acompte, la facture d’acompte est générée automatiquement et vous pourrez l’envoyer au client pour qu’il puisse la régler dans la foulée.
Pour être payé plus rapidement, pensez à activer le paiement en ligne.
Simplifiez les démarches de vos clients et gagnez du temps
La signature électronique facilite et fluidifie les échanges commerciaux.
Avant, pour signer un devis, votre client devait l’imprimer, le signer manuellement, le scanner et le renvoyer par mail ou courrier.
Avec la signature électronique INFast, la procédure est grandement simplifiée. Vous obtenez une signature en quelques heures, voire quelques minutes seulement. Vos devis signés sont sécurisés et votre entreprise protégée.
Essayez la signature électronique illimitée pour vos devis avec l’offre INFast Furious. (30 jours d’essai offerts, sans engagement, pas besoin de CB)
4 questions fréquemment posées à propos de la signature électronique
Qu’est-ce que l’eIDAS ?
La norme eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services, ou en français services électroniques d'identification, d'authentification et de services de confiance)
est une réglementation européenne concernant la signature électronique entrée en vigueur en 2016.
Ce règlement instaure le cadre légal concernant l’identification électronique et définit les services de confiance électronique au sein des États membres de l’Union européenne pour toutes les transactions électroniques.Qu’est-ce qu’un tiers de confiance ?
Il s’agit des entreprises prestataires de services de certification reconnues par une Autorité de certification (l’ANSSI pour la France,) comme respectant les normes européennes.
Ces entreprises ou services sont habilités à vérifier l’identité des signataires, à procéder à des opérations de transmission et d’archivage de données.
Ces prestataires proposent des services de certification, de signature électronique, d’archivage sécurisé des données, mais également de transaction de biens et de documents.Est-ce que la signature électronique est fiable ?
Oui, si la signature électronique est fiable et sécurisée, s’il ne s’agit pas d’une signature numérique ou d’une signature scannée.
Le système d’horodatage, intégré à la solution de signature électronique, garantit la traçabilité et l’intégrité des documents. Il est très facile de contrôler la date et l’heure de la signature, ainsi que l’authenticité du document. De plus, une fois enregistrée au format PDF, le document n’est plus modifiable.
L'authentification du signataire est garantie par la clé numérique personnelle et le certificat de signature électronique délivré sur demande, par l'entreprise prestataire du service de signature électronique.Peut-on se désister après avoir signé un devis avec la signature électronique ?
Comme pour tout document commercial ou juridique, un devis, signé manuellement ou avec la signature électronique, engage l’entreprise ou l’organisme ayant édité le document et le signataire.
Si le client se rétracte, le professionnel est en droit de lui réclamer des dommages et intérêts. De même, l’entreprise ayant édité le devis est tenue d’aller jusqu’au bout du projet selon les termes décrits dans ledit devis.
