Quelles sont les charges déductibles pour mon entreprise ?

En tant qu’entrepreneur ou entrepreneuse, vous savez qu’une bonne maîtrise des charges et des dépenses est indispensable pour maintenir la rentabilité de votre activité. Certaines charges sont déductibles du résultat fiscal, ce qui vous permet de payer moins d’impôt sur les sociétés et donc d’optimiser la fiscalité de votre entreprise. Mais pour être déductibles, il faut que ces charges et dépenses respectent des règles précises. 

Dans cet article, découvrez quelles sont les dépenses qui peuvent être déduites de vos impôts ainsi que les règles à suivre en matière de déductibilité fiscale. En comprenant bien ces éléments, vous pourrez prendre les bonnes décisions pour maximiser vos avantages fiscaux, tout en assurant la stabilité financière de votre entreprise.

Qu’est-ce que le résultat fiscal d’une entreprise ?

Avant d’aborder la question des charges, revenons sur la définition du résultat fiscal d’une entreprise ou d’une société.
Le résultat fiscal représente le bénéfice ou la perte fiscale d’une entreprise avant impôts. Pour faire simple, il s’agit du montant sur lequel l’impôt sur les sociétés ou sur les entreprises individuelles est calculé.

C’est l’administration fiscale qui calcule le résultat fiscal à partir du résultat comptable, auquel elle additionne les réintégrations (charges non déductibles), puis soustrait les déductions (charges déductibles). Ce n’est pas un calcul comptable à proprement parler. Il s’agit simplement de déclarer tous les types de dépenses encourues par l’entreprise.

Résultat fiscal = résultat comptable + réintégrations extra-comptables – déductions extra-comptables

On peut également formuler le calcul ainsi :

Résultat fiscal = résultat comptable + réintégrations fiscales – déductions fiscales

Voici un exemple pour plus de clarté : 

Pour l’année 2023, l’entreprise AlphaSAS a fait un chiffre d’affaires de 35 600 € et a généré  12 750 € de charges, pour un résultat comptable de 22 850 €. Parmi ces charges et dépenses, il y a :

• 1 750 € de charges exceptionnelles, donc non déductibles, soit 250 € d’amende et 1 500 € de pénalités de retard sur la paiement de la TVA,
• 7 500 € de dépenses déductibles, soit 500 € de frais de déplacement professionnel, 4 000 € de crédit formation et 3 000€ de cadeaux d’entreprise.

Le résultat comptable de l’entreprise est de 35 600- 12 750 = 22 850 €

Le résultat fiscal avant impôts est de 22 850 (résultat comptable avant impôts)+ 1 750 (réintégrations fiscales) =  24 600 €

C’est sur cette base de 24 600 € que l’administration fiscale va se baser pour la calcul de l’IS ou de l’IR.

Pour obtenir le résultat fiscal après impôts, il suffit d’ajouter le montant des impôts dans les réintégrations fiscales, c’est-à-dire les charges non déductibles.

Attention à ne pas confondre résultat fiscal et résultat comptable, qui détermine quant à lui le montant des bénéfices ou pertes de l’entreprise lors d’un exercice comptable avant impôts.  Le résultat comptable se calcule ainsi : produits – total des charges Résultat comptable = base pour la comptabilité de l’entreprise Résultat fiscal =  base pour le calcul des impôts

Pourquoi déduire les charges du résultat fiscal ?

Déduire les charges du résultat fiscal de votre entreprise vous permet de réduire votre bénéfice imposable. Ce qui se traduit par une diminution de l’impôt sur les sociétés ou sur le revenu que vous devrez payer. 

En optimisant la déductibilité des charges, vous améliorez la rentabilité de votre activité et disposez de ressources supplémentaires pour investir ou développer votre entreprise.

Quelle est la différence entre une charge et une dépense ?

Une dépense est une sortie d’argent de la trésorerie de l’entreprise en rapport ou sans rapport avec l’activité professionnelle. Cela peut être des frais de transport, d’hébergement, de pressing, etc. Les charges font partie des dépenses de l’entreprise.

Le mot charge est un terme comptable qui désigne les dépenses indispensables à l’activité de l’entreprise ou de la société au cours de l’exercice comptable. On distingue notamment les charges :

• d’exploitation (loyer, électricité, matière première, salaires),
• financières (remboursement de prêts, agios),
• exceptionnelles (frais d’avocat, rénovation des bureaux suite à un sinistre),
• fiscales (taxes et impôts).

Quelles sont les règles de déductibilité des charges ?

Pour être déductibles de l’exercice fiscal, les charges et dépenses doivent :

• être engagées dans l’intérêt économique et/ou social de l’entreprise et en lien direct avec son activité ;
• faire partie de la gestion dite “normale” de l’entreprise (elle ne doivent pas être exagérées ou fictives), 
• être justifiables, c’est-à-dire qu’elles sont déjà payées et que vous possédez des justificatifs (facture, reçu, ticket de caisse, billet nominatif) ;
• être enregistrées dans la comptabilité de l’entreprise au cours de l’exercice duquel elles se rapportent ; 
• ne pas être exclues du droit à la déductibilité par la loi fiscale ;
• pour les charges résultant d’une immobilisation, c’est-à-dire les achats servant de manière durable à l’entreprises (logiciel, machine, brevet, local), seuls le petit matériel, les outils et logiciels dont la valeur ne dépasse pas 500 € unitaire sont déductibles immédiatement sur la période fiscale correspondante. 

A noter : De par leur nature durable, les immobilisations d’un montant supérieur à 500€ ne peuvent être passées en tant que charge déductible immédiate. Vous devez déduire partiellement ces immobilisations de votre résultat fiscal sur plusieurs années en fonction du calcul de l’amortissement.

Quelles charges peuvent être déductibles ?

De nombreuses dépenses, charges et taxes peuvent être déductibles du résultat fiscal de votre entreprise/société. Cela inclut notamment des frais :

• de personnel, 
• d’achat de marchandises et/ ou de matières premières, 
• de location de véhicule ou immobilière (salle de travail ou lieu pour l’organisation d’événements d’entreprise), 
• de publicité et de marketing, 
• de déplacement professionnel, 
• vestimentaires nécessaires à l’exercice de l’activité,
• de formation professionnelle,
• de cotisations sociales, 
• d’honoraires professionnels, 
• bancaires,
• de dons et subventions dans l’intérêt du personnel,
• et bien d’autres encore. 

Pour être déductibles, ces dépenses doivent être nécessaires à l’exercice de l’activité de votre entreprise et ne pas dépasser un certain plafond, notamment pour les cadeaux d’entreprise et les frais de restauration ou d’hébergement.

i vous exercez une profession libérale, vous pouvez en plus bénéficier d’une déduction de ces charges : 

• les coûts liés à l’achat de prothèses auditives ou dentaires, si vous êtes en contact direct avec les clients ;
• les frais de télétransmission des feuilles de soin pour les praticiens de la santé ;
• les dépenses liées aux actes professionnels (généralement des soins médicaux) ;
• les cotisations versées à un Ordre professionnel ou à des syndicats.

Exemple de charge déductible

Une charge déductible fait généralement référence à un type de dépense indispensable pour une entreprise ou une société dans le cadre de ses activités et qui bénéficie directement à l’entreprise. 

Prenons un exemple concret pour illustrer une charge déductible. 

Supposons que Marc, dirigeant, souhaite améliorer son local commercial pour en faciliter l’accès aux personnes à mobilité réduite. Pour cela, il fait installer une rampe d’accès et un ascenseur adapté.

Les coûts engagés pour concevoir, installer et mettre en service une rampe d’accès extérieure et un ascenseur conforme aux normes d’accessibilité sont considérés comme des charges déductibles. Non seulement, ces améliorations visent à élargir immédiatement la base de clients potentiels de Marc, mais elles font aussi partie de la politique d’inclusivité.

Exemple de dépense déductible

On parle de dépenses déductibles lorsqu’il s’agit d’une dépense admissible à la déduction fiscale pour un individu, comme un indépendant ou un employé, dans le cadre de son activité professionnelle.

Supposons que Sylvie, employée commerciale, doive se rendre dans une autre ville pour rencontrer des clients potentiels et conclure des contrats. Voici une liste non exhaustive de dépenses déductibles pour son voyage d’affaire : 

• frais de transport pour se rendre dans la ville où elle doit rencontrer ses clients et pour se déplacer sur place (billet d’avion, de train, de bus, frais de carburants et de stationnement si elle utilise sa voiture personnelle),
• frais d’hébergement durant le séjour,
• repas pris pendant le voyage,
• frais de représentation (repas d’affaires, cadeaux, divertissements, événements, etc. dans le cadre de discussions commerciales et ce, dans une limite raisonnable)
• frais de communication (appels téléphoniques, frais de données mobiles ou accès à Internet),
• frais de matériel de présentation, c’est-à-dire l’achat de matériel professionnel nécessaire pour les présentations de Sylvie lors de son voyage d’affaires.

Sylvie peut faire passer de nombreuses dépenses professionnelles à condition qu’elle présente un justificatif (ticket, reçu, facture) pour chacune d’entre elles. 

A noter que si Sylvie doit se rendre chez le coiffeur avant ou au cours de son déplacement professionnel, les frais de coiffeur ne sont pas déductibles. En effet, cette dépense est considérée comme une dépense personnelle, car elle ne se rattache pas directement à l’exercice au sein de son entreprise. 

Astuce : Découvrez comment gérer efficacement vos notes de frais pour vos dépenses professionnelles.

Déductibilité des charges mixtes, quelles sont les règles ?

En comptabilité, les charges mixtes constituent une sous-catégorie des charges déductibles. Elles englobent les dépenses liées à la fois à l’aspect professionnel et personnel, mais seules les composantes professionnelles sont prises en compte dans la comptabilité. Ainsi, elles se classent à la fois parmi les charges fixes et les charges variables, d’où leur appellation de “charges semi-variables“.

Ces charges mixtes revêtent une importance particulière, notamment pour les entrepreneurs travaillant à leur domicile (télétravail), où la frontière entre les dépenses professionnelles et personnelles peut être floue.

Quelques exemples courants de charges mixtes incluent :

• le loyer, 
• les charges de copropriété, 
• l’électricité, 
• le gaz,
• l’eau
• internet, 
• le forfait téléphonique,
• Les assurances liées au logement/bureau.

Le processus de déduction des charges mixtes repose sur une règle simple : seule la partie liée à l’utilisation professionnelle est déductible, et ce, proportionnellement à l’utilisation personnelle. 

Par exemple, si vous utilisez votre logement pour l’activité de votre entreprise, seule la superficie correspondant à l’utilisation professionnelle peut être déduite.

Mettons que dans votre logement de 65 m², vous utilisez  :

• 52m², soit 80 % du logement à titre personnel,
• 13m², soit 20 % à titre professionnel. 

Dans ce cas, vos charges mixtes déductibles s’élèvent à 20% des charges liées à votre logement (loyer, assurance, électricité, etc). 

Cette démarche vous permet de séparer clairement les éléments en deux catégories distinctes, ne considérant que la partie professionnelle dans la comptabilité et pour la déduction du résultat fiscal.

Bon à savoir : ne sur-évaluez pas vos charges mixtes pour faire gonfler artificiellement vos charges déductibles. Cela se verra en cas de contrôle fiscal. Pensez également à bien conserver vos justificatifs (quittance, facture, reçu). Vous pouvez les numériser et les sauvegarder sur le cloud ou sur un disque dur externe pour gagner de la place.

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