Vous avez envie de gagner du temps… Et surtout sur ce que vous n’aimez pas faire ! La facturation n’est pas votre cœur de métier et il existe plein d’astuces pour réduire le temps de cette corvée. Pour ceux qui ne l’ont pas encore fait, le passage au numérique peut vous aider.
Avec INFast, créez et gérez sereinement vos devis et factures en quelques clics. Libérez-vous du temps pour ce que vous aimez vraiment.
1- Passez à la facture électronique
Dans de nombreux cas, éditer une facture est une obligation et celle-ci doit contenir des mentions obligatoires comme un numéro de facture, la date d’émission, le taux de TVA, le prix hors taxe, le numéro SIRET, l’identité et les adresses du client, etc.
La réglementation française change régulièrement et si vous utilisez encore un facturier papier, un logiciel de traitement de texte ou un tableur Excel, il y a des chances pour que vous ayiez omis d’indiquer une mention obligatoire, mal numéroté une ou plusieurs factures ou encore fait une erreur de calcul sans le savoir.
Pour rappel, toute mention erronée ou oubliée est passible de 15€ d’amende.
Avec un logiciel de facturation conforme aux exigences administratives françaises, vous créez très rapidement des factures électroniques avec toutes les mentions obligatoires. Le logiciel automatise tous les calculs pour vous et vous n’avez plus à vous soucier de la numérotation.
En créant des factures électroniques, plus besoin de stocker de documents papier, surtout qu’il va falloir conserver vos factures au moins 10 ans !
En utilisant un logiciel de facturation, vous n’avez plus à scanner vos documents pour les archiver sur un ordinateur ou les déposer sur un portail de facturation en ligne comme Chorus Pro.
Vos documents sont conservés dans le Cloud ou sur des serveurs sécurisés et vous pouvez les envoyer directement par e-mail à vos clients, votre comptable ou à l’administration depuis le logiciel de facturation en ligne. C’est bien plus rapide que de les poster. Et c’est bon pour la planète. 🌏
De plus, à partir de 2024, la facture électronique devient obligatoire pour toutes les entreprises facturant en B2B. Autant s’y mettre maintenant, vous ne croyez-pas ?
2- Faites vos devis et factures chez le client
Choisissez un logiciel de facturation compatible avec tous les types d’appareils et prenez avec vous votre ordinateur, tablette ou smartphone pour faire le devis ou la facture directement avec votre client. Cela évitera les pertes de temps en allers-retours et multiples demandes de modification.
Avec la signature électronique, votre client pourra signer le devis en ligne en toute sécurité.
Si vos clients ne sont pas à l’aise avec l’informatique et qu’ils ne sont pas équipés, vous pouvez investir dans une imprimante portable bluetooth pour imprimer le devis sur place.
Dans les 2 cas, votre devis signé prendra une valeur probante et vous serez protégé en cas de litige.
Pas de réseau ou de connexion Internet ? Il existe des logiciels de facturation qui fonctionnent même en mode hors-ligne.
3- Transformez les devis en facture en 1 clic
Aujourd’hui, la plupart des logiciels devis facture proposent la fonctionnalité qui transforme votre devis en facture en 1 clic une fois que celui-ci a été accepté. Vous n’avez pas besoin de refaire un document et vous gagnez du temps.
De plus, si votre devis contient une demande d’acompte. La facture d’acompte est automatiquement générée lorsque votre client accepte le devis.
Vous devez faire des devis ou des factures similaires pour plusieurs clients ? Il vous suffit d’utiliser le bouton DUPLIQUER pour créer des copies de vos documents.
4- Utilisez les Relances automatiques
Nous vous avions expliqué dans cet article sur les retards et impayés que les rappels de relances automatiques vous évitent de perdre du temps.
En programmant des rappels de relance, vous êtes averti en cas d’impayé et vous pouvez immédiatement envoyer un e-mail de relance pré-rempli aux clients retardataires.
Pour éviter les impayés, nous vous conseillons de programmer une pré-relance la veille de l’échéance des devis et factures pour prévenir les clients étourdis.
5- Faites vous payer en ligne
Recevez votre argent plus rapidement et évitez les impayés en offrant à vos clients le moyen de régler leurs factures en ligne.
Avec l’option paiement en ligne INFast, vos clients peuvent régler leur facture dès réception de manière simple et sécurisée. De plus, l’activation est gratuite. Vous ne payez que les frais de transaction.
6- Centralisez les données
Conservez toutes vos données au même endroit ! Avec les logiciels de facturation en ligne, toutes vos données sont accessibles partout et à tout moment sur votre ordinateur ou smartphone.
Vous retrouvez toutes les informations importantes sur votre tableau de bord, dont le chiffre d’affaires et le statut de vos devis et factures.
Certains logiciels, comme INFast, proposent même des rapports analytiques pour vous aider à mieux piloter votre entreprise et garder un oeil sur votre trésorerie. Vous avez une meilleure vue d’ensemble sur votre entreprise et votre clientèle, ce qui vous permet de prendre les bonnes décisions.
7- Simplifiez le partage des factures avec votre comptable
Envoyer vos factures à votre comptable peut être long et fastidieux.
Avec le portail de partage comptable, INConnect, votre comptable vient récupérer directement vos factures et votre journal des ventes sur son propre compte de manière totalement indépendante.
De plus, INConnect est interconnectable avec tous les logiciels comptables comme MyUnisoft, par exemple. Votre peut très facilement implémenter les documents et les données dans son propre logiciel comptable avec l’API sans rien avoir à changer de ses habitudes.
Pour inviter votre comptable, il suffit de renseigner son e-mail depuis le menu “Mon entreprise”. Si votre comptable a une question, il peut contacter directement l’équipe INConnect sur le chat 7/7j ou par téléphone sur rendez-vous.
De cette manière, vous ne perdez plus de temps en échanges, recherches et transferts de documents et vous pouvez vous consacrer plus sereinement à votre activité.
Pas encore de compte INFast ? Rejoignez des milliers de professionnels et découvrez comment gagner du temps dans votre facturation (30 jours d’essai offerts, sans engagement, pas besoin de CB).
