Quand on gère une entreprise, chaque minute compte. Et soyons honnêtes : la facturation, ce n’est pas ce qu’on préfère faire. C’est souvent chronophage, source d’erreurs… et pourtant indispensable. Bonne nouvelle : il existe des solutions simples pour en finir avec les prises de tête.
Voici 7 conseils pratiques (et testés) pour alléger cette charge, sécuriser vos documents et libérer du temps pour ce que vous faites de mieux.
Avec le logiciel INFast gagnez jusqu’à 3h de gestion par semaine ! Créez et gérez sereinement vos devis et factures en quelques clics. Libérez-vous du temps pour ce que vous aimez vraiment..
1. Passez à la facture électronique (si ce n’est pas déjà fait)
La facture électronique, ce n’est plus une option : c’est une obligation légale qui arrive à grands pas. Et c’est aussi un excellent moyen de fluidifier votre gestion, d’éviter les erreurs et de sécuriser vos données.
Ce que dit la loi
Dans le cadre de la réforme de la facturation électronique, toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA seront progressivement tenues :
- d’émettre leurs factures sous format électronique lorsqu’elles facturent à d’autres entreprises (B2B),
- de transmettre certaines données à l’administration fiscale (e-reporting).
Voici les échéances mises à jour, selon les dernières annonces de l’administration :
- 1er septembre 2026 : obligation de réception pourtoutes les entreprises et obligation d’émission pour les grandes entreprises et entreprises de taille intermédiaire (ETI).
- 1er septembre 2027 : obligation d’émission pour les micro-entreprises, TPE et PME.
Cela veut dire que dès septembre 2026, même une micro-entreprise devra être en mesure de recevoir des factures électroniques via une plateforme agréée (comme INFast). L’émission, elle, dépendra de la taille de votre entreprise — mais plus vous anticipez, plus vous êtes serein.
Facture électronique : ce que ça change
Contrairement à une facture PDF classique envoyée par e-mail, une véritable facture électronique est émise, transmise et reçue dans un format structuré (comme UBL, CII ou Factur-X). Ce format permet une lecture automatisée par les logiciels comptables et les plateformes de l’État.
Et ça change tout :
- Plus d’automatisation : fin des saisies manuelles.
- Moins d’erreurs : mentions obligatoires intégrées automatiquement.
- Meilleure traçabilité : vous suivez en temps réel l’état de vos factures.
- Conformité garantie : vous respectez la réglementation fiscale à la lettre.
Et si votre logiciel de facturation est conforme à la loi anti-fraude à la TVA, vos factures sont créées en quelques clics, avec toutes les mentions légales automatiquement intégrées. Plus d’erreurs de calcul ou de numérotation. Moins de risques de sanctions (15 € d’amende par mention manquante ou erronée). Et surtout : tout est sécurisé, archivé dans le Cloud, et disponible à tout moment. Vous pouvez envoyer vos factures directement par mail, sans les imprimer ni les scanner. Efficace, économique, écologique.
En pratique, comment s’y préparer ?
Dès maintenant, vous pouvez :
-> utiliser un logiciel de facturation compatible avec les futures obligations,
-> vérifier les mentions obligatoires sur vos factures (numérotation, TVA, SIRET, etc.),
-> numériser votre processus pour faciliter l’adaptation au format électronique structuré.
Avec INFast, vos factures sont prêtes pour la réforme. Vous les émettez au bon format, vous respectez toutes les obligations fiscales, et vous anticipez sereinement la transition vers la facturation électronique.
2. Générez vos devis et factures directement chez vos clients ou sur le terrain
Vous êtes souvent en déplacement ? Chez vos clients ? Sur un chantier ? Alors pourquoi attendre d’être de retour au bureau pour faire votre devis ou votre facture si vous avez quelques minutes devant vous ? Aujourd’hui, les outils vous suivent partout. En quelques minutes, vous pouvez gérer vos factures, même en déplacement, et ainsi gagner du temps au quotidien.
Grâce à un logiciel de facturation en ligne, vous pouvez créer, modifier et envoyer vos devis ou factures en quelques minutes, directement depuis votre smartphone, tablette ou ordinateur portable. Plus besoin de retaper vos notes le soir. Vous traitez les documents à chaud, pendant que les infos sont fraîches. Résultat :
- Vous êtes plus réactif : vos clients apprécient.
- Vous évitez les oublis ou les erreurs.
- Vous accélérez le processus de vente : pas de délai entre la prestation et l’envoi de la facture.
Fini les devis envoyés par mail et jamais retournés signés. Avec la signature électronique intégrée, vos clients peuvent valider votre proposition directement depuis leur téléphone ou votre appareil.
C’est rapide, sécurisé, et surtout : légalement valable. En cas de litige, vous disposez d’une preuve solide, avec date et authentification.
💡 Et si vos clients préfèrent le papier ?
Certaines situations (ou certains clients) nécessitent encore du papier ? Pas de problème. Vous pouvez :
- -> Imprimer votre devis ou facture avec une imprimante portable Bluetooth, directement sur place,
- -> Ou leur envoyer le document par e-mail en quelques secondes.
Le tout, sans repasser par la case bureau.
💡 Et s’il n’y a pas de réseau ?
Pas d’inquiétude. Certains logiciels, comme INFast, proposent un mode hors connexion. Vous continuez à créer vos documents normalement, et tout se synchronise dès que vous retrouvez une connexion.
En créant vos documents directement sur le terrain, vous gagnez en efficacité, vous valorisez votre professionnalisme… et vous simplifiez vos journées.
3. Transformez vos devis en factures en un clic et dites adieu aux doubles saisies
Si vous perdez encore du temps à recopier vos devis pour créer vos factures… il est temps de changer de méthode. Avec un bon logiciel de facturation, ce travail répétitif devient automatique.
Une fois que votre client accepte un devis, vous pouvez le transformer en facture en un seul clic. Pas besoin de ressaisir les lignes, les quantités, les prix, ni même les coordonnées du client. Tout est repris automatiquement, à l’identique.
Résultat :
- Vous limitez les erreurs de saisie.
- Vous gagnez un temps précieux à chaque transformation.
- Vous réduisez la paperasse inutile.
Et si vous devez envoyer une facture d’acompte ? Là encore, pas de panique : elle peut être générée automatiquement à partir du devis accepté. Simple, rapide et conforme.
💡 Dupliquez vos documents pour des prestations récurrentes
Vous proposez des prestations similaires à plusieurs clients ? Vous travaillez souvent sur le même type de mission ? Dans ce cas, la fonction “dupliquer” est votre meilleure alliée. Un clic suffit pour :
- -> Créer une nouvelle facture à partir d’un modèle existant.
- -> Réutiliser un devis type pour un autre client.
- -> Répondre rapidement à une demande sans tout reprendre de zéro.
C’est idéal pour les indépendants, les artisans, ou toute entreprise de services qui facture régulièrement les mêmes prestations.
4. Programmez vos relances et évitez les retards d’impayés
Envoyer des relances, c’est souvent pénible. Et pourtant, c’est indispensable pour préserver sa trésorerie. Bonne nouvelle : vous n’avez plus besoin d’y penser en permanence. Avec votre logiciel de facturation, ne loupez plus vos rappels de relance pour les clients qui tardent à payer.
INFast vous indique quand relancer vos clients, dès qu’une facture approche de l’échéance, ou qu’un paiement est en retard. Ainsi, grâce aux modèles d’e-mails pré-remplis, relancez vos clients à temps en quelques clic selon votre situation.
👉 Vous choisissez :
- Votre modèle (devis, pré-relance, relance n°1 ou relance n°2 de facture).
- Le ton du message (courtois, plus ferme, ou personnalisé… modifiable à votre guise).
💡 Le + malin ? Envoyer une pré-relance la veille de l’échéance. Cela permet de rappeler poliment à vos clients qu’un paiement est attendu. Beaucoup règlent dès ce premier rappel. Pas besoin de courir après.
Les retards de paiement peuvent vite impacter votre trésorerie, surtout quand on est une petite entreprise. Avec les rappels de relances et les modèles de relances personnalisables :
- Vous restez professionnel sans passer pour un harceleur.
- Vous récupérez votre argent plus vite.
- Vous gardez l’esprit tranquille… et votre relation client.
5. Faites vous payer en ligne et plus rapidement
Recevoir un chèque. L’encaisser. Attendre. Relancer. Re-attendre… Trop long, trop incertain. Aujourd’hui, le paiement en ligne est devenu un réflexe pour de nombreux clients – alors pourquoi ne pas en profiter, vous aussi ?
Proposez le paiement dès l’envoi de la facture !
Le paiement en ligne réduit drastiquement les retards. Pourquoi ? Parce que vos clients n’ont plus besoin de “penser à payer”. Ils le font tout de suite, pendant qu’ils ont votre facture sous les yeux. Et vous, vous n’avez plus besoin de relancer (ou beaucoup moins).
💡 Astuce pratique : pour encourager vos clients à régler plus vite, mentionnez dès le devis que vous acceptez le paiement en ligne. Un petit encadré du type :
“À réception de la facture, vous pourrez régler en ligne, facilement et en toute sécurité.”
Ça rassure, et ça accélère souvent le règlement sans même avoir à relancer.
Avec un logiciel de facturation, vous pouvez intégrer un lien de paiement sécurisé directement dans vos factures. Vos clients peuvent ainsi régler leur dû en un clic, dès réception du document. Plus besoin d’attendre un virement ou un chèque :
- Vous êtes payé plus vite (souvent en moins de 72h, selon votre banque).
- Vos factures ne s’accumulent pas.
- Vous gagnez en sérénité côté trésorerie.
Paiement simple, sécurisé, sans prise de tête ! Le service de paiement en ligne proposé par INFast est 100 % sécurisé, conforme aux normes bancaires. L’activation est gratuite, et vous ne payez que les frais de transaction. Vos clients, eux, peuvent payer par carte bancaire, via leur smartphone et sans créer de compte ! C’est fluide, moderne… et c’est exactement ce qu’on attend d’un pro aujourd’hui.
6. Centralisez toutes vos données pour garder le contrôle
Entre les devis, les factures, les bons de commande, les règlements… difficile de garder une vue d’ensemble si tout est éparpillé dans des dossiers, des tableurs ou des boîtes mail. Et pourtant, bien piloter son activité commence par bien organiser ses données.
Avec un logiciel de facturation en ligne, toutes vos données sont centralisées et synchronisées :
- Devis
- Factures
- Informations clients
- Règlements
- Statistiques du chiffre d’affaires
- État des impayés
- Et bien d’autres !
Et comme tout est hébergé dans le cloud, vous pouvez y accéder à tout moment, depuis votre ordinateur ou votre smartphone, au bureau comme en déplacement.
💡 Un tableau de bord clair pour piloter votre activité
Vous n’avez pas besoin d’être expert-comptable pour suivre vos performances. Avec le bon outil, vous :
- -> visualisez votre chiffre d’affaires en temps réel,
- -> savez où vous en êtes côté devis envoyés / signés,
- -> repérez les factures en attente de paiement,
- -> suivez l’évolution de votre trésorerie.
Certains logiciels comme INFast proposent même des rapports analytiques simples pour prendre du recul sur votre activité et identifier les tendances.
7. Simplifiez le partage des factures avec votre comptable et automatisez les échanges
Envoyer vos factures et vos justificatifs à votre comptable, c’est souvent… une corvée. Vous devez les retrouver, les classer, les exporter, les envoyer — sans parler des relances quand il manque un document. Il existe une meilleure façon de faire.
Avec un outil comme INConnect, votre comptable peut accéder directement à vos factures, vos paiements et votre journal des ventes depuis son propre espace. Il n’a même plus besoin de vous les demander. Plus de fichiers à envoyer manuellement, plus de pièces perdues, plus de doublons ou de version périmée. Tout est :
- Centralisé
- Sécurisé
- Accessible en temps réel
INConnect est interconnectable avec la plupart des logiciels de comptabilité du marché (comme MyUnisoft, entre autres). Votre comptable peut importer les données directement dans son logiciel, avec l’interface INConnect. Résultat : vous réduisez les échanges inutiles et vous gagnez du temps (et de la sérénité).
Comment l’inviter en 2 minutes ? Depuis INFast, cliquez sur “Mon entreprise”, renseignez l’adresse e-mail et le tour est joué ! Il reçoit une invitation et accède simplement à vos données sans configuration complexe. En cas de question, votre comptable peut contacter directement l’équipe INConnect via le chat 7j/7 ou prendre rendez-vous pour un accompagnement personnalisé par téléphone.
Checklist express – Êtes-vous prêt pour la facturation électronique ?
Vous ne savez pas si vous êtes dans les clous ? Faites le point en 1 minute :
❓ Je n’utilise plus de facturier papier ou Excel
❓ Mes factures contiennent toutes les mentions obligatoires
❓ Je conserve mes factures pendant au moins 10 ans
❓ Je peux envoyer mes factures sous un format structuré (Factur-X, UBL…)
❓ Mon logiciel est prêt pour la réforme 2026 (e-invoicing et e-reporting)
❓ J’ai une solution pour transmettre mes factures via une plateforme (PDP)
🎯 Si vous avez coché moins de 4 cases, il est temps de vous équiper d’un logiciel conforme comme INFast.
Pas encore de compte INFast ? N'hésitez plus !
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Découvrez le témoignage de Louan et Gilian de GLR Entreprise.
Tout savoir sur la facturation
Quelle est la différence entre facture électronique et facture PDF ?
Une facture PDF envoyée par e-mail est un simple document numérique. Une véritable facture électronique, au sens légal, est un fichier structuré (Factur-X, UBL…) transmis via une plateforme agréée, lisible automatiquement par l’administration fiscale et les logiciels comptables.
Quand la facture électronique devient-elle obligatoire ?
La réception sera obligatoire dès septembre 2026 pour toutes les entreprises assujetties à la TVA. L’obligation d’émission commencera à cette même date pour les grandes entreprises et ETI, puis s’étendra aux TPE, PME et micro-entreprises en septembre 2027.
Pourquoi utiliser un logiciel de facturation ?
Un logiciel de facturation permet de :
- créer des documents conformes,
- gagner du temps avec l’automatisation (numérotation, calculs, TVA…),
- sécuriser et archiver les données,
- mieux suivre son activité et éviter les erreurs.
Comment éviter les impayés ?
Pour réduire les impayés :
- proposez le paiement en ligne dès l’envoi de la facture,
- activez les rappels de relances,
- utilisez des conditions de paiement claires dans vos devis,
- faites signer les devis avec une signature électronique.
### Est-ce que INFast est compatible avec la réforme de la facture électronique ?
Oui. INFast est compatible avec les exigences de la réforme (formats électroniques structurés, transmission via PDP partenaire, etc.). Vous êtes donc prêt pour la transition.
