Suivi des règlements clients, les bonnes pratiques

La facturation n’est pas votre fort et vous préférez vous concentrer sur le coeur de votre métier. Quoi de plus normal ? Cependant, le suivi de facturation et la relance clients sont des tâches importantes pour la santé de votre entreprise.
Voici quelques conseils pour gagner du temps tout en restant à jour dans votre facturation et dans le suivi de vos règlements.

Organisez et tenez à jour votre base de données clients

Au fil du temps, il se peut que votre carnet de clients et contacts soit devenu conséquent. Constituer une base de données clients structurée vous aidera à mieux vous y retrouver, aussi bien dans votre facturation que dans votre communication.

Regrouper vos clients dans des catégories permet de les filtrer selon des critères spécifiques. Vous saurez du premier coup d’oeil qui relancer et quel ton adopter en fonction de la situation.

Certaines informations évoluent avec le temps. Par exemple, votre client peut avoir changé de numéro de téléphone. Si vous travaillez avec une entreprise, votre interlocuteur principal peut avoir été remplacé. Une base de données clients régulièrement actualisée évite de perdre du temps lorsque vous devez envoyer des documents, une demande de paiement ou une relance.

Ne tardez pas dans l’émission de vos documents de facturation

Plus vous ferez traîner l’envoi de vos devis et factures, plus vous devrez attendre pour avoir une réponse et encaisser votre dû.

En étant à jour dans votre facturation et réactif dans votre relation client, vous enverrez une image sérieuse et positive de votre entreprise. Ce qui laisse présager une relation commerciale sous le signe de la confiance dès le devis. Cela peut aussi vous permettre de démarquer de la concurrence face à un client hésitant.

Préférez l’envoi de vos documents par e-mail plutôt que par courrier qui a plus de chances de se perdre ou d’arriver en retard. 

Triez vos devis et factures

Les factures que vous émettez contiennent des informations précieuses pour le suivi des règlements, comme la date d’émission, l’état du document (en attente, payé, en retard), la référence du document, le montant et la date de règlement ou encore la date de relance éventuelle.

Vous pouvez organiser ces informations selon plusieurs critères pour retrouver plus facilement les données dont vous avez besoin que ce soit dans votre base de données de type tableur ou sur un logiciel de facturation en ligne.

Proposez le paiement en ligne

Si les moyens de paiement sont nombreux, tous ne sont pas adaptés : délais de virement et temps de traitement trop longs, chèque sans provision, obligation de se déplacer à la banque ou au bureau de poste, etc.

En proposant le paiement en ligne, plus besoin d’aller à la banque pour déposer un chèque. Les temps de traitement sont plus rapides et il y aura moins d’oubli du côté de vos clients, car vous leur donnez la possibilité de régler dès réception de la facture.

Certains logiciels de facturation, dont INFast, proposent le paiement en ligne intégré. Vous envoyez la demande de paiement en même temps que la facture. Vos clients n’ont plus qu’à entrer leurs informations de carte bancaire, valider leurs règlements et le tour est joué. Tout est rapide, simple et surtout, sécurisé.

Relancez vos clients au bon moment

Un client n’a toujours pas réglé alors que la date de paiement est échue ? Réagissez tout de suite avec une procédure de relance. Pour en savoir plus, allez lire notre article sur la gestion des impayés.

Si après la seconde relance vous n’avez toujours pas reçu le règlement, il est conseillé d’envoyer une mise en demeure.

Si vous utilisez un logiciel de facturation avec la gestion des relances, vous pouvez paramétrer les délais de relance de paiement et personnaliser vos e-mails. Ainsi, vous ne perdez pas de temps et vos clients sont informés avec un message adapté si un délai de paiement n’est pas respecté.

Enregistrez vos paiements dès réception

Vous venez de recevoir le règlement d’une facture ? Dépêchez-vous d’enregistrer ce paiement dans votre base de données ou dans votre logiciel de facturation. Cela vous évitera plus tard d’avoir à revérifier votre relevé de compte bancaire ou d’envoyer une relance de paiement inutile qui aura des chances de mécontenter votre client.

Utilisez un logiciel de facturation

Un logiciel de facturation en ligne automatise vos devis, factures et relances. La gestion des règlements se fait beaucoup plus rapidement et simplement. Vous transformez vos devis en facture en quelques secondes et les envoyez directement par e-mail à vos clients.

Toutes les informations étant centralisées, vous avez une vision claire et globale de l’ensemble de vos documents (devis, facture, bon de commande, bon de livraison, etc.) et de votre chiffre d’affaires en temps réel.

De plus, vous pouvez organiser votre base de données clients et articles par catégories pour être plus efficace dans votre relation client et votre comptabilité.

Nous l’avons vu précédemment, avec INFast, vous pouvez vous faire payer en ligne dès émission de la facture de manière sécurisée, mais aussi à un taux de commission très avantageux.

Les informations de paiement et les documents de facturation peuvent être ensuite transmis à votre comptable depuis le portail de partage comptable INConnect.

En résumé

En mettant en place les bonnes pratiques énumérées précédemment, suivre et gérer les règlements devient simple.

Vous surveillez votre chiffre d’affaires en temps réel et repérez d’un coup d’oeil les factures non réglées, ainsi que les mauvais payeurs. Vous programmez en quelques secondes les échéances de vos règlements et les relances. Vous gagnez du temps à la fois dans vos opérations de suivi et dans vos délais de règlements. Enfin, vous disposez des informations et des chiffres qui vous aideront à faire un bilan prévisionnel et un plan de trésorerie.

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