Que faire quand un client refuse de payer sa facture d’acompte ?

Vous venez de signer un devis ou un contrat avec un client, mais ce dernier refuse de vous payer une facture d’acompte ? Est-il dans son droit ? Le paiement d’un acompte est-il obligatoire lors d’une transaction ? Que faire si un client refuse de le payer ? Avec INTIA, découvrez des conseils pratiques pour faire face à cette situation et apprendre comment réagir en cas de refus de payer un acompte de la part d’un client.

À quoi sert le paiement de l’acompte ?

Lors de la vente de services ou de marchandises en grande quantité, une entreprise demande couramment à ses clients de verser un acompte. Payer un acompte permet de : 

• Confirmer l’engagement du client. Lorsqu’un client effectue le versement de l’acompte, il confirme son engagement envers la transaction ou le contrat (devis).
• Apporter une sécurité financière à l’entreprise. L’acompte peut offrir une certaine sécurité financière au fournisseur de biens ou de services. En recevant un acompte, le fournisseur réduit le risque de non-paiement total en cas de difficultés ultérieures avec le client.
• Planifier les ressources. Une fois l’acompte payé, l’entreprise est en mesure de planifier et d’allouer les ressources nécessaires pour satisfaire les besoins du client. L’acompte permet à l’entreprise de couvrir les frais de démarrage, de matériaux ou de ressources engagées dès le début du projet en ayant les fonds nécessaires à disposition.

À savoir : L’émission d’un devis est une proposition de contrat. Une fois approuvé et signé, le devis devient un contrat entre le vendeur et l’acheteur. 

Quels sont les risques en cas de non-paiement de l’acompte ?

• Des difficultés de trésorerie. Le non-paiement de l’acompte peut entraîner des problèmes de trésorerie pour le fournisseur. En effet, le paiement de l’acompte est essentiel pour financer les dépenses liées à la prestation (services ou travaux).
• Un risque commercial. Le refus de payer l’acompte par le client crée de l’incertitude quant à son engagement envers la transaction. Cela peut mettre en péril la viabilité du projet, affectant ainsi la planification, l’allocation des ressources et la gestion du personnel. L’absence d’acompte peut également indiquer une réticence ou une instabilité financière de la part du client.
• Une détérioration des relations commerciales. En refusant de payer l’acompte, le client risque de mettre en péril la relation commerciale avec l’entreprise prestataire et d’engendrer des litiges, des tensions et une perte de confiance mutuelle.

Théorie et pratique, qu’en est-il vraiment en entreprise ?  Si la théorie impose de payer la facture d’acompte avant de commencer la mission, en pratique, il est assez courant qu’un client paie l’acompte avec la première facture de situation ou la facture finale. Bien que cela puisse perturber la gestion de la facturation et des encaissements, cela reste acceptable selon les secteurs et à condition que les deux parties en soient informées.

Mon client refuse de payer un acompte, que faire ?

1-Comprendre les raisons du refus de payer du client

Le client a-t-il des problèmes financiers ? 

Le client peut rencontrer des difficultés financières qui l’empêchent de payer l’acompte à temps. Discutez-en avec lui pour comprendre sa situation financière actuelle et voir s’il est possible de trouver une solution alternative, telle qu’un calendrier de paiement échelonné.

Le refus est-il dû à une erreur de compréhension ?

Il est possible qu’il y ait eu un problème de communication lors de la négociation des conditions du devis ou du contrat si vous en avez un. Revoyez ensemble ces conditions pour vous assurer que les attentes sont claires et bien comprises des deux côtés. Si le versement de l’acompte n’a pas été précisé dans le devis, le client est parfaitement en droit de refuser de le payer par la suite.

Assurez-vous d’établir une communication ouverte et transparente avec le client tout au long du processus, en répondant à ses questions et en le tenant informé des développements importants.

2-Communiquer avec le client

Établir un dialogue ouvert et respectueux avec le client peut aider à résoudre le différend de manière amiable. Adoptez une approche calme, professionnelle et respectueuse lors de la communication. Écoutez attentivement les préoccupations du client et faites preuve d’empathie envers sa situation.

Il peut être parfois facile de perdre patience, de se laisser emporter par ses émotions, mais pour que vos affaires se passent bien, il est indispensable de vous contrôler. La communication avec votre client n’en sera que meilleure et rappelez-vous : “Pour contrôler les autres, il faut d’abord se maîtriser soi-même.”

Expliquez au client les avantages de l’acompte pour les deux parties. Mettez en évidence les raisons pour lesquelles l’acompte est demandé, telles que la sécurité financière, l’engagement mutuel et la confirmation de la bonne foi des deux parties. 

3-Explorer des alternatives de paiement avec le client

Si les conditions actuelles de paiement de l’acompte ne conviennent pas à votre client, tentez de trouver une solution ensemble.
Vous pouvez, par exemple, proposer un paiement échelonné, une réduction du montant de l’acompte ou d’autres solutions qui tiennent compte des besoins et des contraintes des deux parties.
L’objectif est de trouver une solution qui convienne à toutes les parties et qui permette de : 

1. Respecter le contrat,
2. Maintenir la confiance et la collaboration,
3. Tenir compte des circonstances spécifiques du client,
4. Garantir votre sécurité financière.

Lorsque vous proposez des alternatives à l’acompte traditionnel, présentez-les clairement et discutez ouvertement avec le client. Expliquez les avantages de ces alternatives, tout en tenant compte des contraintes du client, mais aussi de vos propres besoins. 

Le conseil d’INTIA : Assurez-vous de documenter soigneusement toutes les discussions, les accords ou les compromis convenus, de conserver vos échanges d’emails et de rédiger, si besoin, un nouveau devis. Cela vous sera notamment très utile pour vous couvrir en cas de litige ultérieur avec le client.

4-Évaluer vos options légales et contractuelles

Si le client refuse de payer l’acompte, certaines mesures peuvent être prises pour protéger vos intérêts et explorer les recours juridiques disponibles. 

1. Vérifiez les clauses du contrat ou du devis initial : Examinez les conditions spécifiques liées à l’acompte, telles que le montant, la mention de la facture d’acompte, les échéances et les conséquences en cas de non-paiement. Cela vous aidera à déterminer si le refus de payer est justifié ou s’il constitue une violation du contrat.
2. Consultez un avocat spécialisé ou un juriste interne spécialisé en droit des contrats : Si le refus de payer la facture d’acompte persiste et que vous pensez qu’il y a une violation du contrat, consultez un avocat spécialisé en droit commercial. Un professionnel pourra examiner les détails de votre situation et vous conseiller sur les actions à entreprendre. Il peut également vous aider à communiquer avec le client de manière professionnelle pour résoudre le différend de manière amiable.
3. Étudiez les recours juridiques disponibles : En fonction des réglementations en vigueur, plusieurs recours juridiques peuvent être envisagés pour faire face à la situation. 
4. Faire valoir son assistance protection juridique : La garantie protection juridique est un service proposé par les compagnies d’assurance qui vise à offrir un soutien et une assistance juridique aux assurés dans le cadre de litiges ou de problèmes juridiques. Elle a pour objectif de protéger les intérêts légaux de l’entreprise assurée. Cette garantie peut être incluse dans votre contrat responsabilité professionnelle.

💡 La résolution amiable du différend est généralement préférable, car cela permet de préserver la relation commerciale et d’éviter les coûts et les délais associés à une action en justice. Cependant, si toutes les tentatives de résolution amiable échouent, il est important de faire valoir vos droits légitimes en utilisant les recours juridiques appropriés.

Que devient le contrat si le client refuse de payer l’acompte ?

Votre client a refusé de payer l’acompte ? Cela ne signifie pas pour autant que le contrat est rompu. Une solution doit donc être trouvée afin de respecter l’accord signé.
En revanche, vous êtes en droit de refuser de commencer la prestation (travaux, livraison de marchandises, services…) tant que l’acompte n’a pas été payé ou qu’une solution n’a pas été approuvée par les deux parties. C’est ce que l’on appelle l’exception d’inexécution. L’entreprise peut alors suspendre légalement l’exécution du contrat tant que le client n’a pas rempli sa part du contrat. 

Dans ce cas, vous devez d’abord envoyer une relance de mise en demeure de payer en lettre recommandée au client, lui indiquant que la prestation ne sera pas commencée tant qu’il n’aura pas réglé sa facture.

Si le client persiste à refuser de payer, c’est ensuite le tribunal qui devra intervenir afin de mettre fin au contrat légalement.

Et si mon client annule son contrat ?

Dans la pratique, il arrive aussi que le client finisse par annuler le contrat pour d’autres raisons. Dans ce cas, le fournisseur est libre d’accepter ou non la rupture de contrat et de demander ou non un dédommagement.

💡 Si l’entreprise qui a émis le devis a refusé d’autres projets pour ce client et estime avoir perdu du temps et de l’argent, elle est en droit de conserver l’acompte qui a pu être versé ou de lancer des démarches pour se faire payer. Cela lui permettra de compenser les pertes financières que cette annulation a pu engendrer.

INFast, la solution pour le suivi des paiements de vos facturesDe la création de la facture ou d’un devis jusqu’à la relance client, suivez en un clin d’œil toutes les étapes de vos documents et paiements avec le logiciel de facturation INFast.Automatisez vos envois et procédures de facturation en ligne et gagnez du temps au quotidien grâce à un logiciel simple, intuitif et personnalisé.  N’attendez plus et testez INFast gratuitement pendant 30 jours !

Découvrez nos conseils pour bien choisir votre logiciel de facturation en ligne.

5 conseils pour éviter un refus de paiement d’acompte

• Mettre en place des règles claires concernant les acomptes lors de la signature du contrat ou du devis (montant, délai de paiement, conséquences en cas de non-paiement, etc)
• Effectuer, si possible, une vérification préliminaire des capacités de paiement des clients
• Communiquer clairement avec le client lors des premiers échanges
• Être clair sur les conditions de paiement et d’acompte sur le contrat
• Se faire accompagner par un professionnel 

FAQ : 3 questions sur le paiement de l’acompte