Comment faire un devis en auto-entrepreneur ?

Vous venez de démarrer votre micro-entreprise et vous vous demandez si vous devez émettre des devis et quelles mentions obligatoires y faire apparaître ?
Si le devis n’est pas toujours obligatoire, ce document commercial est fortement recommandé pour tout micro-entrepreneur·se (anciennement auto-entrepreneur·se). Non seulement, établir un devis répond à l’obligation d’information pré-contractuelle, imposée par le Code de la Consommation, mais cela vous apporte également une protection légale.

Quand le devis est-il obligatoire pour les micro-entrepreneurs ? Comment faire un devis auto-entrepreneur ? Où trouver un modèle de devis auto-entrepreneur conforme ? Nous vous répondons dans cet article.

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Je suis auto-entrepreneur·se, suis-je obligé·e de faire des devis ?

De nombreux.ses entrepreneur.se.s doivent un jour ou l’autre faire un devis au cours de leur vie professionnelle. Mais, contrairement à la facture, il n’est pas toujours obligatoire d’émettre un devis à l’attention de votre client lorsque vous êtes micro-entrepreneur·se, notamment si ce client est un professionnel.

En B2B, notez que vous êtes tout de même tenu·e de communiquer vos conditions générales des ventes (CGV) si le client en fait la demande. Elles doivent comprendre au minimum : 

• les conditions de vente,
• le barème des prix unitaires,
• les réductions de prix,
• les conditions de règlement.

Si votre client est un particulier, il est obligatoire de lui remettre un devis dans un de ces cas :

• si vous faites des prestations de service à la personne d’un montant égal ou supérieur à 100 € par mois,
• si vous faites des travaux d’installation, rénovation ou d’entretien (hors cadre de contrat d’entretien ou de garantie),
• si vous proposez des services de déménagement ou de location de véhicule,
• si vous proposez des prestations funéraires,
• pour toute intention de vente de services ou de biens dépassant 1500 €,
• à chaque fois que le client en fait la demande,
• lorsque le prix ne peut être calculé à l’avance.

Si vous n’êtes pas concerné·e par cette obligation, il est tout de même conseillé de faire un devis par souci de transparence et pour vous assurer que votre client et vous-même êtes bien d’accord.

De plus, une fois signé par les deux parties, le devis prend un intérêt légal, puisqu’il se transforme soit en contrat de vente (biens et produits), soit en contrat commercial (prestations de service). Votre client s’engage à payer le montant inscrit sur le devis signé selon les conditions convenues. De votre côté, vous vous engagez à exécuter les prestations ou à livrer les biens prévus sur le devis en question.

Quelles informations obligatoires sur mon devis auto-entrepreneur ?

Nous l’avons vu précédemment, le devis devient un document légal une fois signé par le client. Par conséquent, le devis auto-entrepreneur doit contenir un certain nombre de mentions obligatoires pour être valable :

• la mention “Devis”,
• la date de création du devis,
• vos noms et prénoms, suivis de la mention EI ou Entrepreneur individuel
• les coordonnées de votre entreprise (adresse postale, téléphone et e-mail), 
• votre numéro SIRET/SIREN,
• le numéro d’immatriculation à la TVA de votre micro-entreprise (si vous êtes assujetti à la TVA),
• le nom et les coordonnées de votre client,
• le nom et descriptif complet de chaque prestation/produit, unité de mesure, prix unitaire Hors taxes (HT) et quantité,
• les taux de TVA applicables et montants correspondants (si vous êtes redevable de la TVA),
• la mention “Remise” et/ou “Acompte” et le montant correspondant le cas échéant,
• Le montant total HT et TTC (uniquement si vous êtes assujeti à la TVA)
• la mention “Bon pour accord”, un espace pour la date et la signature du client,
• si vous n’êtes pas redevable de la TVA, les prix et le montant total Hors Taxes uniquement, ainsi que la mention “TVA non applicable, art 293B du CGI”,
• la date de validité du devis,
• les conditions d’exécution et de livraison des produits, travaux et services.

Ajoutez votre assurance obligatoire (Décennale ou Responsabilité civile professionnelle) si vous en avez une, ainsi que le nom et les coordonnées de votre assureur et la zone géographique couverte.

Joignez à votre devis vos conditions de ventes (CGV), avec, notamment, les conditions de garantie, le caractère gratuit ou payant du devis, les délais de rétractation éventuels et pénalités en cas de retard de paiement, ainsi que toute autre information que vous jugez importante.

Bien que cela soit facultatif, nous vous conseillons vivement de numéroter vos devis auto-entrepreneur. Cela facilitera l’organisation de vos documents administratifs et vous devez de toute façon mentionner le devis en question lorsque vous le transformerez en facture.

A savoir : Si votre micro-entreprise propose des prestations ou travaux qui nécessitent des fournitures payantes, pensez à détailler chaque fourniture et les séparer des prestations.

Edit au 17/05/2022 : Depuis le 15 mai 2022, la dénomination des micro, auto-entreprises et entreprises individuelles est composée du prénom et nom du professionnel, précédés ou suivis immédiatement de la mention “EI” ou “Entrepreneur individuel”. Le nom de l’entreprise n’est plus accepté ( Art. R. 526-27. du décret n° 2022-725 du 28 avril 2022).
Par exemple, si vous utilisiez sur vos documents “Alpha Renov'” pour la dénomination de votre entreprise, celle-ci devient “Jean Duval EI” ou “Jean Duval Entrepreneur Individuel”.

Comment modifier un devis déjà signé ?

Il arrive que le prix final d’une facture diffère du montant affiché sur le devis signé, suite à changement d’avis du client ou lorsque vous vous rendez compte, en cours d’exécution, que des heures supplémentaires sont nécessaires pour mener à bien votre prestation.

Pour modifier un devis déjà signé, vous devez créer et faire signer un avenant à ce devis. Ce document notifie votre client des modifications apportées au devis initial en précisant les conditions de base, le nombre de fournitures, heures de travail et prestations à ajouter ou à déduire et leurs prix. Vous trouverez de nombreux modèles gratuits disponibles sur Internet.

Une fois l’avenant signé par le client, vous pourrez reprendre votre prestation ou vos travaux. Lorsque la prestation est livrée, vous n’aurez plus qu’à envoyer la facture qui tient compte de ces modifications.

Comment faire un devis auto-entrepreneur rapidement ?

Si vous démarrez votre activité professionnelle, vous pouvez être tenté·e de faire vos devis et factures au format papier, avec Excel ou d’utiliser un modèle de devis gratuit à télécharger. Cependant, ces outils ne sont pas adaptés à la facturation, notamment parce qu’ils laissent une grande place aux erreurs et oublis.

Utilisez plutôt un logiciel de facturation pour artisan et auto-entrepreneur. Vous créez rapidement des devis à l’aspect professionnel tout en gagnant du temps dans votre gestion des ventes grâce à l’automatisation (import et centralisation de vos données et informations clients, produits, services et documents, calcul automatique, conversion de devis en facture en un clic). De plus, vos devis et factures seront toujours conformes aux exigences de l’administration française.

En outre, des fonctionnalités comme la signature électronique et des solutions de paiement en ligne aideront vos clients à valider et vous payer plus rapidement.

Qu’il s’agisse de devis, factures ou situations, un logiciel devis facture simple et efficace vous facilitera le travail et vous pourrez vous consacrer à votre cœur de métier plus sereinement.

Modèle de devis pour auto-entrepreneur

La réglementation française ne prévoit pas de modèle ou de format officiel pour la réalisation des devis auto-entrepreneur. Aussi, vous pouvez choisir la manière de présenter vos devis tant que toutes les informations obligatoires sont bien présentes et facilement lisibles.

Voici un exemple de devis auto-entrepreneur sans TVA avec prestations de service et fournitures, réalisé avec le logiciel de facturation INFast. 

Vous pouvez vous inspirer de ce modèle pour réaliser vos devis auto-entrepreneur, ou essayer gratuitement pendant 30 jours le logiciel devis facture INFast.

En bref

Le devis est incontournable pour les auto-entrepreneurs. Document pré-contractuel dans un premier temps, il sécurise les ventes une fois signé par le client.
Pour être valide au niveau légal, le devis doit faire apparaître certaines mentions obligatoires.
Utiliser un logiciel de facturation dédié aux auto-entrepreneurs et artisans vous fait gagner du temps et vous assure des documents professionnels complets et conformes.

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