Afin de se faire rembourser lors d’un déplacement professionnel ou suite à l’achat de matériel, les collaborateurs d’une entreprise sont amenés à fournir des notes de frais, c’est-à-dire des justificatifs de leurs dépenses professionnelles.
Quelles sont les factures valables pour être incluses dans les notes de frais ? Combien de temps une entreprise doit-elle conserver les notes de frais de ses salariés ? Que vous soyez un employé soucieux de maximiser vos remboursements ou un gestionnaire en quête d’optimiser l’efficacité de votre processus de gestion des notes de frais, cet article est fait pour vous.
INTIA vous livre quelques conseils pratiques, astuces et règles d’or pour gérer efficacement vos dépenses professionnelles. C’est parti !
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Qu’est-ce qu’une note de frais ?
Une note de frais est un document utilisé par les employés pour demander le remboursement de dépenses professionnelles engagées pour le compte de leur entreprise. Cela peut inclure des frais tels que :
- les repas d’affaires,
- les déplacements,
- l’hébergement,
- les fournitures de bureau,
- les frais de transport ou d’essence.
La note de frais doit être accompagnée de justificatifs, tels que des factures ou des reçus, pour prouver la réalité des dépenses. Une fois approuvées, l’entreprise rembourse les dépenses conformément à sa politique interne.
Frais kilométriques : comment ça marche en entreprise ?
Les frais kilométriques sont des dépenses liées à l’utilisation d’un véhicule personnel à des fins professionnelles. Lorsqu’un employé utilise sa propre voiture pour effectuer des déplacements professionnels, il peut être remboursé par son employeur en fonction du nombre de kilomètres parcourus.
Le remboursement des frais kilométriques exige plus d’informations que de simples reçus pour que la demande soit valable et acceptée par l’employeur. L’employé doit fournir :
- l’itinéraire précis emprunté,
- le lieu et la raison de la mission,
- le nombre de kilomètres effectués,
- le nom des personnes chez qui il s’est rendu,
- la puissance fiscale du véhicule
Le montant du remboursement est ensuite calculé en appliquant un taux fixe par kilomètre, déterminé selon un barème de l’administration fiscale qui est mis à jour chaque année. Les frais kilométriques couvrent généralement les dépenses liées à :
- l’essence,
- l’entretien du véhicule,
- l’assurance,
- l’amortissement du véhicule.
Notes de frais : quelles sont les factures valables ?
Vous ne savez pas quels justificatifs peuvent être acceptés comme note de frais ? Voici un récapitulatif des factures courantes valables.
| Type de facture | Détails |
| Factures de restauration | Les dépenses liées aux repas professionnels sont souvent incluses dans les notes de frais. Les factures de restaurants, de cafés ou de traiteurs sont généralement acceptées et doivent contenir le nom de l’établissement, la date, les détails des repas et le montant total de la dépense. |
| Factures de transport et de déplacement | Les frais de transport engagés pour les déplacements professionnels comme les factures de taxis, de transports en commun, de location de véhicules, les billets de train ou d’avion, les reçus de stationnement ou d’essence sont des justificatifs valables. Ces factures et justificatifs doivent indiquer clairement la date, l’itinéraire et le montant dépensé. |
| Factures d’hébergement | Lorsque des déplacements nécessitent un hébergement, les factures d’hôtel, de location de logements temporaires ou de services d’hébergement en ligne peuvent être incluses dans les notes de frais. Ces factures doivent mentionner le nom de l’établissement, les dates de séjour et le coût de l’hébergement. |
| Factures de fournitures de bureau | Ce sont les dépenses liées aux fournitures de bureau ou aux équipements nécessaires à l’exercice des fonctions professionnelles. Parmi les justificatifs valables : les factures d’achat de matériel informatique, de papeterie, de logiciels ou de mobilier de bureau. |
| Factures fournisseurs | Ces factures incluent l’achat de matières premières et de matériel pour l’entreprise et doivent mentionner le montant et les détails de l’achat ainsi que l’identification complète du fournisseur. |
💡 Chaque entreprise peut avoir ses propres politiques en ce qui concerne les types de factures acceptées. Référez-vous à la politique interne de votre entreprise ou consultez le service des ressources humaines ou la comptabilité en cas de besoin.
Quelles informations doivent apparaître sur ma facture pour qu’elle soit acceptée comme note de frais ?
Pour être acceptée par le service comptabilité, votre facture doit faire apparaître :
- le nom de l’entreprise prestataire ou du fournisseur,
- le montant,
- la TVA,
- la date,
- les détails des articles achetés ou des prestations.
- lorsque cela est possible : les noms et prénoms de la personne concernée (et le nom de l’entreprise)
🚨 Attention, une facture ne précise pas toujours si celle-ci a bien été réglée ou non et peut ne pas suffire à justifier une dépense auprès de votre employeur. Pour prouver que vous avez bien payé la facture, nous vous conseillons de joindre le justificatif de paiement associé ou tout autre document pouvant apporter des informations complémentaires (ticket de CB, reçu, etc).
Faut-il fournir la facture originale ou une copie à son entreprise ?
Afin de garantir l’authenticité et l’intégrité du document, nous vous conseillons de fournir la facture originale et d’en conserver une copie. Cela facilite également les processus de vérification dans le cas où l’entreprise exige la présentation des factures originales pour les notes de frais.
Certaines entreprises acceptent néanmoins des copies numériques ou des scans des factures, surtout si elles sont conservées de manière sécurisée et peuvent être facilement consultées en cas de besoin.
Qu’il s’agisse de la facture originale ou d’une copie numérique, conservez tous vos justificatifs de manière organisée et accessible pendant la durée de validité requise, au cas où une vérification ou une demande de clarification serait nécessaire.
👉 Gardez une trace précise de vos dépenses et conservez les justificatifs originaux, cela vous aidera à respecter les délais de validité et à éviter tout problème lors de la demande de remboursement de vos dépenses professionnelles.
Facture papier ou électronique ?
Depuis le 1ᵉʳ janvier 2023, les factures ne sont plus automatiquement imprimées et sont envoyées sous format électronique. Bonne nouvelle, les factures électroniques sont également acceptées comme note de frais, à condition qu’elles contiennent toutes les informations nécessaires et qu’elles soient enregistrées sous format PDF.
Combien de temps une entreprise doit-elle conserver les notes de frais de ses collaborateurs ?
Selon l’article L 123-22 du code du commerce, les pièces comptables, y compris les justificatifs des notes de frais, factures et bons de commandes, doivent être conservées pendant 10 ans à compter de la date de clôture de l’exercice.
En ce qui concerne les règles fiscales, le Livre des Procédures Fiscales (LPF) prévoit une durée de conservation différente. Pour les notes de frais archivées sous forme papier, la conservation doit être de 6 ans. Pour les archives numériques, la durée de conservation est de 3 ans.
Respecter ces délais de conservation est important pour l’entreprise en cas de contrôle de l’administration fiscale.
7 conseils sur la gestion des notes de frais en entreprise
La gestion des notes de frais au sein d’une entreprise demande une bonne organisation et une communication efficace entre tous les collaborateurs et services.
- Établir une politique interne claire : définissez une politique de notes de frais détaillée et communiquez-la à tous les salariés. Cette politique doit inclure les types de dépenses acceptées, les limites de remboursement, les procédures de soumission et de validation, ainsi que les délais de soumission des notes de frais.
- Numériser les factures : pour éviter la perte ou la détérioration des factures papier, numérisez-les et stockez-les sous forme de fichiers électroniques. Utilisez un scanner ou une application de numérisation pour capturer les documents et enregistrez-les en format PDF. Assurez-vous de sauvegarder ces fichiers dans un emplacement sécurisé.
- Utiliser un système de nommage cohérent : utilisez des noms de fichiers descriptifs comprenant la date, la description et le numéro de référence si nécessaire. Cela facilitera la recherche et l’identification rapide des documents.
- Classer les notes de frais par catégories : créez des catégories pour vos documents comptables tels que les factures d’achat, les relevés bancaires, les reçus, etc. Cette approche facilitera la recherche des documents spécifiques lorsque vous en aurez besoin. Assurez-vous d’étiqueter clairement chaque dossier pour le classement de vos factures papier. Si vous optez pour une solution électronique, créez des dossiers sur votre ordinateur ou utilisez un logiciel de gestion dédié.
- Sauvegarder vos documents régulièrement : assurez-vous de sauvegarder régulièrement vos fichiers comptables, que ce soit sur un disque dur externe, sur un serveur cloud sécurisé ou sur une autre solution de sauvegarde. De cette manière, vous pouvez vous prémunir contre la perte de données en cas de problème technique ou d’incident.
- Utiliser un logiciel de gestion des notes de frais : misez sur un logiciel dédié à la gestion des notes de frais. Ce type d’outil permet aux employés de soumettre facilement leurs dépenses, de télécharger les justificatifs et de suivre l’état de leurs demandes. Il facilite également le traitement et la validation des notes de frais par les responsables.
- Utiliser un logiciel de comptabilité : l’utilisation d’un logiciel de comptabilité facilite l’organisation et le stockage des documents comptables. Ces logiciels vous permettent de numériser et de télécharger vos documents directement dans le système, d’automatiser certaines tâches de gestion et de générer des rapports financiers.
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FAQ : 3 questions sur les notes de frais en entreprise
Les notes de frais sont-elles soumises à l’impôt sur le revenu ?
Les notes de frais ne sont pas soumises à l'impôt sur le revenu, car elles représentent le remboursement des dépenses professionnelles engagées par les collaborateurs pour le compte de leur entreprise. Les remboursements de notes de frais sont considérés comme des remboursements de frais réels et ne sont donc pas imposables pour les employés.
De quel délai une entreprise dispose-t-elle pour rembourser les notes de frais d’un salarié ?
Bien souvent, les entreprises sont tenues de rembourser les notes de frais dans un délai raisonnable d’environ 30 jours. Ce délai peut varier selon les entreprises et leur politique interne. Le remboursement apparaît sur la fiche de paie du salarié du mois suivant ou en cours, selon la date d’envoi du justificatif.
Que faire si j’ai perdu ma note de frais ?
Perdre une facture ou une note de frais peut arriver à tout le monde. Si c’est votre cas, vous pouvez :
-Consulter vos relevés bancaires, vos relevés de carte de crédit ou tout autre document pouvant fournir des détails sur la dépense en question. Recherchez les transactions correspondantes et notez les informations utiles telles que le montant, la date et le bénéficiaire.
-Contacter le fournisseur où vous avez effectué la dépense. Demandez-lui s'il peut vous fournir une copie de la facture ou un justificatif de paiement.
-Fournir une déclaration sur l'honneur. Certaines entreprises acceptent une déclaration sur l'honneur ou une attestation écrite expliquant les détails de la dépense en cas de perte de la note de frais.
Dans tous les cas, expliquez la situation à votre entreprise et informez le service de comptabilité ou des ressources humaines de la perte de la note de frais.
