Comment envoyer une facture sur Chorus Pro ?

Depuis le 1er Janvier 2019, toutes les entreprises, en dehors des TPE et micro-entreprises, travaillant pour l’État ou le domaine public, ont l’obligation d’envoyer des factures électroniques. Cette obligation sera étendue à l’intégralité des structures au 1er Janvier 2020. Pour faciliter cette transition et fluidifier le traitement des factures électroniques, l’Agence pour l’Informatique Financière pour l’État (AIFE) a développé la plateforme Chorus Pro.

Nous vous expliquons ici ce qu’il faut savoir sur Chorus Pro et comment envoyer rapidement vos factures sur le portail de facturation.

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Qu’est-ce que Chorus Pro?

Chorus Pro est une plateforme centralisée de facturation dématérialisée pour les fournisseurs de marchés publics. Créée en Septembre 2016 par l’Agence pour l’Informatique Financière pour l’État (AIFE), Chorus Pro permet de mutualiser les différents portails Chorus existants, mais également les portails “tiers” des services administratifs publics et privés.

Chorus Pro s’inscrit dans la Directive européenne 2014/55 et dans la Loi de Modernisation de l’Économie du 4 août 2008. Ce programme de dématérialisation des données et factures oblige les États et administrations publiques à recevoir et traiter les factures de manière électronique.

Chorus Pro vise à faciliter et accélérer les processus d’envoi et de traitement de factures grâce à l’automatisation et la mutualisation, réduisant ainsi les délais de paiement et donc les impayés. Il s’agit également de sécuriser les données et d’éviter les fraudes grâce à l’archivage.

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A qui s’adresse Chorus Pro ?

Côté émetteur, Chorus Pro s’adresse à tous les fournisseurs et sous-traitants (privés et publics) d’une commande publique. Le portail leur permet de déposer et/ou saisir des factures, les envoyer, suivre leur traitement et de consulter les engagement émis par les services publics. On compte déjà plus de 27 millions de factures transmises sur Chorus Pro pour l’année 2018.

De leur côté, les destinataires publics peuvent consulter et télécharger les factures et pièces-jointes, puis valider ou rejeter les dossiers de facturation. Cela concerne l’État, les établissements publics nationaux, les collectivités territoriales et les établissements publics locaux, soit près de 139 000 entités publiques.

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Comment utiliser Chorus Pro ?

Il existe 3 modes d’utilisation : Portail, Service et EDI.

Le mode Portail permet de déposer, créer, éditer, envoyer et recevoir des factures manuellement. Ce mode est surtout utilisé par les entreprises transmettant au maximum quelques dizaines de factures par mois à des destinataires publics.

Avec le mode Service, le fournisseur passe par l’Interface de Programmation d’Application (API) d’un prestataire extérieur. L’ API est, dans ce cas précis, une porte d’accès permettant d’intégrer des fonctionnalités proposées par Chorus Pro dans un Système d’Information (ou SI, ensemble organisé de ressources qui permet de collecter, stocker, traiter et distribuer de l’information). La quasi-intégralité du processus est automatisée. L’accès en mode API implique des travaux de raccordement préalables.

Le mode EDI (Échanges de Données Informatisées), permet d’échanger instantanément des factures sous forme de flux de données entre le Système Informatique du fournisseur et Chorus Pro. La liaison EDI est mise en place par le service de développement informatique interne de l’entreprise fournisseur.

La complexité de la mise en place fait que ce mode d’utilisation est réservée aux entreprises générant un très grand volume de factures.

Comment créer son compte utilisateur Chorus Pro ?

  1. Rendez-vous sur le portail Chorus Pro et entrez votre adresse mail et votre numéro SIRET dans le cadre “Vous êtes nouveau sur Chorus Pro?”, puis validez.
  2. Renseignez vos informations personnelles et celles de votre structure (entreprise, association, etc), puis, vérifiez et validez.
  3. Choisissez ensuite les fonctionnalités que vous souhaitez activer et validez votre choix.
  4. Un récapitulatif de la création de votre compte s’affiche alors et un e-mail est envoyé à l’adresse mail que vous avez renseigné lors de la première étape. Ouvrez votre e-mail et cliquez sur le lien affiché.
  5. Saisissez un mot de passe et une question secrète, puis validez votre inscription.

Félicitations, vous pouvez désormais déposer et envoyer vos factures sur Chorus Pro 👍

Pour plus de détails, voir le tutoriel.

Comment déposer une facture sur Chorus Pro?

Il est possible de créer votre facture directement sur votre compte Chorus Pro. Toutefois, vous devrez générer et signer un mandat de facturation au préalable.

Nous vous conseillons de créer vos factures via un logiciel de facturation attesté conforme, puis de les importer sur Chorus Pro, si vous travaillez régulièrement pour des entités publiques comme privées. Vous gagnez du temps en automatisant vos devis et factures, en centralisant vos données clients et articles. De plus, vous n’avez pas besoin de signature électronique, ni mandat de facturation 😁

🤖 + 📄 = ❤️

Une fois la facture réalisée sur votre logiciel de facturation, téléchargez-la sur votre bureau ou dans un dossier dédié de votre ordinateur ou tablette. Connectez-vous sur votre compte utilisateur Chorus Pro pour accéder à l’espace de dépôt, puis, téléchargez votre fichier.

Attention, si le document déposé est un PDF, vérifiez qu’il n’est pas protégé par un mot de passe.

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Quels sont les formats de fichiers pris en charge ?

Chorus Pro prend en charge plusieurs types de fichiers : PDF, XML et Factur-X.

Le PDF (Portable Document Format) est un format de document universel facilement lisible par les utilisateurs. Il garantit à la fois de préserver l’intégrité du contenu du document et une possibilité d’archivage sur le long terme.

Le XML (Extensive Markup Langage) est un format de fichier texte qui permet de structurer et de hiérarchiser des informations. Ce format permet une lecture fiable par les logiciels et la mise en place de l’automatisation des tâches.

Factur-X est un format de fichier mixte (PDF et XML). Il a été créé pour répondre au standard européen de facturation électronique EN 16931, publié par la Commission Européenne le 16 octobre 2018. Ce format permet d’intégrer des données attachées en XML, pour automatiser les traitements par les logiciels comptables, dans un fichier PDF lisible pour les utilisateurs.

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Si vous souhaitez déposer vos factures en lot, vos factures doivent être obligatoirement enregistrées au format Factur-X ou XML. Vous devez ensuite les regrouper dans un fichier .zip. Dans ce cas, c’est ce fichier .zip que vous devez télécharger sur Chorus Pro.

Comment créer un fichier .zip sous Windows

Comment créer un fichier .zip sous Mac

Ceci est un autre type de zip. 😀

Comment envoyer une facture sur Chorus Pro ?

  1. Une fois votre facture téléchargée sur Chorus Pro, choisissez dans le formulaire de renseignement le cadre de dépôt et la structure de l’entreprise.
  2. Une facture pré-remplie est alors générée à partir des informations reconnues par Chorus Pro et des données que vous avez renseigné auparavant. Vérifiez les renseignements, complétez-les ou corrigez-les si besoin. Si la facture déposée est un PDF simple, il est possible que Chorus Pro ne reconnaisse pas certaines informations et laisse un champ blanc. Vous devrez alors le compléter manuellement.
  3. Vous pouvez, en complément, ajouter une pièce jointe.
  4. Il ne vous reste plus qu’à valider et envoyer la facture. Elle sera automatiquement transmise au destinataire grâce aux informations que vous avez fournies.

Important : Le fichier (PDF ou Factur-X) que vous avez importé fait office de facture originale. Les renseignements demandés dans le formulaire ne servent qu’à faciliter la transmission et le traitement de votre facture.

Pour aller plus loin, n’hésitez pas à consulter ce tutoriel.

Pour résumer

Chorus Pro est une plateforme de facturation pour les fournisseurs de marchés publics et toutes les entités publiques. Ce portail a été créé pour fluidifier la transmission et le traitement des factures en automatisant et en mutualisant les portails tiers des entreprises et des administrations.

On peut accéder à Chorus Pro de 3 manières : par le mode Portail, Service, ou en EDI. Si vous passez par le mode Portail, vous pouvez saisir votre facture manuellement ou importer une facture déjà existante.

Chorus Pro prend en charge plusieurs formats de fichiers, dont : le PDF (lisible par tous les humains), le XML (lisible par les machines et permettant l’automatisation des traitements) et Factur-X (format PDF embarquant des données XLM).

Si vous utilisez un logiciel de facturation attesté conforme comme INFast, vous automatisez la création de factures que vous exportez et vous n’avez pas besoin de signature électronique. Vous gagnez ainsi du temps dans la saisie et l’envoi de votre facture finale sur le Portail public.

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