EDIT – 11/03/2025
D’ici 2026 et selon le calendrier officiel, les TPE et PME seront dans l’obligation de recevoir et d’émettre leurs factures au format électronique selon des critères conformes à l’administration fiscale. Pour quelles raisons ? Simplifier le quotidien des entreprises, lutter contre la fraude à la TVA, mais aussi réduire les délais de paiements.
Depuis 2020, toutes les entreprises qui réalisent des contrats conclus par l’État, les collectivités territoriales et les établissements publics doivent déposer des factures numériques sur la plateforme publique Chorus Pro pour adresser leurs demandes de paiement. Avec la réforme de la facturation électronique, le gouvernement français élargira l’utilisation obligatoire de la norme facture électronique (ou e-invoicing) à toutes les entreprises assujetties à la TVA.
Quels seront les formats acceptés lors de la généralisation de la facturation électronique ? Quelles seront les modalités de dépôt des factures ? Comment et sur quelle(s) plateforme(s) déposer ses factures électroniques ? INTIA vous éclaire sur les futurs systèmes en vigueur.
Les modalités et formats de factures électroniques obligatoires
Quelles seront les nouvelles modalités obligatoires de la facturation électronique ?
Si l’on comprend que le format de facturation papier partira bientôt aux oubliettes, il faut tout de même faire la distinction entre facture numérique ou dématérialisée et facture conforme aux exigences de la facturation électronique. Exemple : si vous scannez une facture papier et que vous l’envoyez par mail à votre fournisseur, votre facture sera dématérialisée mais ne sera pas considérée comme conforme aux futures exigences de facturation électronique.
De nouvelles formalités obligatoires seront à prendre en considération pour respecter la législation de la facturation électronique :
- Les formats de factures électroniques devront être conformes aux exigences des autorités fiscales et respecter la norme européenne EN16931. Les factures devront être lisibles par l’ensemble des plateformes de dématérialisation partenaires en respectant la norme de facturation électronique européenne.
- La vérification technique des données structurées reçues qui permettent aux factures de valider leur authenticité au regard de l’administration fiscale.
- Concernant les transactions en B2B : la transparence et le suivi de la facturation sur la plateforme de dépôt auprès des parties prenantes interconnectées seront exigés à travers l’apparition de 4 statuts obligatoires : facture déposée, facture rejetée, facture refusée ou facture encaissée.
- L’enregistrement réglementaire des informations en ligne (montant de l’opération, de la TVA et données de paiement). Pourquoi ? Les objectifs principaux : faciliter le remplissage des déclarations de TVA et limiter la fraude.
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Quels seront les formats officiellement acceptés ?
- Le format Factur-X adapté au secteur de l’administration publique française et aux échanges B2B
Développé par la France et l’Allemagne en 2014, le format de facturation Factur-X est une nouvelle norme européenne de facture électronique. Factur-X répond à la norme européenne qui vise à rendre la transition vers la dématérialisation moins onéreuse, plus “facile” et surtout “adaptée” aux besoins des petites et moyennes entreprises. Hybride et conforme, la norme Factur-X contient plusieurs formats de fichiers pour être lisible et exploitable par tous les utilisateurs et les logiciels de facturation.
Combinée en deux formats PDF/(A-3) et XML, la norme Factur-X permet une facture électronique lisible par les humains (PDF) et simplement traitée par des systèmes informatiques (XML). Principalement utilisé en France pour l’échange de factures électroniques entre entreprises et l’administration publique, ce format électronique est accepté par Chorus Pro.
- UBL et CII : deux formats reconnus pour des échanges entre professionnels et administrations à l’international
Le format UBL (Universal Business Language) est une forme de facture électronique reconnue et utilisée dans le monde entier. Les factures électroniques émises dans le cadre de marchés publics au sein de l’Union Européenne doivent d’ailleurs être conformes au format UBL. En France, le format UBL est aussi utilisé pour les factures électroniques à destination de l’administration publique et peut être éligible aux échanges B2B dans le respect de la réglementation européenne.
Le format de facture électronique CII (Cross-Industry Invoice) est également une norme internationale pour la facturation électronique. Basé sur un fichier XML, le format CII a été développé par la CEE-ONU (La Commission économique pour l’Europe des Nations unies) pour permettre l’échange de factures électroniques entre les entreprises et les organisations gouvernementales de différents pays. Chorus Pro accepte aussi ce format.
PPF, PDP, OD : qui sont ces acteurs de la facturation électronique ?
💡 Il y a trois différents types d’acteurs missionnés dans le processus de dématérialisation : le PPF, les PDP et les OD. Si vos poils sont en train de se hérisser, ne paniquez pas, nous allons démystifier ces acronymes ensemble.
Le Portail Public de Facturation (PPF).
Connue sous le nom de Chorus Pro, la plateforme de facturation électronique est actuellement déjà utilisée par le secteur public ainsi que ses clients pour la dématérialisation des factures en France. Chorus Pro devait progressivement basculer vers le rôle de Portail Public de Facturation (PPF) pour permettre à toutes les entreprises de gérer simplement et gratuitement leur facturation électronique.
Le 15 octobre 2024, le développement du PPF en tant que plateforme de facturation (pour émettre et recevoir des factures) a été abandonné au profit des Plateformes de Dématérialisation Partenaires. Chorus Pro est maintenu mais reste uniquement une plateforme pour les échanges B2G (secteur public) et ne pourra pas être utilisé pour envoyer et recevoir une facture d’entreprise à entreprise (B2B).
Il conservera donc uniquement deux fonctions centrales :
- L’annuaire des assujettis : pour identifier les entreprises habilitées à échanger des factures électroniques
- Le concentrateur des données fiscales : en charge de l’envoi des informations nécessaires à l’administration fiscale.
On parlera donc du PPF comme annuaire/concentrateur et non plus comme plateforme de facturation.
La Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP).
Seules les plateformes partenaires seront habilitées à assurer les fonctionnalités prévues par la réforme de facturation électronique et de e-reporting.
Une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (ou PDP) est une plateforme qui a pour mission de recevoir et de transmettre les factures (aux autres PDP), de les contrôler, d’extraire les informations de la facture et d’assurer le e-reporting des données de transaction de TVA des entreprises. Ayant reçu une immatriculation officielle par l’administration, les PDP seront missionnées pour une durée minimum de trois ans reconductibles.
Une plateforme PDP détient différentes fonctions :
- la transmission des données au Portail Public de Facturation (comprenant les mentions de montant HT et TTC de l’opération, taux de TVA, l’identification de l’émetteur et destinataire, etc.).
- l’émission, la transmission et la réception des factures du fournisseur et de l’acheteur,
- la transmission des données de paiement pour l’ensemble des opérations,
- la recherche et la mise à jour de l’annuaire centralisé des entreprises.
L’Opérateur de Dématérialisation (OD).
Un opérateur de dématérialisation est une plateforme de dématérialisation privée non-immatriculée PDP qui permet d’émettre, de transmettre, mais aussi de recevoir des factures électroniques. L’OD est donc source de données et se positionne en producteur et/ou intermédiaire de transfert des informations, dont l’e-invoicing et le e-reporting, entre l’entreprise et les PDP.
En plus de leur rôle d’intermédiaire, certains OD, comme INFast, complètent les rôles des PDP en offrant des fonctionnalités pratiques telles que la signature électronique, l’archivage de documents et le paiement en ligne.
En tant que prestataire d’émission et de récupération des factures électroniques, l’OD permet :
- si l’entreprise est émettrice : la production ou la transformation des factures aux formats obligatoires et de les envoyer aux PDP pour transmission au PPF.
- si l’entreprise est destinataire : la réception des informations envoyées par la PDP qui sont nécessaires pour le traitement de la facturation (validation ou rejet et suivi de la mise à jour des statuts, transmission comptable, etc.)
Afin de garantir leur conformité, chaque opérateur devra intégrer un système de facturation électronique respectant la réglementation fiscale avant d’être enregistré.
Quel sera le processus de dépôt des factures ?
Concrètement, l’entreprise devra émettre une facture au format demandé par la nouvelle réglementation (comme par exemple, Factur-X déjà pris en charge par INFast). Cette entreprise pourra réaliser un e-reporting en passant soit par son opérateur de dématérialisation (OD), tel qu’INFast, qui se chargera de transmettre les informations à son PDP partenaire, soit directement par une plateforme de dématérialisation partenaire certifiée (PDP).
Quelle que soit la solution, le PDP se chargera de transférer les données fiscales au PPF qui assure le lien avec les autorités administratives fiscales.
Selon les cas de figure, différentes solutions sont donc envisageables :
- L’entreprise crée sa facture sur un logiciel de facturation (OD).
→ La facture est ensuite directement déposée sur le PDP partenaire qui va se charger d’extraire les informations à transmettre à l’administration fiscale. Le client peut ensuite récupérer les informations de la facture via son propre OD. L’OD permet également à l’entreprise réceptrice de payer la facture en ligne et de transmettre automatiquement les informations nécessaires à son logiciel de comptabilité ou son comptable, son logiciel de gestion des ventes ou encore son CRM.
- L’entreprise génère une facture via sa PDP sans passer par un OD.
→ Les données structurées sont automatiquement extraites et transmises par la PDP au PPF et à l’administration fiscale.
- L’entreprise dispose d’un logiciel de caisse qui lui permet d’extraire les données à partir du récapitulatif des ventes journalières (par exemple, un ticket Z).
→ Le ticket Z est ensuite déposé au format dématérialisé et structuré sur la PDP choisie.
- L’entreprise n’utilise ni logiciel de facturation (OD), ni plateforme de dématérialisation partenaire, ni logiciel de caisse.
→ L’entreprise devra opter pour la solution de son choix (OD ou PDP) pour respecter la nouvelle réglementation en vigueur dès 2026.
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Chorus Pro : un portail public d’édition et de dépôt de factures électroniques
Qu’est-ce que Chorus Pro et à qui s’adresse la plateforme ?
Chorus Pro est la plateforme partagée de facturation conçue pour rassembler l’ensemble des fournisseurs (qu’ils soient du secteur privé ou public) actifs au sein de la sphère publique. Ses objectifs ? Garantir une conformité légale concernant le domaine de la facturation électronique et surtout, un gain de temps non négligeable pour les entreprises !
Cette plateforme aura plusieurs rôles suite à la réforme de facturation électronique :
- La transmission des données de facturation en direction de l’administration fiscale,
- la saisie, le dépôt, la transmission puis la réception des e-factures,
- l’information sur le statut des paiements,
- la gestion de l’annuaire des entreprises. Un registre centralisé et géré par l’agence pour l’informatique financière de l’État (AIFE) qui contiendra l’ensemble des données d’identification des entreprises.
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FAQ : 3 questions sur la dématérialisation des factures
Comment s’assurer qu’un portail est une plateforme partenaire conventionnée ?
Les plateformes PDP doivent être conventionnées et immatriculées grâce à un système d’identification par l’administration fiscale française. Ces plateformes sont en mesure de lire les factures qui respectent la norme européenne EN16931.
La liste des plateformes agréées sour réserve est d’ores-et-déjà disponible sur le site impots.gouv.fr.Comment s’adapter à la facture électronique au sein de son entreprise ?
Plusieurs méthodes vous permettent de vous préparer peu à peu à la généralisation de la facturation numérique :
–Vérifiez la conformité de vos outils informatiques en interne : logiciels de facturation comme INFast, d’achat ou de comptabilité, formats adaptés à la nouvelle législation.
–Faites le ménage dans vos bases de données clients : tri des factures, données des ventes et des fournisseurs, etc.
–Vérifiez que vous respectez les mentions légales obligatoires lorsque vous rédigez des devis ou des factures.
–Mettez à jour votre solution de gestion des ventes en attendant la mise en place de la nouvelle loi. Vous avez encore le temps ! Étudiez en détail les arbitrages techniques des formats de e-invoicing et de e-reporting. INFast est une solution de gestion de facturation facile d’utilisation et totalement conforme aux nouvelles normes en vigueur.À quelle date la généralisation de la facturation électronique sera-t-elle en vigueur en France ?
Initialement prévu pour le 1ᵉʳ juillet 2024, le lancement de l’entrée en vigueur de la facturation numérique a été reporté selon une récente annonce de la Direction Générale des Finances Publiques. Les nouvelles dates sont désormais établies au :
1er septembre 2026 : obligation pour les grandes entreprises d’émettre des factures électroniques et obligation pour toutes les entreprises de pouvoir en réceptionner.
1er septembre 2027 : généralisation de l’obligation à l’ensemble des entreprises, incluant les PME et TPE.
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