L’économie numérique prend de plus en plus de place dans nos échanges commerciaux, et avec cette transformation vient l’essor de la facturation électronique. En France, la réforme de la facturation électronique, qui deviendra progressivement obligatoire pour toutes les entreprises d’ici 2026 et 2027, représente un tournant majeur dans la gestion administrative et comptable des organisations. Cette transition vers la dématérialisation ne concerne pas seulement les grandes entreprises, mais aussi les petites entreprises : PME, TPE, et micro-entrepreneurs.
Dans cet article, nous explorerons les enjeux de la facturation électronique obligatoire, ses implications pratiques pour les entreprises, ainsi que les avantages et défis associés. Chez INFast, nous avons pour but d’aider les dirigeants d’entreprise à comprendre les contours de cette réforme, s’y préparer, faire le tri dans toutes les informations reçues et en tirer le meilleur parti.
La cadre de la réforme
La facturation électronique fait référence à l’émission, la transmission, et la réception des factures sous un format numérique structuré, généralement en utilisant des logiciels de gestion ou des plateformes agréées. Cette réforme, inscrite dans la loi de finances 2020, s’inscrit dans un projet plus large de dématérialisation des échanges commerciaux et de lutte contre la fraude à la TVA.
La réforme va se dérouler en plusieurs étapes :
- 1er septembre 2026 : obligation pour les grandes entreprises d’émettre des factures électroniques et obligation pour toutes les entreprises de pouvoir en réceptionner.
- 1er septembre 2027 : généralisation de l’obligation à l’ensemble des entreprises, incluant les PME et TPE.
Sont donc concernés : toutes les entreprises assujetties à la TVA en France, quelles que soient leur taille et leur secteur d’activité.
Afin d’envoyer et de réceptionner les factures électroniques, trois options sont possibles :
- L’utilisation d’une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) : agréés par le Gouvernement, elles jouent le rôle d’intermédiaires entre un fournisseur et son client en assurant le bon format de facture (e-incoinving) et transmettent à l’administration fiscale toutes les informations n’entrant pas dans le champ de la facturation électronique (e-reporting).
- Les Opérateurs de Dématérialisations (OD) tels qu’INFast : ils fournissent les mêmes services que les PDP mais ne sont pas immatriculés par l’Etat et répondent donc aux exigences de conformité grâce à des partenariats avec les PDP. Leurs fonctionnalités dédiées à la gestion des ventes (comme exemple devis, facture, bon de livraison, signature électronique, paiement en ligne, etc.) font d’eux des acteurs majeurs dans la simplification du processus de facturation.
- Le Portail Public de Facturation (PPF), ex-solution : conçu par l’État français, cet opérateur public devait initialement fournir un service minimum gratuit d’échanges de factures permettant ainsi de regrouper les données de facturation et les données pour l’administration fiscale. Le gouvernement a toutefois annoncé récemment l’abandon de son développement en tant que plateforme de facturation laissant ainsi la place aux PDP et aux partenariats OD-PDP.
L’objectif affiché est double :
- Améliorer la transparence et la traçabilité des transactions commerciales.
- Simplifier la gestion de la TVA, en réduisant les écarts et la fraude fiscale.
Les enjeux de la facturation électronique obligatoire
Conformité et gestion du risque fiscal
L’un des principaux enjeux pour les entreprises concerne la conformité aux nouvelles obligations légales. À partir de 2026 pour toute prestation de services ou vente de marchandises entre professionnels, il ne sera plus possible de continuer à gérer ses factures de manière traditionnelle (outils non-adaptés, PDF par e-mail, etc.). Les entreprises devront adopter des solutions conformes aux normes imposées par l’administration fiscale pour respecter la transmission des données (e-reporting).
Le risque de sanctions en cas de non-respect de ces obligations est réel. Les entreprises qui ne se mettent pas en conformité à temps et ne respectent pas ce système pourront se voir infliger des amendes, et risqueront de faire face à des complications administratives majeures. La gestion des risques fiscaux devient donc cruciale.
Modernisation des processus internes
La réforme pousse les structures à repenser leur organisation interne. Le passage à la facturation électronique implique une modernisation des processus de facturation, de comptabilité, et même de gestion des relations clients et fournisseurs. Pour de nombreuses structures, cela représente une opportunité de :
- Automatiser certaines tâches répétitives et à faible valeur ajoutée (saisie manuelle, archivage papier, etc.).
- Réduire les erreurs et les retards de paiement en standardisant et en simplifiant les échanges.
Pour se faire, elles peuvent se tourner alors vers des logiciels de facturation conformes à la réglementation.
Impact sur la trésorerie et la gestion des flux financiers
L’e-facturation permet une meilleure visibilité sur les flux financiers. En automatisant les processus, il devient plus facile pour les structures de suivre leurs paiements, de réduire les délais de règlement, et donc d’améliorer leur trésorerie. En outre, les entreprises pourront bénéficier d’une vue d’ensemble plus précise et en temps réel sur leurs dépenses et rentrées financières et donc leurs opérations, ce qui favorise une gestion plus rigoureuse et proactive.
Compétitivité et relations commerciales
Sur le plan commercial, la facturation électronique obligatoire peut influencer les relations avec les partenaires (clients et fournisseurs). L’obligation de se conformer à cette réforme et ce nouveau système pourrait initialement paraître contraignante, mais elle offre des opportunités d’améliorer la compétitivité des entreprises, notamment en réduisant les coûts administratifs et en facilitant les échanges commerciaux.
Les entreprises qui adopteront ces nouvelles pratiques auront un avantage concurrentiel, en gagnant en efficacité et en conformité dans leurs opérations. Cela peut également renforcer les relations de confiance avec leurs clients et partenaires, grâce à une meilleure transparence et une fluidité dans les transactions et opérations.
Les avantages pour les entreprises
Réduction des coûts administratifs et environnementaux
L’abandon des factures papier permet de réduire significativement les coûts d’impression, d’envoi postal, et d’archivage. À plus long terme, l’automatisation des tâches liées à la facturation permet de libérer du temps pour les équipes comptables et administratives, leur permettant de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.
En outre, la réduction de l’utilisation de papier et des ressources énergétiques liées à l’envoi des documents s’inscrit dans une démarche plus respectueuse de l’environnement, un aspect de plus en plus important pour de nombreuses entreprises soucieuses de leur responsabilité sociale et environnementale (RSE).
Amélioration de la traçabilité et de la sécurité des données
La facturation électronique renforce la traçabilité des échanges commerciaux. Chaque émission de facture peut être suivie en temps réel, de sa création à son règlement. De plus, les échanges via des plateformes sécurisées garantissent la protection des données et réduisent les risques de fraudes ou d’erreurs.
Optimisation du contrôle de gestion
L’e-facturation permet aux entreprises d’avoir accès à des données fiables et actualisées sur l’état de leur facturation. Ces informations sont précieuses pour améliorer le contrôle de gestion, la prévision budgétaire, et la gestion des flux de trésorerie. Les entreprises pourront ainsi anticiper plus facilement les besoins de financement ou d’investissement.
Interopérabilité et harmonisation européenne
En France, la mise en place de la facturation électronique obligatoire s’inscrit dans une volonté d’harmonisation européenne. L’Italie, par exemple, a déjà mis en place cette obligation depuis 2019, et d’autres pays suivent cette voie. Cette harmonisation vise à faciliter les échanges intra-communautaires et à simplifier les processus pour les entreprises opérant à l’international.
Les défis de la facturation électronique obligatoire
Investissements technologiques
Pour les PME et TPE, l’un des principaux défis de la transition vers la facturation électronique réside dans les investissements technologiques nécessaires pour se conformer aux nouvelles exigences de ce format. Adopter un logiciel ou une plateforme de facturation conforme peut représenter un coût initial important, surtout pour les petites structures. Il est donc crucial de choisir des solutions et plateformes adaptées, évolutives, et conformes aux réglementations en vigueur telles qu’INFast conçu avec et pour les TPE et PME.
Formation des équipes
La mise en place de la facturation électronique en France implique aussi une montée en compétences des équipes s’il y a lieu. Les collaborateurs, notamment dans les services comptables et administratifs, devront être formés aux nouveaux outils et processus. Cette transition nécessitera un accompagnement pour garantir une adoption fluide et éviter les erreurs.
Gestion du changement
Enfin, comme pour toute réforme, la facturation électronique représente un changement culturel pour de nombreuses entreprises. L’acceptation de cette nouvelle manière de travailler peut rencontrer des résistances, notamment chez ceux qui sont habitués à des méthodes plus traditionnelles. Un accompagnement au changement, combiné à une communication claire sur les avantages, est essentiel pour garantir une transition réussie. L’importance du support client et de la réactivité des solutions de facturation est indéniable pour mener à bien ce projet.
Comment se préparer à la facturation électronique obligatoire dès maintenant ?
Pour se préparer à cette réforme, il est recommandé de suivre plusieurs étapes :
- Faire un audit de ses processus actuels pour identifier les axes d’amélioration.
- Choisir une solution de facturation électronique conforme aux normes imposées par l’administration fiscale.
- Former les équipes ou se former à l’utilisation des nouveaux outils.
- Anticiper les défis de trésorerie, notamment en ajustant les délais de paiement et en optimisant le suivi des flux financiers.
La réforme de la facturation électronique obligatoire d’ici 2026 et 2027 est bien plus qu’un simple changement administratif. C’est une opportunité pour les entreprises d’améliorer leur efficacité opérationnelle, de réduire leurs coûts et de gagner en compétitivité. Bien que la transition puisse poser certains défis, ceux qui s’adapteront rapidement aux nouvelles exigences bénéficieront de nombreux avantages, tant sur le plan financier qu’opérationnel.
Entre gains de productivité, meilleure gestion de la trésorerie, et réduction des risques fiscaux, la facturation électronique est une avancée incontournable pour les entreprises de demain. Préparez-vous dès maintenant pour anticiper les changements et réussir votre transition vers le numérique.
Avec INFast, préparez-vous dès maintenant à la facturation électronique obligatoire. Simplement et sereinement.
