Depuis la loi de Finances 2016 et avec l’arrivée de la réforme de la facturation électronique obligatoire à partir de septembre 2026, plusieurs changements dans la réglementation ont chamboulé le monde de la facturation. Résultat : de nombreux entrepreneur·e·s se demandent encore aujourd’hui s’il est obligatoire d’utiliser un logiciel de facturation et s’il doit être conforme. Dans cet article, nous faisons le point sur les obligations concernant l’utilisation des logiciels de facturation.
📌 Ce que vous allez découvrir :
✅ Si un logiciel de facturation est obligatoire en 2025 ;
✅ Les règles légales à respecter pour être en conformité ;
✅ Les risques et sanctions en cas de non-conformité ;
✅ Et comment choisir un outil simple et 100 % conforme.
Suis-je obligé·e d’utiliser un logiciel de facturation ?
Soyons transparents, théoriquement, la réponse est non.
Selon la réglementation française, vous n’êtes pas obligé·e d’utiliser un logiciel de facturation si vous n’en voulez pas, tant que vos devis et factures (version papier, solution maison, API, etc.) répondent aux conditions imposées par la réglementation en vigueur.
Cependant, dans la pratique, le cas est plus complexe qu’il n’y paraît. Vous devez pouvoir répondre à certaines obligations selon votre situation. Utiliser un logiciel de facturation, et qui plus est, un logiciel conforme, devient une nécessité dans certains cas que nous détaillons ci-dessous.
Dans quels cas est-il obligatoire d’utiliser un logiciel de facturation conforme ?
Dans le but d’améliorer le suivi les flux financiers et la TVA qui en découle, l’Union européenne a émis des directives pour faire appliquer plus de traçabilité. Ces directives ont récemment été appliquées et corrigées dans le droit français.
La loi finance 2016 prévoyait de mettre en place à partir du 1er janvier 2018 l’obligation pour toute entreprise assujettie, qui enregistre des paiements, à utiliser un logiciel de comptabilité, de gestion ou de système de caisse satisfaisant à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale.
Avec les modifications apportées à la loi anti-fraude 2018, cette obligation ne concerne plus que les assujetti·e·s à la TVA, hors régime de franchise en base, facturant à des particuliers et enregistrant des encaissements avec un logiciel ou un système de caisse (article 286 du CGI).
ℹ️ À noter : “Logiciel et système de caisse” comprend notamment la fonction d’enregistrement des encaissements d’un logiciel de facturation ou de comptabilité. C’est le cas du logiciel de facturation INFast et de tous les logiciels de facturation qui enregistrent des paiements. Attention, si vous facturez à la fois des particuliers et des professionnels, vous êtes également concerné·es par cette obligation.
Les modalités d’application de la loi anti-fraude à la TVA 2018 ayant été revues à plusieurs reprises par le gouvernement français ; ces changements n’ont pas toujours été communiqués de manière claire et efficace. Ce qui a contribué à faire couler beaucoup d’encre, entraînant, par là même, la publication d’articles contradictoires à ce sujet sur Internet et dans les journaux.
Si vous avez des doutes, ce questionnaire vous aidera à savoir si vous êtes concerné·e ou non par la loi de 2018.
Je n’enregistre pas d’encaissement au moyen d’un logiciel, suis-je concerné·e par la loi anti-fraude ?
Si vous enregistrez à la main les encaissements extra-comptables dans un livre de caisse, vous n’avez pas d’obligation à utiliser un logiciel de caisse ou un logiciel de facturation. Il en va de même si vous utilisez un terminal de paiement pour les règlements par carte bancaire sans avoir de logiciel d’encaissement.
Il existe une tolérance pour les entreprises de vente en ligne qui reçoivent des règlements uniquement sous forme de virements ou de paiements en ligne via un établissement bancaire auprès duquel l’administration peut obtenir des informations (BOFIP 4 Juillet 2018).
Et que dois-je faire dans le cadre de la réforme de la facturation électronique obligatoire ?
Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises travaillant pour des marchés publics ont l’obligation de délivrer des factures électroniques.
Cette obligation entrera progressivement en vigueur pour l’ensemble des entreprises travaillant en B2B en France (échanges entre professionnels) entre le 1er septembre 2026 et le 1er septembre 2027 selon la taille de leur entreprise. On parle de e-invoicing.
En parallèle, toute entreprise travaillant avec des particuliers ou à l’international aura l’obligation de communiquer à l’administration fiscale les informations et données concernant ses opérations et transactions. C’est ce qu’on appelle le e-reporting.
Utiliser un logiciel de facturation électronique conforme assure ainsi à votre entreprise de respecter la réglementation française concernant cette réforme. INFast est : Solution compatible · Précurseur format Factur-X préconisé · Membre du Forum National de la Facture Électronique !
Puis-je continuer à faire mes factures sur Word ou Excel ?
Si vous faites vos factures sur Word ou Excel, sachez que cela sera plus possible. En effet, ces méthodes ne correspondent pas aux critères de la facturation électronique obligatoire et plus précisément aux critères d’inaltérabilité et de traçabilité.
Le but de la réglementation de cette réforme de la facturation est de faciliter et d’accélérer la transmission et le traitement des factures, tout en simplifiant le travail de l’administration fiscale dans la lutte anti-fraude. Il est donc vivement conseillé de commencer à utiliser un logiciel de devis et factures électroniques conforme dès maintenant. Ceci certifie votre respect de la réglementation française et vous assure une facturation à jour sans prise de tête !
Quelles sont les sanctions en cas de non-conformité ?
Sanctions pour non-respect de la loi anti-fraude à la TVA
En cas de contrôle, vous devez fournir à l’État une attestation de votre éditeur de logiciel. Sans quoi, le non‑respect de l’obligation d’utiliser un logiciel de facturation ou de caisse conforme (article 286 du Code général des impôts) exposera votre entreprise à une amende forfaitaire allant jusqu’à 7 500 € par logiciel non conforme, et pouvant monter à 15 000 € en cas de récidive. Vérifiez auprès de votre fournisseur de logiciel qu’il respecte bien ces exigences, et qu’il sera en mesure de vous fournir un certificat ou une attestation.
Sanctions pour non-respect de la facturation électronique obligatoire
De même, dans le cadre de la réforme de la réforme de la facturation électronique :
- Si votre structure assujettie à la TVA ne transmet pas ses factures au format électronique dans les conditions de l’article 289 bis du CGI (e-invoicing), elle risque une sanction de 15 € par facture non conforme, avec un plafond annuel de 15 000 €.
- Pour toutes les autres entreprises, en cas de défaut de transmission des données de transaction clients (e-reporting), une amende de 250 € par transmission sera demandée, également plafonnée à 15 000 € par an.
Quels sont les avantages d’un logiciel de facturation conforme à la réglementation ?
Être toujours en règle
Que vous deviez utiliser un logiciel conforme ou non, vous devez respecter un certain nombre de règles en matière de facturation et de suivi des ventes. Un logiciel de facturation attesté ou certifié conforme comme INFast vous apporte justement la garantie de répondre à ces exigences légales, notamment en matière d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage.
De plus, un logiciel de facturation conforme vous permet de gérer facilement vos mentions légales. Il vous suffit de les renseigner une fois pour qu’elles apparaissent sur tous les documents suivants. Vous pouvez joindre à vos devis et factures, vos conditions générales des ventes et votre attestation d’assurance obligatoire.
Gagner du temps
La garantie de conformité est un avantage, mais n’est pas la seule raison d’utiliser un outil professionnel pour sa facturation (enfin, c’est ce que l’on pense chez INTIA).
Avec une solution professionnelle, vous pouvez gagner du temps en gérant simplement l’édition de vos devis et factures, vos acomptes, vos relances ou encore en retrouvant facilement vos documents et vos pièces jointes.
Centraliser toutes les informations et documents en un seul endroit vous évite d’avoir à chercher pendant des heures des papier égarés. Tout est à portée de main et vous retrouvez les informations en un clic.
Éviter les oublis et les erreurs de calcul ou de numérotation
Oubli d’une mention, erreur de calcul de la TVA ou d’une remise… tout ceci n’est désormais plus qu’un mauvais souvenir !
Avec la saisie automatique, présente sur la plupart des logiciels de facturation, vous n’avez plus besoin de saisir à la fois vos prix HT, taux de TVA et prix TTC, ou encore votre marge commerciale, le logiciel de facturation s’en occupe pour vous.
Vous pouvez aussi créer une facture depuis un fichier client pour être certain que toutes les informations obligatoires le concernant apparaissent.
La numérotation des factures peut être parfois un casse-tête, et une erreur, un doublon ou un oubli peut vite arriver si vous n’êtes pas vigilant. L’utilisation d’un logiciel conforme comme INFast vous évite justement d’avoir à y penser en appliquant une numérotation automatique en accord avec la réglementation en vigueur, même en cas de changement en cours d’année.
Comment choisir un logiciel de facturation conforme ?
Choisir la bonne solution ne se limite pas à une question de tarifs ou d’esthétique : c’est un vrai levier de sérénité pour votre activité. Avant tout, vérifiez qu’elle respecte les obligations légales liées aux factures et aux opérations de caisse. Une solution conforme garantit l’authenticité, la traçabilité et l’archivage sécurisé de chaque facture, tout en assurant le respect des normes fiscales en vigueur.
La simplicité d’utilisation est un autre critère essentiel. Votre système de facturation doit vous faire gagner du temps, pas vous en faire perdre. Optez pour une solution intuitive, claire et adaptée à vos besoins, qui facilite la création des factures, le suivi des paiements et de vos clients. Et surtout pour une solution vous permettant de migrer vos données facilement et vous assurant un accompagnement efficace, rapide et 7j/7.
Enfin, privilégiez un logiciel capable de s’intégrer facilement à vos outils existants : comptabilité, CRM, ou gestion d’activité. Avec la réforme de la facturation électronique qui arrive, adopter dès maintenant un outil conforme et évolutif, c’est préparer votre structure à l’avenir, tout en simplifiant vos opérations au quotidien.
ℹ️ Plus d’informations dans notre article dédié : Bien choisir son logiciel de facturation.
En résumé
📌 À retenir : l’essentiel sur le logiciel de facturation obligatoire
→ Depuis la loi anti-fraude de 2018, l’usage d’un logiciel conforme est obligatoire pour les entreprises assujetties à la TVA.
→ Il doit garantir : inaltérabilité, sécurisation, conservation et archivage des données.
→ En cas de non-conformité à la réglementation de 2018 : amende de 7 500 € par système.
→ À partir de 2026, la facturation électronique devient progressivement obligatoire.
→ Une solution compatible sera indispensable pour éviter toute sanction.
→ Utiliser un outil adapté, c’est aussi gagner du temps et éviter les erreurs de facturation.
Si vous êtes assujetti·e à la TVA, que vous facturez entre autres des particuliers et que vous utilisez un logiciel de facturation qui enregistre des paiements, votre logiciel doit être attesté ou certifié conforme à la loi anti-fraude de 2018.
La facturation électronique est devenue obligatoire pour toute entreprise travaillant pour des marchés publics depuis le 1er janvier 2020. Cette obligation s’étendra progressivement aux entreprises françaises facturant à des professionnels à partir du 1er septembre 2026 selon la taille de la structure. Les entreprises facturant à des clients particuliers ou à l’international devront quant elles transmettre leurs informations de transactions à l’administration.
Si vous n’êtes pas concerné·e par l’obligation d’utiliser un logiciel conforme, ce dernier est tout de même indispensable pour votre entreprise. C’est un excellent moyen pour vous de gagner du temps dans votre gestion des ventes et cela vous évite les erreurs et les oublis de calcul, de mention et de numérotation.
Questions fréquentes
Est-ce qu’INFast respecte les exigences fiscales françaises ?
Oui, le logiciel INFast est conforme aux exigences de la législation française en vigueur. Vous pouvez d’ailleurs télécharger une attestation de conformité depuis votre compte INFast. Le logiciel est aussi compatible facturation électronique, n’hésitez pas à réserver une démonstration avec une personne de l’équipe pour obtenir davantage d’informations.
La facture électronique concernera-t-elle toutes les structures ?
Oui. La facture électronique deviendra obligatoire pour toutes les entreprises assujetties à la TVA, mais selon un calendrier progressif. Dès septembre 2026, les grandes entreprises et les ETI devront émettre et recevoir leurs factures sous format électronique. Les TPE et PME, elles, auront jusqu’en septembre 2027 pour se conformer à la réforme d’émission, mais devront être capables dès septembre 2026 de réceptionner ce format de factures. Adopter dès maintenant un logiciel de facturation conforme, comme INFast, permet de préparer cette transition sereinement et de continuer à émettre des factures en toute conformité.
Assurez votre conformité maintenant !
À chacun son expertise, ne vous prenez plus la tête sur la réglementation.
