Source de graves problèmes financiers pour l’entreprise, les impayés engendrent aussi beaucoup de stress et de découragement pour les chefs d’entreprise. L’accumulation de factures impayées conduit de nombreuses entreprises (dont une grande part de TPE et PME) à la faillite chaque année.
S’il n’est pas toujours facile de gérer les mauvais payeurs et les imprévus, il existe cependant des solutions préventives pour éviter les impayés.
Simple et efficace, INFast est le logiciel de facturation dédié aux entrepreneurs qui veulent être payés rapidement.
Qu’est-ce qu’un impayé ?
Un impayé est une somme due qui n’a pas été réglée à la date de paiement indiquée sur un document de contrat (devis signé par l’acheteur, facture, etc).
Ce retard de paiement à échéance peut être dû à un oubli, de la mauvaise foi, un litige commercial ou encore à l’insolvabilité de l’acheteur (dépôt de bilan, liquidation judiciaire, etc).
Au niveau juridique, une facture devient impayée après l’envoi des relances amiables, puis de la lettre de mise en demeure qui constitue une transition entre recouvrement amiable et procédure judiciaire.
On parle également de créances client pour désigner l’ensemble des sommes dues par le client lors d’une transaction de marchandises ou de services. Une créance devient effective lorsque les services ou produits ont bien été livrés à l’acheteur, mais que le professionnel n’a pas reçu le paiement qui lui est dû.
Comment éviter les retards et impayés ?
Retards et impayés peuvent avoir de lourdes conséquences sur votre entreprise. Plus une entreprise est petite, plus elle est vulnérable aux trous de trésorerie.
Mais pas de panique, allez vite lire nos 8 conseils pour éviter les impayés et adoptez les bons réflexes !
En complément de ces bonnes pratiques, gardez en tête que le client n’est pas toujours fautif. Il peut arriver que la facture soit perdue ou n’arrive pas à la bonne personne, que le mode de paiement que vous proposez ne soit pas adéquat, etc.
Voici donc quelques conseils complémentaires :
CRÉEZ UNE BASE DE DONNÉES CLIENTS
Identifiez vos interlocuteurs et gérez les informations les concernant. Avec une base de données clients ordonnée et régulièrement mise à jour, vous saurez à qui vous adresser selon la situation et gagnerez du temps dans votre correspondance.
ENVOYEZ VOS DOCUMENTS EN LIGNE
Envoyer des documents par e-mail, c’est bien plus rapide qu’un courrier postal qui peut arriver en retard, se perdre, ou encore aller de service en service avant d’atteindre le bon contact. Plus la facture est envoyée et reçue rapidement, plus grandes sont les chances qu’elle soit payée en temps et en heure.
PROPOSEZ DES MODES DE PAIEMENT VARIÉS
Donnez la possibilité à l’acheteur de régler facilement et rapidement : virement, carte bancaire, paiement en ligne, prélèvement SEPA (qui vous permet de sécuriser la transaction grâce à la conservation des empreintes de paiements de vos clients). Si possible, évitez les chèques qui peuvent être facilement perdus, oubliés, volés ou impossibles à encaisser (chèque sans provision) ou demandez un chèque de banque à partir d’un certain montant.
FAITES UN ÉTAT DE RAPPROCHEMENT BANCAIRE DE VOTRE ENTREPRISE RÉGULIÈREMENT
Le rapprochement bancaire est le pointage de votre compte banque en comptabilité (ou compte 512) et de votre relevé bancaire.
En effectuant cette comparaison, vous vérifiez que toutes les opérations saisies au niveau comptable le sont également au niveau de votre banque et vice-versa.
Si vous faites votre comptabilité vous-même, vous pouvez retrouver le compte banque dans le grand livre comptable de votre entreprise.
Comparer l’état de votre compte banque avec le relevé bancaire (ou extrait bancaire) d’entreprise permet d’identifier les anomalies entre la comptabilité de l’entreprise et celle de la banque : décalage des dates d’encaissement ou de décaissement, erreur de saisie de montants, opérations non comptabilisées ou comptées en double par votre banque, agios, frais de saisie, etc.
Si le rapprochement bancaire semble fastidieux, il est néanmoins nécessaire, car il permet de faire le point sur la situation réelle de la trésorerie de votre entreprise, mettre à jour les écritures comptables, détecter les factures manquantes et les chèques non encaissés, etc.
Une erreur de trésorerie peut entraîner des conséquences sur les paiements de créances et les relances clients.
Vous pouvez faire ce rapprochement vous-même sur Excel, un logiciel en ligne ou faire sous-traiter par un·e expert·e-comptable.
OPTEZ POUR UNE SOLUTION DE FACTURATION EN LIGNE
Vous gagnez du temps dans la création, la gestion et l’envoi de vos documents de facturation. Vous créez et gérez votre base de données clients et votre catalogue d’articles, que vous pouvez utiliser directement, lors de la réalisation de vos devis et factures. Vous envoyez rapidement et simplement vos documents et demandes de paiement au bon contact.
Le logiciel de facturation INFast vous indique en temps réel quand relancer vos devis et factures. Vous avez la possibilité de paramétrer vos e-mails et délais de relance et pré-relance et gagnez ainsi du temps et de l’argent.
Avec la solution de paiement en ligne intégrée INBox, plus besoin d’aller à la banque pour encaisser un chèque ou d’envoyer un IBAN pour un virement. Vous proposez à vos clients de vous régler en ligne de manière simple, rapide et sécurisée dès réception de la facture.
Ainsi, lorsque vous envoyez vos factures et lettres de relances, votre client reçoit une notification par e-mail avec un lien direct vers la facture et le paiement en ligne. Vous êtes ensuite notifié en retour lorsque vous recevez un paiement.
Le recouvrement de créances
Il arrive que, malgré tous vos efforts préventifs, le client ne règle pas sa facture à échéance. C’est à ce moment qu’intervient le recouvrement de créances. Cette procédure consiste à employer différents moyens amiables et judiciaires pour récupérer la somme due par l’acheteur.
Le recouvrement de créances se fait en deux temps : le recouvrement amiable (pré-relance, appel téléphonique, lettres de relance) et le recouvrement judiciaire (mise en demeure, injonction de payer, assignation en référé, assignation en paiement).
Vous pouvez lancer ces procédures seul·e ou faire appel à un·e avocat·e, un·e huissier·ère ou une société de recouvrement pour donner du poids à votre demande et gagner du temps.
Prêts à gagner du temps et éviter les retards de paiement ? Découvrez la solution de facturation et de paiement en ligne INFast pour les petites entreprises.
