Le logiciel de devis en ligne

Selon le code de commerce, le consommateur doit être informé des prix de vente avant de procéder à un achat. La plupart du temps, l’affichage des prix ou un panneau avec les tarifs pratiqués suffisent. Mais il arrive que les prix ne puissent pas être définis à l’avance comme dans le cas d’une prestation sur-mesure ou de travaux de rénovations par exemple.

Le devis sert justement à informer en détail des prestations ou travaux à effectuer, ainsi que le prix final.

Une fois que le client et le professionnel se sont mis d’accord sur le devis et les conditions d’exécution, le devis final signé par le client devient alors un contrat de vente engageant les deux parties. Le professionnel s’engage à exécuter la prestation ou les travaux dans les conditions indiquées et le client s’engage à payer les prestations détaillées sur le devis.

Vous devez remettre un devis pour toute prestation de travaux et dépannage, pompes funèbres, location de véhicule, déménagement, prestation de santé en libéral (appareillage, prothèse, etc.).

Le devis est également obligatoire pour toute autre vente de prestation dès 1 500 €. S’il s’agit de services à la personne, vous devez faire un devis à partir de 100 €/mois.

Bien que le devis soit optionnel dans les autres cas, il est fortement conseillé. Essentiellement pour éviter les malentendus et les litiges.

Tout devis doit contenir les informations suivantes qu’INFast complète automatiquement avec les informations fournies :

• la mention “devis”
• la date d’émission du devis
• la raison sociale, l’adresse, le numéro de TVA intracommunautaire, le numéro de téléphone et l’e-mail de votre entreprise
• le statut, la forme juridique et le SIRET de votre entreprise

Si vous êtes commerçant, votre numéro RCS et le nom de la ville où se trouve le greffe d’immatriculation, et si vous êtes artisan, votre numéro au Répertoire des métiers :

• les coordonnées et le nom du client (ou la raison sociale s’il s’agit d’un professionnel)
• la description détaillée, la quantité, le prix unitaire HT et l’unité de mesure de chaque prestation et/ou produit
• le montant de l’acompte HT
• les remises et primes éventuelles HT
• le montant total à payer HT et TTC
• la durée de validité de l’offre

S’il s’agit de prestations ou travaux, la date de démarrage et la date de livraison prévues, dans le cadre de travaux BTP et jardinage, la mention déchet :

• le délai et les conditions de paiement
• le taux de pénalités en cas de retard de paiement et la mention de pénalité forfaitaire pour frais de recouvrement, le caractère payant du devis le cas échéant
• Vos assurances professionnelles obligatoires (Décennale, Responsabilité civile professionnelle).

Si vous n’êtes pas redevable de la TVA, les montants sont à afficher en HT uniquement. Vous devez ajouter la mention “TVA non-applicable, article 293 B du Code Général des Impôts” en bas de votre devis.

Si vous êtes entrepreneur individuel (micro-entreprise et auto-entrepreneur compris, la dénomination de l’entreprise est : vos noms et prénoms, suivis directement par la mention “EI” ou “Entrepreneur Individuel”.

Si vous facturez en autoliquidation en sous-traitance, il suffit d’indiquer “Autoliquidation”. Pour les livraisons intracommunautaires de biens, vous devez indiquer la mention « Exonération de TVA, article 262 ter, I du CGI » ou « Exonération de TVA, article 283 du CGI » s’il s’agit de prestations.

Pour que votre devis soit valide, votre client doit écrire la mention “Lu et approuvé” ou “Bon pour accord”, dater et signer. Il est également possible d’utiliser la signature électronique ou un logiciel qui permet l’acceptation en ligne des devis pour gagner du temps.

En principe, il n’est pas obligatoire de joindre vos conditions générales des ventes à vos devis si celles-ci sont consultables par un autre moyen (site internet, sur place dans votre atelier ou local). Vous devez également être en mesure d’envoyer vos CGV si le client en fait la demande.

Si votre client est un particulier, vous devez vous assurer que celui-ci a bien pris connaissance des CGV et les accepte avant de signer le devis.

Tout manquement au droit d’information est passible d’une amende pouvant aller jusqu’à 15 000 € pour une personne physique et 75 000 € pour une personne morale.

Nous vous conseillons donc vivement de joindre vos CGV à vos devis que ce soit en version papier ou par voie électronique. Les mentions sont automatiquement ajoutées avec INFast.

Un devis signé par un client constitue un accord contractuel qui engage les deux parties selon les termes établis. En effet, soumettre un devis revient à proposer un contrat, incluant le contenu du devis lui-même et les conditions générales de vente s’il y en a. Cependant, il est possible de faire évoluer un devis si des modifications du projet sont nécessaires après sa signature.

Pour modifier un devis initial, vous devez établir un avenant. Cet avenant détaillera les changements requis, qu’il s’agisse de l’ajout de services supplémentaires, de la modification des coûts ou de l’extension des délais. Le client doit approuver cet avenant pour que les modifications prennent effet légalement.

Si les modifications apportées au projet initial sont importantes, vous pouvez être amené à rédiger un nouveau devis plutôt qu’un avenant. Ce nouveau devis devra également être signé par le client pour valider les nouvelles conditions. Par exemple, si un projet de rénovation prévoit initialement de peindre les murs, mais que le client souhaite ensuite refaire toute la cuisine, cela augmente le volume des travaux et le coût total.

En résumé, oui, un devis peut évoluer, mais toujours avec l’accord écrit du client pour garantir la clarté et le respect des engagements mutuels. En proposant vous-même de faire évoluer un devis, vous vous montrez proactif et en mesure de vous adapter aux besoins du client.

Facturer un devis ou non dépend principalement du type de service et de l’investissement nécessaire pour le préparer. Le plus souvent, les devis sont réalisés gratuitement pour permettre aux clients de comparer les offres sans engagement financier.

Toutefois, il existe des cas où facturer un devis est parfaitement légitime. Par exemple, dans le cadre de projets de grande envergure qui engagent plusieurs personnes, comme un chantier de construction en BTP, facturer un devis peut être envisagé. Cela s’applique notamment lorsque des évaluations précises sont nécessaires, comme des relevés topographiques, ou lorsque des déplacements sur site sont requis. Dans ce cas, facturer votre devis aide à couvrir vos frais et assure que votre temps et votre expertise sont valorisés.

Lorsque vos devis sont facturés, communiquez-le ouvertement à vos clients. Ils doivent être au courant avant votre déplacement pour éviter tout malentendu ou risque d’entacher vos relations commerciales. Astuce commerciale : proposez une déduction du montant du devis sur le contrat vendu, en cas de signature. Cela peut encourager votre client !

Une bonne explication de votre politique de prix renforce la confiance, et démontre la valeur réelle du service que vous proposez.

Lorsque vous éditez un devis, il est obligatoire de lui établir une durée de validité. Une échéance de devis correspond à la date butoir jusqu’à laquelle un client peut accepter, refuser le devis ou en demander une modification. Une fois la date d’échéance passée, l’offre du devis n’est plus valable.

Il est conseillé de fixer une date d’échéance en fonction du besoin de votre client et de vos capacités d’exécution de la prestation demandée. Si votre client souhaite démarrer un chantier le mois prochain, il est conseillé de raccourcir la date d’échéance du devis à moins de 15 jours pour s’assurer un paiement de la facture au moment de la commande de matériel. Au contraire, si une prestation ne nécessite pas de frais supplémentaires, vous pouvez autoriser une date d’échéance plus éloignée (au-delà de 15 jours).

Si aucune date de validité n’est précisée, le devis est réputé valable pendant un délai raisonnable qui peut être fixé à 1 à 3 mois par les juges. Après cette période, le devis initial n’est plus valable et vous devez en refaire un nouveau. Ne prenez pas de risque et utilisez un logiciel qui vous met automatiquement une date de validité.