Vous venez d’envoyer un devis à un prospect, mais celui-ci reste sans réponse ? Pas d’inquiétude, il est normal qu’un client prenne un peu de temps avant de vous répondre, que ce soit favorablement (on vous le souhaite !) ou non. Néanmoins, vous êtes dans l’incertitude et aimeriez savoir si ce potentiel contrat va se concrétiser, ne serait-ce que par souci d’organisation.
Comment s’assurer que votre prospect a pris connaissance du devis ? À partir de combien de jours est-il raisonnable de relancer un potentiel client suite à l’envoi de votre e-mail ? Comment le relancer sans paraître trop insistant ? Découvrez 6 conseils pour relancer vos devis avec succès et augmenter vos chances de signer un nouveau contrat !
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Pourquoi est-ce important de relancer le client après l’envoi d’un devis ?
Si un prospect vous a contacté pour un devis, il y a de fortes chances qu’il ait également demandé des devis à d’autres entreprises concurrentes. Résultat, il a besoin de temps pour évaluer les différentes options et les tarifs avant de prendre une décision.
Parfois, le devis initial peut aussi manquer de détails, ne répondant pas pleinement aux besoins et aux attentes du client. Dans ce cas, le client peut hésiter à répondre, cherchant des clarifications supplémentaires avant de se prononcer.
La relance suite à l’envoi d’un devis permet de montrer l’engagement et le professionnalisme de votre entreprise envers le client potentiel. Vous indiquez que le projet présenté par le client vous intéresse et que vous aimeriez collaborer avec lui.
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1-Préparer un e-mail de relance personnalisé
Adoptez une approche personnalisée pour susciter l’intérêt et l’engagement du prospect. Cela signifie comprendre ses besoins, ses défis, ses objectifs et toute autre information pertinente qui pourrait influencer sa décision. Dans votre relance, rappelez le contexte, le nom de votre entreprise et soyez ouvert à la discussion s’il a des questions.
Les relances et les e-mails personnalisés permettent de renforcer la relation avec le client, d’accroître l’engagement et les chances de conversion, tout en transmettant une image positive de votre entreprise. La personnalisation permet d’adapter le contenu de la relance en fonction des besoins et des intérêts spécifiques du client. En comprenant ses préoccupations particulières, vous proposez des solutions qui correspondent parfaitement à ses attentes, augmentant ainsi les chances d’obtenir une réponse positive.
Enfin, une relance personnalisée montre que votre entreprise est engagée à fournir un service client de qualité et à établir des relations durables.
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2-Montrer que vous avez compris les besoins et enjeux du client
Dans votre e-mail ou appel téléphonique de relance, insistez sur les délais demandés par le client lors du premier contact. Cela montre que vous cherchez à faire le travail dans de bonnes conditions. Mettez en évidence les conséquences positives d’une réponse rapide comme le fait de pouvoir commencer le chantier dans de brefs délais par exemple.
🚨 L’astuce pour obtenir une réponse rapide : créez un sentiment d’urgence en proposant des offres à durée limitée. En précisant que votre devis est valable seulement quelques jours ou semaines, cela incitera le client à revenir vers vous plus rapidement s’il ne veut pas passer à côté de votre offre.
E-MAIL OU TÉLÉPHONE : COMMENT RELANCER UN CLIENT OU PROSPECT ?
Chaque client a ses préférences et ses habitudes de communication. Pour une relance efficace, adaptez-vous au mode de communication utilisé par vos prospects ou clients. Pour certains, les e-mails peuvent être le moyen le plus pratique pour discuter des détails du devis. Les e-mails offrent aussi l’avantage de fournir une trace écrite des échanges.
Cependant, certains clients préfèrent une communication plus directe et personnelle. Dans ce cas, optez pour des appels téléphoniques, qui peuvent par ailleurs faciliter une meilleure compréhension des besoins du client et favoriser une communication ouverte.
3-Choisir le bon moment pour relancer
Maximisez l’efficacité de votre relance en choisissant le bon timing. Ce conseil peut paraître simple, mais est néanmoins un bon moyen de vous garantir une réponse de la part du client.
Tout d’abord, évitez une relance trop précipitée, car cela pourrait être perçu comme intrusif. Donnez au client le temps de prendre connaissance du devis et de réfléchir aux options qui s’offrent à lui : comparer les propositions, négocier les conditions générales de vente, etc. Si vous relancez trop tôt, cela risque de donner l’impression de mettre une pression sur le client, ce qui pourrait compromettre la relation commerciale.
D’un autre côté, plus le temps passe depuis l’envoi du devis, plus le client peut oublier ou perdre de l’intérêt pour l’offre. Une relance tardive peut également donner l’impression d’une négligence ou d’un désintérêt de votre part, ce qui n’est pas propice à une relation commerciale fructueuse.
📆 Le bon timing : attendez trois à cinq jours après l’envoi du devis pour relancer le client si vous êtes sans nouvelle de lui. Ce délai peut être ajusté en fonction du contexte spécifique du prospect.
4-Optimiser ses relances avec un logiciel
Pour assurer le succès de vos relances de devis, mettez en place un système de suivi dans votre entreprise. Pour cela, investissez dans un outil de gestion de la relation client (CRM). Un CRM permet de centraliser toutes les informations relatives aux prospects et clients, facilitant ainsi la gestion et le suivi des relances de devis ou factures. Grâce à cette plateforme, toute l’équipe de votre entreprise peut enregistrer les interactions passées, les détails des devis envoyés, les réponses obtenues, ainsi que toute autre information pertinente.
En utilisant un CRM, vous pouvez également planifier des rappels pour les relances ultérieures. Cela garantit que chaque client potentiel est suivi de manière organisée et régulière. Les rappels peuvent être programmés en fonction des délais convenus avec le client ou des occasions spéciales liées à ses besoins. Cette approche permet de ne pas laisser de clients potentiels dans l’oubli et de maintenir une communication cohérente et opportune.
En améliorant son suivi, votre entreprise garde une vue d’ensemble sur l’état de chaque relance en cours et identifie facilement les opportunités d’amélioration ou de personnalisation pour maximiser les chances de réussite. En résumé, un système de suivi bien établi contribue à :
- optimiser le processus de relance de devis,
- renforcer la productivité de l’équipe commerciale,
- favoriser des relations durables avec les clients potentiels.
Bon à savoir : il n’est pas toujours nécessaire d’investir dans un CRM dédié avec toutes les fonctionnalités avancées, surtout pour les petites entreprises et les entrepreneurs qui démarrent leur activité. Certains logiciels de facturation disposent déjà de certaines fonctionnalités d’un outil CRM. C’est notamment le cas avec le logiciel de facturation INFast qui permet, entre autres, de :
- ajouter des notes dans les fichiers clients,
- créer des catégories pour segmenter les clients,
- planifier des relances,
- avoir accès à l’historique des e-mails envoyés,
- mettre en place des rapports analytiques.
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5-Solliciter des retours de la part du client
Lors de la relance, ne vous limitez pas à demander au client s’il a bien reçu votre devis, mais soyez ouvert aux questions. Encouragez-le à exprimer ses préoccupations et proposez par exemple de retravailler le devis ensemble avec des alternatives qui répondent mieux aux attentes du client.
En écoutant attentivement ses besoins et en étant ouvert aux ajustements, vous montrez votre engagement à trouver la meilleure solution possible pour le client. Cela crée une relation de confiance et témoigne de la volonté de l’entreprise d’aller au-delà des offres standard pour répondre aux attentes individuelles.
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6-S’assurer d’un suivi après la réponse du client
Si le client accepte le devis, montrez-lui votre enthousiasme à l’idée de collaborer avec lui. Cela renforcera le sentiment positif du client envers votre entreprise et créera une atmosphère de confiance dès le début de la relation commerciale.
En cas de réponse négative, cherchez à comprendre les motifs de son refus. Est-ce dû à vos tarifs ? Votre prestation correspond-elle à ses attentes ? Montrez votre compréhension et votre ouverture à de futures opportunités de collaboration. Enfin, gardez à l’esprit que le client peut voir ses besoins évoluer avec le temps et que s’il est convaincu par vos services, il pourrait vous contacter à nouveau.
FAQ : 3 questions sur la relance de devis
Quels éléments doivent figurer dans un devis pour assurer sa clarté et sa transparence ?
Un devis doit identifier clairement les produits ou services vendus par l’entreprise, en fournissant des descriptions détaillées. Le devis doit indiquer les quantités, les prix unitaires HT, la TVA et le montant total. N'oubliez pas de spécifier les conditions de paiement, les échéances, et les éventuels frais supplémentaires. Ajoutez également des informations sur la durée de validité du devis, les garanties éventuelles et les conditions d'annulation.
En fournissant ces éléments de manière transparente, le client pourra comprendre clairement l'offre proposée et prendre une décision en toute connaissance de cause.Comment augmenter ses chances de faire signer un devis ?
Vous devez d’abord comprendre les besoins spécifiques du client et personnaliser l'offre en conséquence.
Fournissez au client des détails clairs et complets, expliquez la valeur ajoutée des produits ou des prestations de services proposés, offrez des options de paiement flexibles et créez un sentiment d'urgence avec des offres à durée limitée.
Valorisez également votre expertise et n’hésitez pas à montrer d’anciens chantiers ou travaux réalisés par votre entreprise.
Enfin, soyez ouvert au dialogue. Une communication efficace et un suivi proactif tout au long du processus de négociation contribuent aussi à renforcer la confiance du client et à augmenter les chances de signature du devis.Comment relancer un client suite à une facture impayée ?
Vérifiez d'abord la date d'échéance de votre facture et envoyez une relance amicale, par e-mail de préférence pour conserver une trace écrite, afin de rappeler la facture impayée.
Proposez des options de paiement flexibles et communiquez clairement sur les conséquences du non-paiement de la facture.
Si nécessaire, envisagez des appels téléphoniques ou une relance par courrier recommandé. Faites preuve de patience et de diplomatie, tout en préservant les relations futures avec le client. Enfin, si (et seulement si) vos relances n’ont pas abouti, envoyez au client une lettre de mise en demeure de payer les factures impayées.
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