Vous venez de créer votre entreprise ? Alors vous avez besoin d’outils pour vous aider à tout gérer ! Il est important de prendre de bonnes habitudes dès la création de votre entreprise pour ne pas perdre de temps et être plus productif.
Pourquoi utiliser des outils numériques ?
Les outils numériques vont vous permettre de gagner en souplesse dans la gestion de votre entreprise. Vous allez pouvoir retrouver en quelques secondes vos informations depuis votre ordinateur ou téléphone portable. C’est donc un gain de temps formidable que d’avoir ses données toujours avec soi et au même endroit, plutôt qu’éparpillées sur du papier….
Les outils numériques vous donnent l’opportunité d’améliorer vos échanges avec vos clients, et donc de les fidéliser, mais aussi d’en attirer de nouveaux.
9 outils numériques pour bien débuter
1 – Une messagerie professionnelle
Vous allez devoir échanger régulièrement avec vos clients, fournisseurs, partenaires, et leur envoyer des documents. Pour être plus organisé, nous vous conseillons d’utiliser une adresse de messagerie professionnelle différente de votre adresse personnelle.
Quel outil choisir ? Nous vous recommandons de créer une messagerie Gmail. Simple à utiliser et efficace, avoir une messagerie Gmail vous permettra d’avoir accès à tous les outils google (G Suite), tel que l’outil de traitement de texte ou de tableur. L’utilisation de Gmail et des outils Google est gratuite.
2 – Un agenda en ligne
Pour bien gérer votre temps, quoi de mieux qu’un agenda en ligne ! Vous pourrez programmer vos rendez-vous et mettre des rappels pour ne rien oublier. Un agenda en ligne vous permet aussi de visualiser facilement votre emploi du temps sur la semaine ou le mois.
Quel outil choisir ? Si vous possédez une adresse Gmail, vous pouvez utiliser Google Agenda. Sinon, nous vous conseillons à nouveau vivement d’en créer une.
3 – Un outil de création de logo
En tant que professionnel, vous devez bâtir l’image de votre entreprise et entretenir votre bonne réputation. Pour rester présent dans l’esprit de vos clients et qu’ils reconnaissent votre entreprise, il est judicieux d’avoir un logo associé à son entreprise.
Quel outil choisir ? Canva est un outil de création en ligne qui propose un large choix d’outils et de logos gratuits et personnalisables.
Sinon, plus adapté selon votre secteur d’activité, le site Free Logo vous propose de créer gratuitement un logo.
Cependant, gardez dans l’idée que faire appel à une agence de communication graphique vous garantit d’avoir un logo unique qui représente au mieux les valeurs de votre entreprise.
4 – Un logiciel de facturation
Faire des factures, ce n’est pas votre métier. Alors, ne perdez pas de temps dessus et utiliser un outil de facturation en ligne. Vous enverrez ainsi des devis et factures toujours conformes et vous pourrez afficher en quelques clics vos factures impayées pour relancer vos clients.
Quel outil choisir ? INFast est adapté aux TPE et auto-entrepreneurs. Le logiciel automatise la gestion de vos devis, factures et relances client pour vous libérer du temps.
5 – Un outil de mise en demeure
Vous serez sûrement vite confronté aux mauvais payeurs (découvrez notre article pour éviter les retards et les impayés), comme c’est le cas pour la plupart des entreprises. Prenez les devants, et faites parvenir à vos clients en retard de paiement des mises en demeure.
Quel outil choisir ? INFast vous propose un modèle de lettre de mise en demeure pré-rempli et 100 % conforme à envoyer en lettre recommandée avec accusé de réception. Pour gagner du temps et éviter de vous déplacer, vous pouvez envoyer votre recommandé en ligne par le site de la Poste.
6 – Une application pour gérer ses comptes
Si vous n’êtes pas une entreprise individuelle (EIRL ou microentreprise), vous êtes tenu d’avoir un compte bancaire professionnel. Mais même si votre statut juridique est différent, vous devez consulter vos comptes régulièrement pour être sûr de vos entrées et sorties d’argent. Le plus simple est de télécharger une application pour avoir toujours vos données sous la main.
Quel outil choisir ? L’application mobile Bankin catégorise vos dépenses, prévoit votre solde, fait des virements et vous guide dans la gestion de votre argent.
7 – Une application de gestion des note de frais
Pas le temps de trier vos notes de frais ? Prenez-les en photo, scannez-les, triez-les et gérez vos dépenses avec votre téléphone.
Quel outil choisir ? Tiny Scanner est une application gratuite qui vous permet de scanner vos documents en PDF et de les stocker facilement sur Google Drive.
8 – Une page Facebook et des réseaux sociaux
Être présent sur les réseaux sociaux vous donnera de la visibilité. Pour cela, il faut les alimenter en publiant régulièrement et échangeant avec vos abonnés, ce qui demande du temps. Mais ce n’est pas du temps perdu ! D’après le JDN, les réseaux sociaux ont une forte influence, 33 millions de Français sont sur Facebook.
Quel outil choisir ? La première étape est sans doute de créer une page entreprise Facebook pour toucher beaucoup de personnes et renforcer la proximité avec vos clients. Si vous avez du temps, vous pouvez aussi créer un compte Twitter, Instagram, LinkedIn…
9 – Un outil pour créer facilement un site web
Pour encore plus de visibilité, vous pouvez créer votre propre site web. Si vous n’avez pas les compétences pour le créer, nous vous recommandons de faire appel à une agence ou un outil de création de sites web.
Quel outil choisir ? Viaduc vous propose de créer pour vous un site internet et de vous accompagner pour lui donner du trafic. L’Agence B vous aide elle aussi à mettre en place votre stratégie numérique. Si vous avez envie de tenter seul l’expérience, Wix est un outil simplifié de création de sites.
Pas encore de compte INFast ? Découvrez gratuitement et sans engagement toutes les fonctionnalités du logiciel de facturation qui vous feront gagner du temps et de l’argent (Pas besoin de CB).
