Tout chef d’entreprise doit faire face un jour ou l’autre à des impayés. Cette situation stressante peut paralyser une entreprise si elle n’est pas bien gérée. Voici nos conseils en 2 épisodes pour vous permettre de réagir efficacement face aux impayés et aux mauvais payeurs. Pour récupérer la somme que votre acheteur vous doit, vous pouvez avoir recours à deux procédures.
Le recouvrement amiable vous permet de régler le problème sans avoir à passer devant un tribunal. Elle est suffisante dans la plupart des cas.
Le recouvrement judiciaire, quant à lui, intervient seulement lorsque tous recours amiables ont été épuisés. Le recouvrement judiciaire est plus long et demande beaucoup de temps, de rigueur et d’organisation. Il est donc préférable de ne l’utiliser qu’en dernier recours.
Recouvrement de créances amiable : définition
Le recouvrement amiable consiste à contacter votre acheteur à échéances pour l’informer de son retard de paiement, puis, de constater juridiquement sa créance et, enfin, l’avertir des poursuites judiciaires à venir s’il ne règle pas les sommes dues.
En cas d’impayés, il est préférable de procéder à un recours amiable dans un premier temps, tout d’abord pour éviter une procédure qui peut être longue, fastidieuse et qui peut devenir coûteuse. La procédure amiable permet également d’appuyer votre demande et votre dossier auprès des autorités compétentes lors de la procédure judiciaire si celle-ci devient inévitable. Les lettres de relance, mais surtout la mise en demeure sont essentielles au bon déroulement de cette procédure.
Cependant, il est possible d’avoir recours directement au recouvrement judiciaire, précédé de l’envoi d’une lettre de mise en demeure pour être en conformité avec le décret n° 2015-282 du Code de procédure Civile.
Pré-relance d’une facture qui arrive à échéance
Envoyer une lettre de pré-relance peut suffire pour être payé dans les temps.
Elle fait office de rappel courtois, informant votre client que la date d’échéance est proche et lui laisse suffisamment de temps pour régler la somme due à la date indiquée sur la facture.
Appel téléphonique
Si le client n’a pas payé à échéance et que vous souhaitez rester en bon terme avec lui, vous pouvez l’appeler directement, simplement pour l’informer que sa facture n’a toujours pas été réglée. Attention cependant à ne pas vous montrer agressif, ni appeler plus d’une fois, la personne débitrice pourrait se retourner contre vous en se considérant victime d’appels malveillants (article 222-16 du code pénal).
Une conversation téléphonique peut vous permettre d’en savoir plus sur la situation financière de votre acheteur.
Il se peut qu’il ait simplement oublié de payer, mais il est également possible qu’il soit dans une situation financière difficile. Proposer un paiement en plusieurs échéances évitera d’avoir à lancer une procédure judiciaire pénible et coûteuse.
| 💡 Astuce : Il vaut mieux être payé en 5 ou 10 fois et être certain de récupérer la somme dans son intégralité, que devoir attendre plusieurs mois, voire plusieurs années, que le contentieux soit résolu par voie judiciaire. |
Première relance pour impayé
Si, malgré la pré-relance et l’appel téléphonique, l’acheteur n’a toujours pas réglé son paiement, il convient d’envoyer un premier message de relance. Le courrier doit être bref et précis, l’informant simplement qu’il n’a pas payé son dû à la date indiquée sur sa facture. Si vous l’envoyez par e-mail, mettre un objet court et percutant permet d’augmenter les chances que votre message soit lu.
La première relance doit comporter des informations comme la somme due, les pénalités de retard (si et seulement si elles étaient mentionnées sur le devis et la facture), le numéro de facture, la date de la facturation et la date d’échéance.
Seconde relance pour impayé
Si l’acheteur n’a toujours pas envoyé de paiement après la première lettre de relance, un second message de relance doit être envoyé dans un délai 8 à 10 jours en moyenne. Celui-ci fait office d’avertissement qu’en cas de non-paiement dans le temps imparti, une procédure de recouvrement judiciaire sera entamée à son encontre.
Il suffit parfois de prévenir que l’affaire sera portée auprès des personnes judiciaires compétentes pour faire réagir les mauvais payeurs.
Les lettres de pré-relance et de relance peuvent être envoyées par simple courrier ou par e-mail, accompagnées à chaque fois d’un duplicata de la facture concernée. Il est recommandé de garder une copie des courriers ou des e-mails qui serviront de preuves, si jamais la mise en demeure ou la procédure judiciaire devient inévitable.
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Le logiciel de facturation INFast vous permet de regrouper en un endroit unique votre base de données clients et tous les devis et factures qui y sont liés. Il indique en temps réel quand relancer vos factures impayées. Vous paramétrez vos e-mails et délais de relance et pré-relance et gagnez ainsi du temps et de l’argent.
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