Factur-X

Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises travaillant pour le secteur public ont l’obligation d’envoyer des factures électroniques. 

Pour aider les entreprises à s’adapter, une nouvelle norme européenne de facture dématérialisée a été créée : Factur-X.

Ce format de facture dit mixte, compatible avec tous les logiciels comptables, permet d’accélérer et d’automatiser l’envoi et le traitement des factures.

Nous vous expliquons ici ce qu’est Factur-X et quelles sont les conséquences de cette nouvelle norme de facture sur votre gestion des ventes.

Qu’est-ce que Factur-X ?

CONTEXTE DE CRÉATION

L’ordonnance n° 2014-697 du 26 juin 2014 a rendu la facturation électronique obligatoire de manière progressive pour les entreprises titulaires d’un marché public. Les demandes de paiement doivent passer par le portail public de facturation Chorus Pro.

Déjà appliquée graduellement depuis 2017 aux grandes, moyennes et petites entreprises sur plusieurs années, cette obligation a été étendue à l’intégralité des structures travaillant avec le secteur public au 1er janvier 2020.

Dans la continuité de cette transition vers le tout numérique, l’article 153 de la Loi de Finances 2020 oblige, à partir de 2023, toutes les entreprises à envoyer des factures électroniques dans le cadre des relations entre professionnels assujettis à la TVA.

Pour palier aux difficultés rencontrées par les TPE et PME à s’équiper d’une solution de facturation dématérialisée, une nouvelle norme de facture électronique a été créée : Factur-X.

EDIT au 28/07/2023 : La Direction Générale des Finances publique vient d’annoncer que la date d’entrée en vigueur de l’obligation de facturation électronique est reportée, sans pour autant communiquer de nouvelle date.

LA NORME FACTUR-X

Factur-X répond à la Norme Sémantique européenne EN 16931, publiée par la Commission européenne le 16 octobre 2017. Elle vise à rendre la transition vers la dématérialisation peu coûteuse, plus “conviviale” et surtout “adaptée” aux besoin des petites et moyennes entreprises.

Factur-X est une norme de facture électronique dite mixte ou hybride (en anglais Hybrid Invoice), c’est-à-dire qu’elle contient plusieurs formats de fichiers pour être lisible et exploitable par tous les utilisateurs et les logiciels comptables.

Afin de vous aider à mieux comprendre ce qu’est Factur-X et comment cela fonctionne, nous allons d’abord voir ce que sont les formats de fichier PDF et XML.

QU’EST-CE QU’UN PDF?

Le PDF (Portable Document Format) ou Format de Document Portable, est un format de document informatique compatible avec tous les logiciels de visualisation et facilement lisible par les humains.

Il permet la lecture et l’archivage des documents sur le long terme.

De plus, le PDF peut permettre de garantir l’authenticité de l’origine et l’intégrité du contenu du document.

Ce format de document est très utilisé pour la facturation des TPE et PME.

QU’EST-CE QUE LE XML?

Le XML (eXtensive Markup Langage) ou Langage de Balisage Extensible, est un langage informatique permettant de structurer et de hiérarchiser des informations à transmettre. Il contient du texte représentant des données structurées par des balises à destination des machines.

Le format XML est donc un format de fichier texte qui facilite l’échange, ainsi qu’une lecture fiable, de données informatiques par les logiciels. Il permet aussi la mise en place de l’automatisation des tâches par ces derniers.

FACTUR-X ET PDF/A-3

Les factures aux normes Factur-X sont des documents basés sur le format PDF/A-3 ou  Format de Document Portable pour l’Archivage de 3e génération.

Une facture au format PDF/A-3 est un fichier PDF dans lequel il est possible d’inclure des fichiers attachés.

Le PDF/A-3 contient donc l’image de la facture (sous forme de PDF) ainsi que les données structurées de la facture (sous forme de fichier XML). On peut aussi y intégrer des pièces-jointes comme les conditions de vente, par exemple.

Grâce à ce format hybride, la facture peut être traitée à la fois par les humains et par les logiciels comptables qui utilisent les données XML pour automatiser les tâches.

Comment fonctionne Factur-X sur Chorus Pro ?

Factur-X est compatible avec tous les modes de transmission utilisés par Chorus Pro.

Si vous choisissez de déposer manuellement votre facture au format Factur-X (ou PDF/A-3) sur Chorus Pro, les données contenues sur votre facture seront automatiquement reprises.

Les données structurées permettent de traiter le fichier de manière automatique, côté destinataire. Le fichier peut également être traité manuellement à partir de l’image de la facture. Si une transaction automatisée est rejetée, il est possible de détecter l’anomalie et de la corriger en visualisant le fichier image.

Les factures INFast, sont-elles au format Factur-X ?

Depuis la refonte du Portail Chorus Pro en février 2022 et les nouvelles spécifications de la norme Factur-X, vous pouvez toujours éditer vos factures INFast au format Factur-X, mais il y a des chances pour que Chorus Pro les refuse. Nous vous conseillons donc de déposer vos factures INFast au format PDF sur Chorus Pro.

Les factures au format Factur-X créées dans le portail comptable INConnect restent parfaitement valables et compatibles avec touts les logiciels et API comptables.

En résumé

Factur-X est un format de fichier adapté à l’échange de factures pour tous les types de structures. Il est composé d’un fichier image (PDF) et d’un fichier de données structurées (XML). Un document Factur-X peut donc être lu par les utilisateurs comme une facture traditionnelle, mais il peut aussi être reconnu et traité automatiquement par les systèmes informatiques et logiciels comptables.

INFast ne propose plus Factur-X pour Chorus Pro à ce jour. Vous pouvez toujours créer et déposer vos factures sur Chorus Pro au format PDF, qui est un format universel, prit en charge par toutes les plateformes de facturation. Les factures au format Factur-X du portail comptable INConnect reste quant à lui valable et compatible avec tous les logiciels comptables.