Toute entreprise a une chance d’être confrontée un jour à la gestion de factures proforma. Produire ce type de document n’est pas toujours facile. Nous vous donnons ici des conseils dans le cas où vous devez remplacer un devis, vous conformer à des formalités administratives et commerciales, par exemple, lorsque vous faîtes une livraison de marchandises à l’export.
Qu’est ce qu’une facture Proforma ?
Généralement appelée proforma, la facture pro forma est un document qui tient son nom de la locution latine pro forma qui veut dire “pour la forme”.
Cela veut dire qu’une facture pro forma est une facture qui a la forme d’une facture commerciale mais qui n’en a ni la valeur légale, ni la valeur comptable.
On trouve notamment le terme facture “pro-forma” sur les sites des impôts ou des douanes. Pour rendre à Caesar ce qui est à Caesar 🌿, nous devrions utiliser la formulation latine “pro forma”. 🏛️
Alors pourquoi produire des factures proforma, si ce document n’a pas de valeur ? Certains usages nécessitent de faire une facture proforma, comme, par exemple, pour certaines opérations d’import-export ou de la vente de marchandises particulières, ou encore, pour remplacer un devis. Et c’est ce que nous allons voir maintenant.
Pourquoi faire une facture proforma ?
De nombreuses administrations rendent les factures proforma nécessaires pour déterminer la valeur d’une marchandise, en particulier lorsqu’elle fait l’objet d’une opération d’import ou d’export.
Par exemple, l’usage de facture pro forma est nécessaire dans le cas :
- d’une importation de véhicule neuf 🚘,
- de l’expédition d’une œuvre d’art dans l’espace intracommunautaire 🖼️
- l’exportation de produits explosifs 💥 vers un pays tiers à l’union européenne.
Il arrive que certains clients demandent une facture proforma, plutôt qu’un devis, pour présenter votre offre avant la facture finale. Après s’être mis d’accord avec vous sur la prestation (de vive voix ou par e-mail), votre interlocuteur devra envoyer une facture proforma à un acheteur ou à une autre entité pour validation.
Lorsqu’un professionnel demande un prêt ou une avance auprès de sa banque, il lui est demandé de présenter une facture proforma pour appuyer sa requête.
Comment faire une facture proforma ?
Bien que ce type de facture n’ait pas de valeur légale, elle peut être exigée pour justifier de l’exonération de la TVA. Elle a donc les mêmes mentions obligatoires d’une facture classique, à quelques exceptions près. Par exemple, la mention “PROFORMA”doit être renseignée, la numérotation n’est pas obligatoire (même si fortement conseillée pour une meilleure organisation de vos documents de facturation) et les conditions de paiement n’ont pas à apparaître, puisqu’elles n’ont pas lieu d’être.
Voici les éléments qui doivent figurer sur tout document de ce type :
- la mention “ facture proforma ”,
- la date de la facture proforma,
- le nom ou la dénomination sociale de votre établissement(*),
- l’adresse de votre siège social,
- votre numéro SIREN, la forme juridique de votre entreprise et votre numéro de TVA intracommunautaire,
- le nom et les coordonnées du client,
- le numéro de TVA intracommunautaire du client,
- le décompte détaillé des services et/ou articles, en quantité et en prix unitaire,
- le prix de la main d’œuvre,
- la somme globale à payer hors taxe (HT),
- les taux et montants de TVA applicables, ainsi que le montant total toutes taxes comprises (TTC).
(*) : Si vous êtes entrepreneur Individuel (auto-entrepreneur et micro-entreprise inclus), la dénomination de votre établissement est composée de : vos noms et prénoms, suivis directement de la mention “EI” ou “Entrepreneur Individuel”
Comment choisir un modèle de facture proforma ?
Plutôt que de copier un modèle de facture, qui sera un document volant, ou de le faire sur Word ou Excel qui ne respectent pas le cadre légale de la facturation électronique, le meilleur réflexe est de faire vos factures proforma depuis un logiciel de facturation. Celui-ci vous permet de générer une facture conforme, avec toutes les mentions obligatoires que vous devez faire figurer, avec ou sans la TVA selon votre régime, etc.
Peut-on convertir une facture Proforma en facture classique ?
Il n’est pas possible de réaliser le paiement d’une facture proforma. Pour vous faire régler une vente, la facture proforma doit être convertie en facture commerciale en bonne et due forme. Avec le logiciel de facturation INFast, c’est possible en un clic :
Pour résumer
Une facture proforma est donc une facture provisoire, sans valeur, ni obligation légale. Elle a pour but de faciliter les relations commerciales en B2B. On l’utilise notamment dans le cadre des échanges internationaux ou de négociations commerciales. Vous devez renseigner un certain nombre de mentions obligatoires, qui permettront ensuite de transformer la proforma en facture commerciale classique avec les données adéquates.
La gestion d’une entreprise est cruciale pour son bon fonctionnement, pour la comptabilité et pour votre trésorerie. Si vous faites vous-même votre facturation, vous pourrez être amené à créer d’autres types de modèles tels que des devis ou des acomptes. Aussi, il est préférable d’utiliser les services d’un logiciel de facturation qui apporte un cadre, sécurise vos données et automatise vos processus de vente.
FAQ
Comment faire une facture proforma en ligne ?
La facture proforma est indispensable dans de nombreux cas de figure. C’est un document que peuvent faire toutes les entreprises, en téléchargeant, par exemple, un modèle gratuit trouvé sur Internet. Néanmoins, un modèle Excel ou Word est loin d’être la meilleure des solutions. Il est possible -et même recommandé- de faire vos factures proforma en ligne avec un service de facturation dédié tel qu’INFast. La différence réside dans la conformité. Vous vous assurez ainsi de faire figurer toutes les mentions légales et de transmettre à votre client une facture électronique conforme.
Quelle est la valeur juridique d’une facture proforma ?
Une facture proforma n’a pas de valeur juridique et n’existe que “pour la forme” c’est à dire qu’il s’agit d’un document commercial informatif détaillant les conditions d’une vente. Une facture proforma n’a pas non plus valeur comptable, elle ne sera donc pas saisie dans la comptabilité clients.
Quelle différence entre un devis et une facture proforma ?
Un devis engage l’entreprise qui le produit et dès lors qu’il est signé dans sa date de validité, il devient un contrat contrairement à la facture proforma ne fait que informer des modalités d’une vente (notamment financières).
Quelle est la différence entre une facture et une facture pro forma ?
La facture est un document officiel qui valide une transaction et sert de base légale pour la comptabilité et le paiement. La facture pro forma, elle, n’a pas de valeur légale : elle fournit seulement des informations sur les prestations envisagées et peut servir de modèle avant l’émission de la facture définitive.
Peut-on payer une facture proforma ?
Une facture proforma n’a pas de valeur comptable et ne sert qu’à présenter vos services ou produits. Elle peut être utilisée avant l’émission d’une vraie facture, mais elle ne remplace pas une facture légale. Le paiement ne doit donc pas être effectué sur une proforma : seule la facture définitive permet une gestion conforme des encaissements et du suivi de paiement.
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