Selon la loi française, les factures doivent disposer d’un numéro unique pour être identifiables par l’administration fiscale et ainsi éviter la fraude.
La numérotation doit être effectuée dans un ordre chronologique croissant et continu. Deux factures ne peuvent avoir le même numéro et il ne peut y avoir de trou durant un même exercice fiscal.
Il est tout à fait possible de changer la numérotation de vos factures en cours d’exercice fiscal si vous pouvez en justifier la raison. Un changement de logiciel est une justification valide.
Nous détaillons justement dans cet article dans quels cas vous êtes autorisé·e à changer la numérotation de vos factures en cours d’exercice et quelles sont les séquences de numérotation que vous pouvez adopter en fonction des besoins de votre entreprise sur votre logiciel de facturation INFast.
Numérotation des factures : quelles sont les règles à respecter ?
Votre numérotation doit répondre aux exigences de l’article 242 nonie du Code général des impôts. C’est-à-dire qu’elle doit être établie selon un ordre chronologique et continu. Il ne doit y avoir ni trou, ni doublon.
Il existe plusieurs types de séries de numérotation approuvées par l’administration fiscale que nous détaillons dans un autre article dédié à la numérotation des factures.
Puis-je changer la numérotation de mes factures en cours d’exercice ?
Nous l’avons vu, la numérotation des factures doit être croissante dans le temps et continue durant l’exercice fiscal. Cependant, vous avez tout à fait le droit de remettre les compteurs à zéro tous les mois ou tous les ans, pourvu que vous garantissiez qu’il n’y ait pas de doublon.
Nous vous conseillons alors vivement d’utiliser un préfixe qui correspond à l’année de facturation. Par exemple, dans le cas d’une série avec remise à zéro tous les mois : F202011-18 qui correspond à la 18e facture du mois de novembre de l’année 2020.
Pour une numérotation avec une remise à zéro annuelle, le format pourra être F2020-0179, soit la 179ème facture de l’année 2020.
Est-ce que je peux changer de système de numérotation en cours d’exercice ?
Bien qu’il soit conseillé d’attendre la fin de votre exercice comptable pour changer de mode de numérotation de vos factures, il est parfaitement accepté de le modifier en cours d’exercice, sous certaines conditions :
- si vous passez d’une facturation sur Excel ou à la main à un logiciel de facturation,
- si vous changez de logiciel de facturation,
- si votre logiciel de facturation change de système de numérotation.
Dans tous les cas, veillez à ce que le nouveau mode de numérotation choisi respecte bien l’ordre chronologique et continu et qu’il ne crée pas de doublon avec les anciennes séries.
Le meilleur moyen de s’en assurer est d’opter pour un logiciel de facturation conforme à la loi anti-fraude qui applique automatiquement la numérotation et toutes les mentions légales nécessaires sur vos devis et factures. C’est le cas d’INFast.
Puis-je utiliser plusieurs séries de numérotation au cours d’un même exercice fiscal ?
Les conditions d’exercice et de facturation, ainsi que l’activité de votre entreprise font qu’il est parfois difficile, voire impossible, de garder une numérotation unique et continue. Aussi, vous pouvez choisir d’utiliser séries numériques distinctes si :
- vous facturez sur plusieurs sites (vente e-commerce et sur les salons, par exemple),
- vous souhaitez différencier vos clients professionnels assujettis à la tva des particuliers,
- vous devez utiliser plusieurs modes de facturation (sous-traitance de facturation, auto-facturation, facturation électronique et facturation papier).
Comment fonctionne la numérotation sur INFast ?
4 CHOIX DE NUMÉROTATIONS CONFORMES AUX OBLIGATIONS GÉNÉRALES DE FACTURATION
Parce que chaque entreprise a des besoins particuliers, le logiciel de facturation INFast vous propose, à la création de la première facture, de choisir parmi 4 séries de numérotation :
- une séquence continue sans remise à zéro (F00001),
- une numérotation avec remise à zéro annuelle (F2020-0001)
- une séquence année + mois + numéro avec remise à zéro mensuelle (F202011-001),
- une séquence année + mois avec remise à zéro annuelle (F202011-0001).
Une fois votre séquence numérique choisie, le logiciel de facturation numérote automatiquement toutes les factures suivantes de la même manière. Et comme INFast est attesté conforme à la loi anti-fraude, vous pouvez être certain.e que vos factures respectent toujours les règles de l’administration fiscale.
| Astuce : Si vous avez créé votre compte INFast avant le 1er décembre 2020, la numérotation s’appuie sur une séquence mensuelle par défaut. Par exemple, F-2004-34 indique qu’il s’agit de la 34ème facture du mois d’avril 2020. Vous pouvez la changer à tout moment depuis le menu paramètres > mes options > numérotation des documents. Attention, pour satisfaire aux exigences réglementaires, une fois ce changement effectué, il ne sera plus possible de modifier votre choix. |
Quelle numérotation pour mes factures modifiées ou rectifiées sur INFast ?
Le logiciel devis-facture INFast enregistre et conserve la trace de toutes les modifications effectuées sur vos documents de facturation. C’est pour cela qu’en plus du numéro de facture, toute facture modifiée sur le INFast comprend un numéro de version.
Si la facture a été modifiée une fois, la facture en cours sera la version 1.1, si la facture a été modifiée 3 fois, ce sera la version 1.3 et ainsi de suite.
En plus de la gestion de la numérotation de vos factures, découvrez les différentes fonctionnalités d’INFast :
- création et envoi en quelques clics de vos devis et factures, situations, factures d’acompte, factures d’avoir et bons de commande,
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