Vous avez fait une erreur, oublié un élément ou avez besoin de rembourser un client et ne savez pas comment modifier ou annuler votre facture ?
La loi française interdit de supprimer une facture, car l’administration fiscale a besoin de vérifier la bonne continuité de votre numérotation de facturation. Un trou dans la numérotation constitue une infraction fiscale.
Nous vous expliquons dans cet article comment corriger ou annuler vos factures en fonction des cas : avant envoi à votre client, après envoi ou encore après paiement.
Avec le logiciel de facturation INFast, modifiez et annulez vos factures tout en respectant la législation en vigueur.
Comment corriger une facture avant envoi au client ?
Vous avez créé et enregistré une facture pour votre client, mais vous ne l’avez pas encore envoyé ? Aucun problème, il suffit de faire un nouveau document à partir de votre devis.
Si vous n’utilisez pas de logiciel de facturation, vous pouvez garder le même numéro de facture.
Dans le cadre de la loi anti-fraude à la TVA, il est obligatoire de garder une trace de toute modification apportée aux documents de relatifs à un paiement. Si vous utilisez un logiciel de facturation conforme, celui-ci va créer pour vous une nouvelle version de la facture. Vous n’avez pas besoin de gérer la numérotation.
Comment corriger une facture après envoi au client ?
Si vous avez déjà transmis la facture d’origine à votre client, mais qu’il ne l’a pas encore réglée, vous devez faire une facture rectificative qui reprend tous les éléments de la facture qu’elle remplace.
Il faudra faire attention à lui donner un nouveau numéro (deux factures ne peuvent pas avoir le même numéro). La facture rectificative doit faire mention de la facture qu’elle remplace. Vous devez donc faire apparaître la mention « Annule et remplace la facture n°<numéro de la facture remplacée> ».
Chez INTIA, afin de simplifier la gestion de vos documents, nous avons fait le choix de garder la numérotation de la facture d’origine, mais de l’accompagner d’un numéro de version pour indiquer qu’une modification a été apportée. Par exemple : Facture F2001E-001 Version : 1.1.
Les numéros de version se suivent et se remplacent, respectant ainsi les règles de numérotation de la facturation. Si vous modifiez 2 fois votre facture d’origine, la facture rectificative finale sera la version 1.2, si vous la modifiez 3 fois, cela sera la version 1.3 et ainsi de suite.
Pensez à contacter au plus vite votre client pour lui demander de ne pas tenir compte de la première facture et de ne surtout pas la régler.
Comment annuler une facture déjà payée ?
Si la facture a déjà été réglée, vous n’avez pas d’autre choix que d’éditer une facture d’avoir. Il s’agit d’une facture rectificative avec un montant négatif qui vient annuler tout ou partie de la facture d’origine.
Vous devez créer une facture d’avoir :
- En cas de remboursement partiel (geste commercial, erreur, oubli de remise). Dans ce cas, la facture d’avoir fait office de notification d’un remboursement partiel de la facture d’origine.
- Pour rembourser intégralement la facture d’origine (retour de marchandise, annulation de la vente, etc). La facture d’avoir tient lieu de notification d’annulation et remboursement intégral de la facture d’origine.
- Vous pouvez faire une facture d’avoir si vous devez ajouter des biens et/ou prestations supplémentaires qui font suite à des prestations ou des travaux déjà facturés et payés. Dans ce cas, vous devez annuler la facture d’origine avec la facture d’avoir. Refaites une nouvelle facture à partir de la facture d’origine (de nombreux logiciels de facturation en ligne vous permettent de copier une facture en un clic) et demandez un paiement complémentaire. N’oubliez pas de faire référence à la facture d’origine qu’elle remplace dans l’objet ou les annotations du document. Cela vous évitera des désagréments en cas de contrôle de l’administration fiscale.
Comment éviter les erreurs de facturation ?
En utilisant un logiciel de facturation conforme à la loi anti-fraude, vous évitez les erreurs et gagnez du temps grâce à la saisie automatique. Le logiciel s’occupe de la numérotation de vos documents de facturation et calcule instantanément pour vous les montants es taux de TVA devant apparaître sur les factures.
En cas de correction ou d’annulation, votre logiciel de facturation en ligne reprend tous les éléments qui doivent apparaître sur la facture d’avoir.
Pour résumer
En cas d’erreur de facturation, il n’est pas toujours nécessaire d’annuler la facture d’origine si votre client n’a pas encore réglé celle-ci. Vous pouvez éditer une facture rectificative.
En revanche, si la facture a déjà été réglée, vous devez l’annuler ou rectifier par une facture d’avoir.
Utiliser un logiciel de facturation attesté conforme à la loi anti-fraude est utile afin d’être toujours en règle et d’éviter les erreurs ou les oublis.
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