Base de données clients : définition et bonnes pratiques

Qu’est-ce qu’une base de données clients ?

Lorsque vous établissez des devis et factures, vous récoltez des informations sur vos clients : nom, prénom, coordonnées (adresse postale, adresse mail, numéro de téléphone), produits ou services achetés, fréquence de commandes, factures non réglées, devis sans suite, etc.

Tous ces éléments constituent des données personnelles et commerciales importantes sur vos clients, leurs habitudes, leurs besoins, leur localisation, etc. Ces informations peuvent vous aider à répondre au mieux aux besoins de vos clients, mais également à gérer plus efficacement vos ventes et votre entreprise.

Comment collecter les données clients ?

Parfois, sans vous rendre compte, vous rassemblez des informations dès la première prise de contact, que ce soit lors d’un événement ou d’un salon, par le bouche à oreille, par téléphone, sur votre page Facebook ou encore via un formulaire de contact. Il s’agit le plus souvent d’adresses mail et de numéros de téléphone, parfois accompagnés d’un nom et de quelques notes.

Si les particuliers n’ont pas d’obligation de vous fournir leurs coordonnées pour établir vos devis et factures, il en va différemment pour les clients professionnels. Vous collectez alors des données comme le nom ou la dénomination sociale, l’adresse du siège social de l’entreprise, un numéro de téléphone ou une adresse mail, ainsi que le numéro SIRET.

Enfin, les avis et retours clients vous permettent de connaître le degré de satisfaction de vos clients et pourquoi ils achètent votre produit et/ou service.

Attention, dans le cas de la collecte d’e-mails, assurez-vous au préalable que la personne qui vous donne son adresse mail accepte d’être démarchée. En savoir plus

Il est recommandé d’expliquer à quoi vont servir ces informations (améliorer vos services et votre communication, faciliter la livraison, établir un devis ou une facture).

Utiliser votre base clients pour la facturation

Centraliser vos données clients en un endroit unique permet d’être efficace et réactif dans votre communication et votre facturation. Vous savez tout de suite où en est votre processus de vente avec chaque client, quels sont les documents importants et informations que vous devez transmettre et quels sont vos points de contact.

Avec une base d’informations bien structurée et tenue à jour, vous savez quand relancer vos clients et ainsi éviter les impayés et donc les trous dans la trésorerie.

Utiliser votre base de données pour la relation client

Les données récoltées peuvent également aider à établir une relation de confiance avec vos clients. En communiquant de façon régulière tout en adaptant votre message aux besoins de vos interlocuteurs, vous les valorisez et vous leur montrez que vous êtes à leur écoute. Ne laissez pas de question ou de devis sans réponse.

Une relation client basée sur la réactivité et une communication adaptée peut vous démarquer de la concurrence face à un client indécis.

Comment mettre en place la base de données clients?

La première chose à faire est de collecter les informations de manière structurée.

Classez vos clients dans des catégories : les clients ayant accepté un devis, les clients potentiels, les clients référence, les clients à relancer, etc.

Vous pouvez, dans un premier temps, utiliser un tableur de type Excel. Cependant, celui-ci deviendra peu adapté à mesure que votre carnet clients s’élargira.

Il peut donc être utile de se tourner vers un logiciel qui vous permettra de gérer de manière  rapide et efficace toutes les informations que vous avez collecté.

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Gérer votre base de donnée avec INFast

Avec le logiciel de facturation automatique INFAST, vous avez la possibilité d’importer votre propre base de données, que vous pourrez ensuite compléter et modifier au fur et à mesure. Il est possible d’ajouter et d’identifier plusieurs contacts et coordonnées sur une seule fiche client.

Lorsque vous faites un devis ou une facture, importez les informations de vos fichiers clients en un seul clic.

Avec l’outil catégories, segmentez votre base de contacts selon les critères qui vous semblent les plus pertinents.

Vous pouvez exporter à tout moment votre base de données INFast, ce qui vous servira pour des campagnes de mailing ou SMS par exemple.

Actualiser votre base de données clients

La gestion de votre base de données clients reflète votre sérieux et votre intérêt vis à vis de vos clients. Il est donc décisif de la tenir à jour.

Certaines informations évoluent avec le temps comme les informations de contact et le changement d’interlocuteurs.

A cela, viennent s’ajouter les erreurs humaines comme la mauvaise saisie des coordonnées, de l’identité du client, la création de doublons de fichiers clients. Une mauvaise tenue de votre base de données vous fait perdre du temps, de l’argent mais aussi certains clients.

Déclaration de votre base d’informations à la CNIL et respect du RGPD

Même si la loi sur la protection des données (appelée “Règlement Général sur la Protection des Données” ou RGPD) vise d’abord les gros acteurs du numérique, elle concerne toutes les entreprises. Lorsque vous collectez des données personnelles sur vos clients, vous avez l’obligation de faire une déclaration à la CNIL.

Dans un soucis de transparence, pensez à informer votre clientèle de la durée de conservation des données collectées et qui a accès à ces données. Cela peut figurer sur un document qui sera remis en même temps que votre devis ou facture ou sur une page dédiée de votre site internet.

En accord avec le RGPD, vous devez permettre aux personnes d’exercer leur droit d’accès, de rectification, d’opposition, d’effacement, à la portabilité et à la limitation du traitement des données. Cette demande doit pouvoir se faire par un simple mail.

Par exemple, chez INTIA, nous avons publié une politique de respect des données personnelles.

Protection des données

En tant que détenteur de données personnelles, vous êtes dans l’obligation légale d’assurer la sécurité de celles-ci. Vous devez faire en sorte de minimiser les risques de pertes de données ou de piratage.

Il est donc indispensable de mettre à jour vos antivirus et logiciels, de changer régulièrement de mot de passe et d’utiliser des phrases de passe complexes.

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